Nachdem wir uns nun bereits ausführlich in zwei Blogbeiträgen über den grundsätzlichen Aufbau der Deckungsbeitragsrechnung unterhalten haben, möchten wir Ihnen im heutigen Teil Ihnen pragmatische Tipps geben, welche Schritte zum Aufbau einer DB-Rechnung erforderlich sind.
Aus der Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten möchten wir in diesem Beitrag eine Spartenerfolgsrechnung in den Grundzügen entwickeln, zunächst auf Basis von (variablen) Deckungsbeiträgen und dann in Richtung eines Vollkosten-Ergebnisses.
- Kennzeichnung und Trennung der Erlöse
Achten Sie darauf, dass in Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung (DATEV BWA bzw. SuSa) die Umsatzerlöse nicht nur unter steuerlichen Gesichtspunkten, sondern primär unter betriebswirtschaftlichen Aspekten differenziert gebucht werden.
Die Anzahl der Erlöskonten sollte so gewählt werden, dass Sie die für Ihre Ansprüche notwendige Transparenz erhalten, aber auch die Übersicht nicht verlieren. Die Differenzierung muss zudem auch buchhalterisch noch darstellbar sein.
Beispiel: Erlöse Maschinenbau, Erlöse Reparatur, Erlöse Wartung, Erlöse Ingenieurleistungen
Optimal wäre es, wenn Sie diese groben Segmente noch einmal in relevante Teilsegmente untergliedern.
Eine Untergliederung der Sparte „Maschinenbau“ könnte beispielsweise so aussehen:
- Erlöse Verkauf Großmaschinen / Projekt
- Erlöse Verkauf Kleinserien
- Erlöse Wartung Maschinen
- Sonstige Erlöse Maschinenbau
Oftmals ist es erforderlich, dass Sie bereits in Ihrem Rechnungsprogramm eine Ausgangsrechnung, die Sie Ihren Kunden stellen, so im Datensatz kennzeichnen, dass später nicht nur der Umsatz pro Kunde, sondern auch über alle Kunden nach Segmenten oder Produkten selektiert werden kann.
Summenprüfung
Wichtig ist hierbei eins: Die Summenprüfung. Es mag jetzt banal klingen. Aber: Wenn Sie eine Selektion Ihrer Erlöse für einen gewissen Zeitraum vornehmen, dann muss die Selektion der Erlöse nach Kunden, nach Sparten oder aber nach Produkten logischerweise zum gleichen Ergebnis führen, sonst passt etwas nicht.
- Aufteilung der unfertigen Arbeiten/Bestandsveränderung
Sollte Ihr Unternehmen im Rahmen seiner Wertschöpfung projektbezogene Leistung erstellen oder aber auf Lager produzieren, dann ist auch eine Aufteilung der unfertigen fertigen Arbeiten bzw. Bestandsveränderungen auf die Einzelsparte zwingend notwendig.
Klar: Sollte diese Position nur eine Sparte betreffen, dann haben Sie -bezogen auf die Deckungsbeitragsrechnung – Glück gehabt.
- Aufteilung der Materialaufwendungen
Auch hier gilt: Idealtypisch werden bereits über das Fakturierungsprogramm im Datensatz die Materialaufwendungen so kennzeichnen, dass diese später nach diversen Kriterien selektiert werden können.
Eine Alternative ist oftmals die Hinterlegung einer Materialeinsatzquote für einen Bereich (bei Handelsunternehmen).
Aber Vorsicht: Das funktioniert zwar rechnerisch immer, betriebswirtschaftlich oftmals nicht.
Erhalten Sie nennenswerte Boni, Rabatte usw. von Ihren Lieferanten? Dann müssen diese auch auf die Sparten verteilt werden.
Auch hier gilt, wie immer: Die Summenprüfung mit der BWA über alle Sparten oder Kunden nicht vergessen.
- Verteilung der variablen Kosten
Dieser Punkt ist dann interessant, wenn Sie bei Ihrer Wertschöpfung über nennenswerte variable Positionen verfügen, die direkt der Leistung zugerechnet werden können.
Exemplarisch möchten wir Ausgangsfrachten wie beispielsweise Speditionskosten, oder Vertriebskosten anführen. Als Zwischensumme ergäbe sich jetzt ein sogenannter Deckungsbeitrag III.
- Zuordnung der Personalkosten
Jetzt wird es in aller Regel schon schwierig, den Teilkostengedanken aufrechtzuerhalten.
Unser Tipp: Versuchen Sie den Großteil Ihrer Produktivkräfte den einzelnen Bereichen direkt zuzurechnen und weisen Sie anschließend einen erneuten Deckungsbeitrag aus. (Das Problem: Die Personalkosten sind nur zu einem Teil tatsächlich variabel. Eine reine Teilkostenrechnung würde dann auch nur diesen variablen Teil in die Betrachtung mit einbeziehen).
Die Produktivkräfte, die für diverse Sparten tätig sind, müssten dann zum Beispiel über die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit einem angemessenen Stundenverrechnungssatz verteilt werden.
