Die Problematik der „erhaltenen Anzahlungen“ – Teil 3
Während wir im ersten Beitrag zum Thema erhaltene Anzahlungen die Buchungssystematik und die Relevanz für ihre betriebswirtschaftliche Auswertung am Beispiel eines Handelsunternehmens erläutert haben, wurde im zweiten Beitrag die Thematik für Handwerksunternehmen oder auch einen Serienfertiger dargestellt. Wir führten aus, dass während eines Auftrags verschiedene Abschläge gestellt werden können und auch sollten. Diese Geldeingänge sind aber nur bilanzwirksam und nicht ertragswirksam zu erfassen. Stattdessen ist dann – korrespondierend zum Leistungsverlauf – ein entsprechender Bestandsaufbau in Ihrer BWA zu verbuchen. Zu dem Zeitpunkt, wo der Auftrag abgerechnet wird, zeigt die BWA dann als Umsatz die komplette Auftragssumme. Im Gegenzug sind in der Zeile Bestandsveränderungen dann die Bestandsaufbauten, d. h. die Leistung aus diesem Auftrag in den Vormonaten wieder zu korrigieren.
In diesem Beitrag möchten wir abschließend noch auf das Konto ‚Erhaltene Anzahlungen‘ in Ihrer Summen- und Saldenliste eingehen.
Per Ende Januar würde Ihre Zwischenbilanz in dem Konto ‚Erhaltene Anzahlungen‘ eine Verbindlichkeit in Höhe von 30 T€ ausweisen.
Der weitere Geldeingang aus der zweiten Abschlagsrechnung von Februar in Höhe von 60 T€ würde dazu führen, dass sich diese Verbindlichkeit im Konto ‚Erhaltene Anzahlungen‘ auf 90 T€ erhöht.
Durch Schlussrechnung des Auftrages müssen diese Verbindlichkeiten gegen Debitor wieder ausgebucht werden. Mit dem Buchungssatz per Debitor an Umsatzerlöse 100 T€ (vereinfacht einmal ohne Umsatzsteuer) wurde der Umsatz korrekt erfasst; die Forderung gegenüber Ihrem Kunden per Ende März ist aber zu hoch, da Ihr Kunde Ihnen bereits Abschläge bezahlt hat.
Durch Ausbuchung der Erhaltenen Anzahlungen (Buchungssatz: per Erhaltene Anzahlungen an Debitor 90 T€) verbleibt ein Restforderungsbetrag von 10 T€ (zzgl. Umsatzsteuer) übrig. Diese Forderung besteht nun zu Recht, da Ihr Kunde Ihnen lediglich 90 % der Auftragssumme während der Auftragserstellung bezahlt hatte.
Wenn irgendetwas bei diesen Buchungen aus dem Ruder läuft oder aber Sie und Ihre steuerliche Begleitung sich nicht hinsichtlich der Terminologie der Begriffe eindeutig abstimmen, ja dann, laufen Ihre Zahlen betriebswirtschaftlich völlig aus dem Ruder. Vor diesem Hintergrund möchten wir Ihnen gerne die bewährten betriebswirtschaftlichen Tipps geben:
- Diskutieren Sie mit Ihrer steuerlichen Begleitung einmal die Begriffe Schlussrechnung und Teilschlussrechnung. Nur diese beiden Rechnungsarten sind erlöswirksam als Umsatz zu erfassen.
- Definieren Sie auch einmal den Begriff Abschlagsrechnung (oder Proformarechnung oder Akonto-Rechnung).
- Im einfachsten Fall werden die Rechnungen in Ihrer Buchführung erst per Geldeingang erfasst. Die Geldeingänge sind dann als Verbindlichkeit im Konto ‚Erhaltene Anzahlungen‘ auszuweisen.
- Oftmals ist es zielführend, diese offenen Abschlagsrechnungen temporär als Debitoren zu erfassen. In diesem Fall muss aber sichergestellt werden, dass die Gegenbuchung in ein klar erkennbares Verrechnungskonto erfolgt.
- Der Buchungssatz könnte beispielsweise lauten:
per Debitor an „Verrechnungskonto Erhaltene Anzahlungen“.
- Sofern über ein solches Verrechnungskonto gebucht wird, sind die offenen, noch nicht bezahlten Abschläge auch aus Ihrer Debitorenliste ersichtlich. Bei Geldeingang sind dann zwei Korrekturbuchungen vorzunehmen.
Per Bank an Debitoren (die Forderung erlischt nach Eingang des Betrages),
per „Verrechnungskonto Erhaltene Anzahlungen“ / per Umsatzsteuer an „Erhaltene Anzahlungen“.
- Stimmen Sie die Abschläge, die Sie von Ihren Kunden für laufende Aufträge als Geldbetrag bereits erhalten haben am Monatsende jeweils mit dem Konto ‚Erhaltene Anzahlungen‘ aus Ihrer Summen- und Saldenliste ab.
Die Beträge müssen identisch sein. Sollte es nennenswerte Differenzen geben, so gilt es diese monatlich zu klären.
- Checken Sie unbedingt, dass die gestellten Abschlagsrechnungen nicht als Umsatzerlöse verbucht werden. Dann ist Ihre Buchführung und damit Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung falsch.
- Kennzeichnen Sie in Ihren Rechnungsformularen eindeutig und für alle Seiten unmissverständlich, ob Sie einen Abschlag, eine Teilleistung oder aber die gesamte Leistung in Rechnung stellen. Der Begriff Rechnung alleine sollte folglich nur dann verwendet werden, wenn Sie erlöswirksame Positionen fakturieren.
- Spielen Sie die konkrete Situation in Ihrem Unternehmen einmal anhand von praktischen Beispielen mit Ihrer steuerlichen Begleitung durch. Dies hilft Missverständnisse zu vermeiden und Irritationen in der Buchführung gar nicht aufkommen zu lassen.
Na, alles im grünen Bereich? Super, und wenn nicht: Es gibt eine Hotline: 02208 9216555.
BWL hat manchmal auch etwas mit Buchführung zu tun, denn: Nur mit einer qualitativ hochwertigen Buchführung ist eine aktive Unternehmenssteuerung überhaupt möglich.
