Schön, dass Sie wieder dabei sind. Buchhalterische Unzulänglichkeiten sind ein großes Thema im unterjährigen Zahlenwerk von Unternehmen. Bereits im vorherigen Blogbeitrag haben wir uns mit dem Thema „Fehler bei Bilanzkonten“ in der Summen- und Saldenliste beschäftigt. Im heutigen Beitrag wollen wir diese „Macken konkretisieren“.
Achten Sie auf folgende potenzielle Unzulänglichkeiten:
- Bestandskonten fehlen
Selbstverständlich können alle Schlussbilanzwerte des letzten Jahres automatisch auf das neue Jahr übertragen werden. Dieser Vorgang wird allerdings in aller Regel nicht automatisch durchgeführt, um auf diese Weise die Übertragung von buchhalterischen Unzulänglichkeiten vom alten Jahr in das neue Jahr zu vermeiden.
Wenn dann noch ausgewählte Bestandskonten im laufenden Jahr buchhalterisch nicht benötigt werden, kann es vorkommen, dass Sie wesentliche Informationen aus der aktuellen SuSa nicht entnehmen können.
Lassen Sie uns exemplarisch ein Darlehen Ihrer Hausbank nehmen, welches für einen gewissen Zeitraum tilgungsfrei gestellt ist oder aber Ihr Firmengrundstück, welches Sie im Anlagevermögen Ihres Unternehmens wiederfinden. Da weder Tilgungen monatlich gebucht werden müssen noch eine Abschreibung auf das Grundstück zu erfassen ist, werden diese beiden Konten von Ihrer Buchhaltung nicht benötigt.
Wenn dann die Schlussbilanzsalden des alten Wirtschaftsjahres nicht auf das neue Jahr übertragen werden, kann es durchaus sein, dass Sie beide Informationen aus Ihrer Summen- und Saldenliste nicht entnehmen können.
Sollten Sie die Zahlen Ihres Unternehmens in- und auswendig kennen, müsste es Ihnen ggf. auch so auffallen. Sollten Sie aber mehrere Unternehmen auf Basis der Daten beurteilen müssen, dann führt dies sehr schnell zu Fehlinterpretationen.
- Eröffnungsbilanzwerte fehlen
Aufgrund der bereits skizzierten Problematik der späten Bilanzerstellung und folglich späten Abstimmung der Jahresendsalden wird oftmals aus Gründen der Buchungsökonomie ein möglicherweise fehlerhafter Jahresendwert nicht auf das neue Jahr vorgetragen.
Dies können Sie daran erkennen, dass in der Spalte Eröffnungsbilanzwerte in Ihrer Summen- und Saldenliste kein Eintrag steht.
Dies bedeutet aber nicht, dass kein Vermögen oder keine Verbindlichkeiten vorhanden sind. Es zeigt lediglich, dass der Saldovortrag noch nicht übertragen wurde. Lassen Sie uns die hieraus resultierenden Interpretationsprobleme an einem Beispiel veranschaulichen.
Nehmen wir einmal an, Sie haben Darlehensverbindlichkeiten gegenüber der Hausbank mit einer Restschuld von 300.000€. Diese Verbindlichkeiten tilgen Sie mit monatlich 10.000€, d. h. jährlich 120.000€. Ein Saldovortrag über die Höhe von 300.000€ führt dann abzgl. der geleisteten Jahrestilgung von 120.000€ zu einem rechnerischen Endwert des Darlehens von 180.000€.
Sollte aber der Eröffnungsbilanzwert des Darlehens nicht in Ihre Summen- und Saldenliste übertragen werden, so ergibt sich folgende Berechnung: Darlehenssaldo 0€ abzgl. 120.000€ Tilgung gleich Endsaldo Darlehen -120.000€.
Ihre SuSa würde dann einen Schlussbilanzwert von 120.000€ im „Soll“ ausweisen.
Lassen Sie mich diese Zahl einmal übersetzen: Sie hätten damit optisch ein Darlehen an Ihre Hausbank in Höhe von 120.000€ gewährt (wäre doch auch mal schön, oder?).
- Falsche Eröffnungsbilanzwerte
Sollten Sie eine sehr fleißige Buchhaltung haben, dann wird diese die Schlussbilanzwerte sehr schnell auf das neue Wirtschaftsjahr übertragen. Diesem eindeutigen Geschwindigkeitsvorteil steht aber oftmals der Qualitätsnachteil gegenüber, wodurch auch Fehler aus nicht abgestimmten Konten in das neue Jahr übertragen werden.
Als typische Fehlerquelle möchten wir den Saldovortrag der Debitoren, d. h. Ihrer Forderungen aus Lieferung und Leistungen, nennen.
Sie werden sicherlich routinemäßig am Jahresende Ihren Forderungsbestand hinsichtlich eines möglichen Korrekturbedarfs durchgehen. So sind beispielsweise alte, nicht mehr einbringliche Forderungen auszubuchen oder aber Restsalden bei den Debitoren, z. B. aus Überzahlungen oder Rundungsdifferenzen zu korrigieren. Dies erfordert in aller Regel sehr viel Zeit, da jeder einzelne Kunde/Debitor einzeln durchgesehen werden muss. Ihre endgültige Jahresbilanz müsste Ihnen nach erfolgten Abstimmungsarbeiten dann den korrekten Debitorensaldo ausweisen.
Der abgestimmte Saldo muss im Zeitablauf nochmals als korrigierter Eröffnungsbilanzwert in die aktuelle Summen- und Saldenliste übertragen werden. Dies bleibt jedoch oftmals aus.
Fazit
Bei einer qualitativ hochwertigen und zeitnahen Buchführung müssten die o. a. Unzulänglichkeiten sich in einem überschaubaren Maße bewegen und vor allem zeitnah korrigiert werden. Wenn das in Ihrem Hause auch der Fall ist, dann ist alles in Ordnung.
Wenn nicht, dann besteht Optimierungsbedarf bei Ihrer Buchhaltung. Unsere Erfahrung: fundierte unternehmerische Entscheidungen können nur auf Basis einer aktuellen und qualitativ hochwertigen Datenbasis getroffen werden.
Mit einem Lächeln: Nach unserer Erfahrung müsste man eigentlich die Insolvenzantragsgründe Zahlungsunfähigkeit, drohende Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung um einen vierten Insolvenztatbestand „Unzulänglichkeiten der Buchführung“ erweitern. – Leider!