- Zurechnung der direkten Sachkosten
Die Verwendung von Umlageschlüsseln ist „blöd“, aber oft unvermeidlich. Dennoch gilt die Devise: Je mehr Fixkosten direkt aufgeteilt werden können, desto kleiner ist das Problem der indirekten Kostenverteilung.
Beispiele für direkt zurechenbare Sachaufwendungen sind: Kraftfahrzeuge sowie Maschinen, die nur für eine Sparte tätig sind, Leasingkosten, projektbezogene Zinsen bei der Vorfinanzierung größerer Aufträge, Reparaturen, usw.
Auch hier gilt: Die restlichen Sachaufwendungen, die direkt nicht zugerechnet werden können, aber im Zusammenhang mit der Leistungserstellung des Unternehmens stehen, sind per Schlüsselgrößen zu verrechnen.
Spätestens hier dürfte eines klar werden: Die Aspekte „Teilkosten- und Vollkostenrechnung“ verschwimmen immer stärker.
Bitte beachten Sie, dass eine Verteilung der Kosten nach Sparten von einer Kostenaufteilung nach Kunden differiert. Wenn Sie Deckungsbeiträge für beide Segmente ermitteln möchten, dann müssen Sie (leider) die o.a. Aufteilungen doppelt durchführen.
Die Abstimmung der Summen sollte aber jeden Monat zwingend vorgenommen werden. Wir empfehlen, als Abstimmungsgrundlage stets die BWA Ihres Unternehmens zu nehmen.
Natürlich: Die BWA ist ggf. um kalkulatorische Positionen zu ergänzen.
Weisen Sie, nach Umlage der direkten Sachkosten sowie der indirekten funktionsbezogen Sachkosten erneut einen Deckungsbeitrag aus.
- Zurechnung des Restaufwandes
Mit diesem Schritt verabschieden wir uns von der Teilkostenrechnung endgültig.
Es bleiben eine Fülle von Aufwendungen (externes Rechnungswesen) bzw. Kosten (internes Rechnungswesen) übrig, die im Unternehmen entstehen, aber nicht „vernünftig“ zugerechnet werden können.
Exemplarisch möchten wir noch einmal Ihre Kosten, sehr geehrte Unternehmerin und sehr geehrter Unternehmer aufführen, unabhängig davon, ob nun eine Geschäftsführervergütung beziehen oder aber rechtsformbedingt Entnahmen tätigen.
Wie Sie diese und andere Aufwendungen auf die einzelnen Bereiche verrechnen, bleibt Ihre betriebswirtschaftliche Entscheidung.
Von einer pauschalen Umlage prozentual zu den Erlösen raten wir ab.
Je stärker Sie sich in Ihr Unternehmen „hineindenken“, je besser ist es auch möglich, aus diesem großen Grauzonenbereich für manche Kostenbestandteile sinnvoll zu Rechnungen zu ermöglichen.
Sollte Ihr persönlicher Arbeitseinsatz beispielsweise 70 % durch eine Sparte, ein Produkt oder einen Kunden gebunden sein, so wäre eine Umlage Ihre Vergütung in dieser prozentualen Höhe auf einen Bereich denkbar.
Ein Fazit
Sicherlich wird eine Deckungsbeitragsrechnung oder eine Spartenerfolgsrechnung nie genau sein. Auch eine exakte Aufteilung zwischen Teilkosten und Vollkosten bzw. variablen und fixen Positionen ist nicht immer möglich bzw. Ansichtssache.
Es lässt sich auch betriebswirtschaftlich „prima“ darüber streiten, was, wo zugerechnet wird.
Dennoch: Allein schon der Prozess, sich mit solchen Themen auseinanderzusetzen, hilft Ihnen, wertvolle Impulse für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
Oftmals werden Fragestellungen aufgeworfen, die so bei der normalen BWA schlicht untergegangen wären.
Je stärker es Ihnen möglich ist, zwischen variablen und fixen Kosten zu differenzieren, je besser Sie die Sachaufwendungen direkt, d. h. ohne Umlageschlüssel zurechnen können, desto aussagekräftiger ist die Spartenbetrachtung.
Wir konnten Ihnen in den Beiträgen lediglich die Grundstruktur vermitteln und Ihnen Tipps dazu geben, mit welchen Schritten betriebswirtschaftlich sinnvoll vorgegangen werden kann.
Die Grundlogik ist für alle Unternehmen gleich. Ein „Kopieren – Einfügen“ für Ihr Unternehmen funktioniert sicherlich nicht. Der Teufel steckt im Detail. Und das ist Handarbeit, die für jedes Unternehmen individuell ausgeführt werden muss.
Auch dann, wenn seine professionelle Softwarelösung erwerben. Taylor made und nicht Massenware, das ist die Devise – wie bei einer guten Beratungsleistung.
Support erwünscht? Aber immer: Die brandheiße Hotline für komplexe Fälle 02208 921 65 55 bzw. info@schaaf-office.de
