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Die richtige Zeiterfassung oder: Effizienzsteigerung, wie geht das? – Teil 1 (Folge 207)

Insbesondere dann, wenn in Ihrem Unternehmen Lohnempfänger beschäftigt sind, hat eine ordnungsgemäße Erfassung der Arbeitsstunden zu erfolgen. Nur dann kann die Lohnsumme richtig berechnet werden und bestehende personalrechtliche Regelungen eingehalten werden.

Wie immer gilt auch für diesen Beitrag, dass wir die Stundenerfassung Ihrer Mitarbeiter einmal aus einer betriebswirtschaftlichen Sichtweise näher beleuchten möchten.

Betriebswirtschaftliche Hintergründe

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass eine gute Stundenaufzeichnung deutlich mehr Informationen preisgibt als die reine Berechnungsgrundlage zur Ermittlung der Lohnsummen?

Natürlich gilt es auch hier zu differenzieren, in welcher Branche Sie tätig sind bzw. wofür genau Sie und Ihr Team Leistungen erbringen.

Sie möchten die begehrten betriebswirtschaftlichen Tipps von uns erhalten, wie Sie eine gute Zeiterfassung aufbauen und zur Steuerung Ihres Unternehmens bzw. zur Effizienzsteigerung nutzen können?

Aber gerne. Hier sind sie:

  1. Tägliche Erfassung der Arbeitsstunden

Achten Sie darauf, dass die Arbeitszeit pro Mitarbeiter täglich erfasst wird. Betriebswirtschaftlich nützt es wenig, wenn nur einmal im Monat rückwirkend die Stundenübersicht mit 8 Stunden pro Arbeitstag pauschaliert erfasst wird. 

  1. Wöchentliche Übertragung der Stunden in die EDV

Es gibt auf dem Markt mittlerweile eine Vielzahl von elektronischen Helfern, die beispielsweise eine Stundenaufzeichnung über das Smartphone, den PC oder das Tablet ermöglichen. Je nach Größe des Unternehmens reicht aber auch eine gut aufgebaute, tägliche Stundenerfassung auf Papier aus. Sie sollte nur so angelegt sein, dass sich wesentliche, für Ihr Unternehmen notwendige Informationen hieraus ableiten lassen. 

Und: Diese Daten sind dann sehr zeitnah z.B. am Ende einer Arbeitswoche in eine Datenbank oder ein Tabellenkalkulationsprogramm, wie z.B. EXCEL, manuell zu übertragen.

  1. Bestimmen Sie Verantwortlichkeiten

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, dass die tägliche Stundenerfassung eine Bringschuld und keine Holschuld darstellt. Unabhängig davon sollte es für jeden Bereich eine Führungskraft geben, die die tägliche Stundenerfassung auch regelmäßig überwacht und/oder ggf. die Mitarbeitenden hierbei unterstützt.

  1. Definieren Sie feste Kriterien, nach denen die Zeiten zu erfassen sind

Überlegen Sie sich einmal in Ruhe, nach welchen Kriterien die Stunden pro Tag erfasst und hinterlegt werden sollten. Bekannte Segmentierungskriterien sind beispielsweise: Urlaub, Krankheit, Feiertage, Fortbildung, Reisetätigkeit usw. 

Dies allein ist aber nicht ausreichend, zumindest dann nicht, wenn Sie die Stundenaufzeichnungen für betriebswirtschaftliche Zwecke nutzen möchten. 

Hierzu sind – je nach Branche – weitere Hinweise notwendig: Kunde, Auftragsnummer, Gewerk, Art der Tätigkeit, Abrechenbarkeit, Fahrzeit, Rüstzeit usw. 

Als zweckmäßig hat es sich erwiesen, dass Sie für die Art der Tätigkeit Schlüssel hinterlegen. Beispiel: 1 = allgemeine Tätigkeiten, 2 = Fahrzeit, 3 = Montage, 4 = Gewährleistung usw. 

Auf der anderen Seite ist es selbstverständlich auch nicht akzeptabel, wenn pro Tag 8 Stunden auf einen Kunden erfasst werden. Ob diese Stunden nun aus Fahrzeiten, Gewährleistungsthemen oder aber aus einer abrechenbaren Leistung resultieren, ist dem Mitarbeitenden in der Regel egal. Aus Sicht eines Controllers sieht dies selbstverständlich völlig anders aus. 

  1. Reduzieren Sie die anfängliche Komplexität bei der Einführung einer betriebswirtschaftlich sinnvollen Zeiterfassung

Achten Sie darauf, dass Sie anfänglich zwar die wesentlichen Kriterien separat erfassen, aber auch nicht zu detailliert segmentieren. Dies überfordert die Mitarbeitenden oftmals. Führen Sie die o.a. Differenzierungen somit erst nach und nach in „Häppchen“ ein

Vielleicht mag der ein oder andere, meine sehr verehrten Damen und Herren, über diese Selbstverständlichkeiten schmunzeln. Ich/wir versprechen Ihnen, dass sie in Kombination mit weiteren Tipps sehr wertvolle Informationen aus der Zeiterfassung gewinnen können, um die Effizienz Ihres Unternehmens und damit die Zukunftsfähigkeit zu steigern.

