Wie heißt es so schön: Aus konkretem Anlass haben wir diesen Beitrag erstellt. Vielleicht mag der eine oder andere von Ihnen nur ein Lächeln auf der Stirn haben. Heute möchten wir uns einmal ganz dem Thema Abschlagsrechnungen und deren Verbuchungen widmen.
Sie wundern sich vielleicht, warum wir ein solches Thema hier ansprechen? Immer diese ungeliebte Buchführung! Natürlich geht es uns auch hier nicht um steuerliche Aspekte, sondern einmal mehr um die Belastbarkeit des Zahlenwerks.
Lassen Sie uns zunächst auf den Begriff Abschlagsrechnung, oftmals auch als Proformarechnung oder Akonto-Rechnungen bezeichnet, eingehen.
Manche Branchen betrifft dieses Thema mehr, andere Branchen wieder weniger. Diese Abschlagsrechnungen werden vom Auftragnehmer gestellt, um für einen konkreten Auftrag Liquidität zu erhalten.
Dies kann erfolgen, um Bonitätsrisiken auszuschließen. Oftmals sind solche Abschläge aber notwendig, um den je nach Unternehmensgröße notwendigen Finanzbedarf bis zur Fertigstellung eines Auftrags auch aufbringen zu können.
Nehmen wir zunächst einmal ein einfaches Beispiel:
Sie möchten beim Handelsunternehmen etwas bestellen, ohne bei diesem Unternehmen bisher Kunde gewesen zu sein. Kommt noch erschwerend hinzu, dass es sich bei Ihrer Bestellung um einen Sonderwunsch handelt, dann geht das Handelsunternehmen Risiken ein. Denn: Wenn die bestellte Ware später nicht von Ihnen abgenommen und im Anschluss daran auch bezahlt wird, dann dürfte ein Ladenhüter entstanden sein. Genau dieses Risiko gilt es auszuschließen.
Das Handelsunternehmen wird Sie folglich bitten, entweder einen Teil oder sogar den kompletten Kaufpreis bereits bei Vertragsabschluss zu bezahlen, um auf diese Weise sämtlichen Risiken aus dem Weg zu gehen.
Der Kunde, der die Ware später auch haben möchte, bezahlt in aller Regel „freiwillig“.
Was passiert nun bei einem Geldeingang auf eine Abschlagsrechnung?
Spätestens bei Geldeingang muss das Handelsunternehmen folgende Buchung veranlassen:
per Bank/Kasse an Erhaltene Anzahlungen / an Umsatzsteuer.
Bitte schauen Sie sich diesen Buchungssatz einmal genau an. Auch für die Nicht-Buchhalterinnen und Nicht-Buchhalter unter Ihnen wird sich sehr schnell die Erkenntnis durchsetzen, dass keines der angesprochenen Konten die Gewinn- und Verlustrechnung betrifft.
Keine Auswirkungen auf das Unternehmensergebnis
Anders ausgedrückt: Ein Unternehmen kann so viele Abschläge erhalten, wie es möchte. Die Ertragslage und damit das Unternehmensergebnis ändert sich hierdurch nicht!
Betrachten wir nun im Folgenden das Konto ‚Erhaltene Anzahlungen‘.
Dieses Konto ist ein Bilanzkonto, welches bei den Verbindlichkeiten (Passiva) ausgewiesen wird. Es zeigt einem externen Bilanzleser bzw. einer externen Bilanzleserin, dass ein Unternehmen Netto-Abschlagszahlungen von seinen Kunden erhalten hat, für das es entweder bereits eine (Teil-)Leistung erbracht hat oder diese noch erbringen muss. Es hat also folglich Gelder von seinen Kunden bekommen, die zum Zeitpunkt der Bilanz noch Verbindlichkeiten darstellen.
Verbindlichkeiten, warum denn Verbindlichkeiten?
Nun: Sollte (in unserem Beispiel) der Händler die Ware nicht liefern können, dann darf er selbstverständlich die Abschlagszahlung nicht behalten, sondern er muss diese Abschlagszahlung seinem Kunden zurückerstatten. Dies dürfte aber eher die Ausnahme als die Regel sein.
Was passiert bei der Lieferung der Ware?
Gehen wir im Folgenden einmal von dem Normalfall aus. Die Ware wird fristgerecht geliefert und an den Endkunden übergeben. Nachdem also die Leistung erbracht, d. h. die Ware geliefert wurde, muss auch die (Schluss-)Rechnung gestellt werden.
Der korrespondierende Buchungssatz hierzu lautet:
per Debitoren (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) an Umsatzerlöse / an Umsatzsteuer.
Wenn Sie diesen Buchungssatz näher betrachten, dann stellen Sie eines sicherlich fest:
Mit dem Konto Umsatzerlöse wird nun erstmals die Gewinn- und Verlustrechnung angesprochen.
Anders ausgedrückt: Erst mit Stellung der Schlussrechnung generiert ein Unternehmen auch den entsprechenden Ertrag in der Gewinn- und Verlustrechnung. Ergänzend: Der entsprechende Materialaufwand muss zeitgleich gegengebucht werden, aber diese Thematik wollen wir im Folgenden in unserem Beispiel nicht weiter verfolgen.
Bleibt es nun dabei oder sind noch weitere Korrekturen vorzunehmen?
Was meinen Sie?
Lassen Sie es uns einmal so formulieren:
Im Konto Debitoren, d. h. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ist nun bei dem aktuellen Stand der Buchführung noch der komplette Rechnungsbetrag offen. War da nicht irgendwas? Natürlich war da was.
Der Kunde bzw. die Kundin hatte doch in unserem Beispiel die Ware bereits komplett über eine Abschlagszahlung bezahlt.
Diese Abschlagszahlung war bisher als Verbindlichkeit in der Bilanz ausgewiesen. Jetzt, wo die Ware ordnungsgemäß geliefert und die Schlussrechnung erstellt werden konnte, besteht auch keine Verbindlichkeit mehr. Der bereits bezahlte Betrag geht nun in das Vermögen des Unternehmens über. Die Verbindlichkeit „verschwindet“ damit aus der Bilanz heraus.
Es besteht auch keine Forderung mehr gegenüber dem Kunden, da er bereits bei Auftragsbeginn das Produkt komplett bezahlt hatte.
Diese Erkenntnisse müssen nur noch buchhalterisch nachvollzogen werden. Die erhaltenen Anzahlungen (Verbindlichkeiten) werden ausgebucht gegen den optisch noch offenen Rechnungsbetrag (der ja bereits bezahlt wurde).
Der notwendige Korrekturbuchungssatz lautet daher:
per Erhaltene Anzahlungen an Debitoren.
Nach Durchführung dieser Buchung bestehen in der Bilanz keine Forderungen und keine Verbindlichkeiten mehr. Beides ist korrekt.
Vielleicht mag sich der eine oder andere fragen, warum dies für die betriebswirtschaftliche Steuerung Ihres Unternehmens so relevant ist?
Sie mögen die Antwort kennen. Wir werden Ihnen unsere Sicht der Dinge im nächsten Beitrag „präsentieren.“
Zudem werden wir Ihnen die bekannten bewährten betriebswirtschaftlichen Tipps hierzu geben und das Thema der erhaltenen Anzahlungen (Abschlagszahlungen) speziell für Produktionsunternehmen vorstellen.
