Insbesondere dann, wenn in Ihrem Unternehmen Lohnempfänger beschäftigt sind, hat eine ordnungsgemäße Erfassung der Arbeitsstunden zu erfolgen. Nur dann kann die Lohnsumme richtig berechnet werden und bestehende personalrechtliche Regelungen eingehalten werden.
Wie immer gilt auch für diesen Beitrag, dass wir die Stundenerfassung Ihrer Mitarbeiter einmal aus einer betriebswirtschaftlichen Sichtweise näher beleuchten möchten.
Betriebswirtschaftliche Hintergründe
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass eine gute Stundenaufzeichnung deutlich mehr Informationen preisgibt als die reine Berechnungsgrundlage zur Ermittlung der Lohnsummen?
Natürlich gilt es auch hier zu differenzieren, in welcher Branche Sie tätig sind bzw. wofür genau Sie und Ihr Team Leistungen erbringen.
Sie möchten die begehrten betriebswirtschaftlichen Tipps von uns erhalten, wie Sie eine gute Zeiterfassung aufbauen und zur Steuerung Ihres Unternehmens bzw. zur Effizienzsteigerung nutzen können?
Aber gerne. Hier sind sie:
- Tägliche Erfassung der Arbeitsstunden
Achten Sie darauf, dass die Arbeitszeit pro Mitarbeiter täglich erfasst wird. Betriebswirtschaftlich nützt es wenig, wenn nur einmal im Monat rückwirkend die Stundenübersicht mit 8 Stunden pro Arbeitstag pauschaliert erfasst wird.
- Wöchentliche Übertragung der Stunden in die EDV
Es gibt auf dem Markt mittlerweile eine Vielzahl von elektronischen Helfern, die beispielsweise eine Stundenaufzeichnung über das Smartphone, den PC oder das Tablet ermöglichen. Je nach Größe des Unternehmens reicht aber auch eine gut aufgebaute, tägliche Stundenerfassung auf Papier aus. Sie sollte nur so angelegt sein, dass sich wesentliche, für Ihr Unternehmen notwendige Informationen hieraus ableiten lassen.
Und: Diese Daten sind dann sehr zeitnah z.B. am Ende einer Arbeitswoche in eine Datenbank oder ein Tabellenkalkulationsprogramm, wie z.B. EXCEL, manuell zu übertragen.
- Bestimmen Sie Verantwortlichkeiten
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, dass die tägliche Stundenerfassung eine Bringschuld und keine Holschuld darstellt. Unabhängig davon sollte es für jeden Bereich eine Führungskraft geben, die die tägliche Stundenerfassung auch regelmäßig überwacht und/oder ggf. die Mitarbeitenden hierbei unterstützt.
- Definieren Sie feste Kriterien, nach denen die Zeiten zu erfassen sind
Überlegen Sie sich einmal in Ruhe, nach welchen Kriterien die Stunden pro Tag erfasst und hinterlegt werden sollten. Bekannte Segmentierungskriterien sind beispielsweise: Urlaub, Krankheit, Feiertage, Fortbildung, Reisetätigkeit usw.
Dies allein ist aber nicht ausreichend, zumindest dann nicht, wenn Sie die Stundenaufzeichnungen für betriebswirtschaftliche Zwecke nutzen möchten.
Hierzu sind – je nach Branche – weitere Hinweise notwendig: Kunde, Auftragsnummer, Gewerk, Art der Tätigkeit, Abrechenbarkeit, Fahrzeit, Rüstzeit usw.
Als zweckmäßig hat es sich erwiesen, dass Sie für die Art der Tätigkeit Schlüssel hinterlegen. Beispiel: 1 = allgemeine Tätigkeiten, 2 = Fahrzeit, 3 = Montage, 4 = Gewährleistung usw.
Auf der anderen Seite ist es selbstverständlich auch nicht akzeptabel, wenn pro Tag 8 Stunden auf einen Kunden erfasst werden. Ob diese Stunden nun aus Fahrzeiten, Gewährleistungsthemen oder aber aus einer abrechenbaren Leistung resultieren, ist dem Mitarbeitenden in der Regel egal. Aus Sicht eines Controllers sieht dies selbstverständlich völlig anders aus.
- Reduzieren Sie die anfängliche Komplexität bei der Einführung einer betriebswirtschaftlich sinnvollen Zeiterfassung
Achten Sie darauf, dass Sie anfänglich zwar die wesentlichen Kriterien separat erfassen, aber auch nicht zu detailliert segmentieren. Dies überfordert die Mitarbeitenden oftmals. Führen Sie die o.a. Differenzierungen somit erst nach und nach in „Häppchen“ ein
Vielleicht mag der ein oder andere, meine sehr verehrten Damen und Herren, über diese Selbstverständlichkeiten schmunzeln. Ich/wir versprechen Ihnen, dass sie in Kombination mit weiteren Tipps sehr wertvolle Informationen aus der Zeiterfassung gewinnen können, um die Effizienz Ihres Unternehmens und damit die Zukunftsfähigkeit zu steigern.
In der nächsten Folge werden wir Ihnen weitere Ideen/Tipps zur optimierten Zeiterfassung und damit Effizienzsteigerung geben. Bleiben Sie dabei.