In der nächsten Folge werden wir Ihnen weitere Ideen/Tipps zur optimierten Zeiterfassung und damit Effizienzsteigerung geben. Bleiben Sie dabei.

Seminare

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PETER SCHAAF

GESCHÄFTSFÜHRER

Ein Sprichwort sagt: Nur wenn das Feuer in dir brennt, kannst du es bei anderen entfachen. Nach diesem Prinzip gestalte ich meine Seminare. Abwarten und reagieren – das ist nicht meine Sache; aktives und zeitnahes Handeln zeichnet mich aus. Dieses Feedback erhalte ich auch immer wieder von Kunden und Teilnehmern. Denn den gewünschten Effekt kann man nur dann erzielen, wenn die vorgeschlagenen Handlungsmaßnahmen bzw. Seminarinhalte auch umgesetzt werden. Auf dieser Überzeugung baue ich meine Arbeit auf.

Beruflicher Werdegang

  • Berufsausbildung zum Bankkaufmann bei der Sparkasse Bonn
  • Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Universität zu Köln mit den Schwerpunkten Bankbetriebslehre, Wirtschaftsprüfung und Steuerrecht
  • Dreijährige Tätigkeit im gewerblichen Aktivgeschäft der Sparkasse Bonn in den Bereichen Marktfolge und Markt
  • Langjährige Managementerfahrung als „Sparringspartner“ für mittelständische Unternehmen in betriebswirtschaftlichen Themenstellungen wie Finanzierung, Controlling oder Sanierung bei renommierten Beratungsgesellschaften
  • Zudem umfangreiche Erfahrung als Dozent aus mittlerweile mehr als über 2.000 Seminartagen
  • Erfolgreicher Abschluss der Lehrgänge zum „Zertifizierten Unternehmensberater CMC/BDU“ sowie „Zertifizierten Restrukturierungs- und Sanierungsexperte RWS“

Neben dem beruflichen Werdegang zieht sich die Thematik des „Troubleshooting“ seit vielen Jahren über die private Seite des Unternehmensberaters Peter Schaaf.

So trat er 1985 in die Freiwillige Feuerwehr Bonn ein und durchlief eine „klassische Feuerwehrkarriere“ von der Grundausbildung, dem Truppführer Lehrgang bis hin zum Abschluss des Gruppenführerlehrgangs im Jahr 1997. 2010 erhielt er vom Innenminister des Landes NRW das Feuerwehrehrenzeichen in Silber. Im Jahr 2020 absolvierte er erfolgreich die Ausbildung zum Zugführer am Institut der Feuerwehr in Münster und erlangte damit die Qualifikation, einen kompletten Feuerwehrzug (rund 24 Einsatzkräfte) im Einsatzgeschehen führen zu können.

Auch heut noch ist der Bandinspektor Peter Schaaf in seiner Einheit tätig.

Feuerwehr Ehrenzeichen Gold_Peter Schaaf

Ausbildung und Qualifikationen bei der Feuerwehr

  • 1988 Grundausbildung
  • 1990 Ausbildung zum Atemschutzgeräteträger
  • 1991 Führerschein für LKWs und Feuerwehrfahrzeuge
  • 1992 Ausbildung zum Maschinisten
  • 1996 Ausbildung zum Truppführer
  • 1997 Ausbildung zum Gruppenführer
  • 2020 Ausbildung zum Zugführer

Beförderungen:

  • 1989 Feuerwehrmann
  • 1993 Oberfeuerwehrmann
  • 1997 Unterbrandmeister
  • 1999 Brandmeister
  • 2002 Oberbrandmeister
  • 2010 Hauptbrandmeister
  • 2020 Brandinspektor

WIE DER VATER SO DER SOHN

Es ist ein bewegender Moment, wenn ein Brandinspektor der Freiwilligen Feuerwehr stolz auf seinen Sohn blickt, der wie sein Vater, im Ehrenamt tätig ist. Die Freiwilligen Feuerwehren sind nicht nur eine Institution des Schutzes und der Sicherheit, sondern auch ein Symbol für Gemeinschaft und Zusammenhalt. Wenn die nächste Generation bereit ist, sich diesem wichtigen Ehrenamt anzuschließen, spricht das Bände über den Geist der Hingabe und des Dienstes, der in dieser Familie herrscht.
Es ist eine Quelle der Freude und des Stolzes für den Brandinspektor zu sehen, wie sein Sohn aktiv an der Sicherheit für Menschen, Hab & Gut teilnimmt und das Erbe der Feuerwehr weiterträgt.