Aktuell sind sämtliche Medien voll von einem Thema: Digitalisierung. Zwischen den Zeilen steht oftmals: Je schneller sich ein Unternehmen digital aufstellt, desto besser ist es. Geschwindigkeit ist Trumpf. Aber ist das wirklich so?
Unsere Mandanten sind typische mittelständische Unternehmen mit einer Unternehmensgröße von 5 bis 300 Mitarbeitern. Hieraus ergeben sich vielfältige Anforderungen, die so mit Großkonzernen nicht vergleichbar sind. Dies gilt auch für die Thematik „Digitalisierung“. Wir möchten Ihnen im Folgenden ein paar praxisorientierte Tipps geben, die Ihnen helfen, typische Schwachstellen im Digitalisierungsprozess zu verhindern.
- Was genau soll digitalisiert werden?
- Eine pauschale Aussage, wie „Mein Unternehmen wird ab…digital“ hilft recht wenig. Unser Tipp: Gehen Sie die wesentlichen Prozess-Wertschöpfungsketten oder aber Bereiche durch, die digitalisiert werden sollen.
- Definieren Sie danach eine Prioritätenfolge, mit welchem Bereich Sie beginnen möchten.
- Fixieren Sie zudem klare Schnittstellen, welche Daten an welchen Wertschöpfungspunkten bis wann digital an andere Bereiche übergeben werden sollen.
- So kann es auch durchaus sein, dass für einen definierten Übergangszeitraum auch „Inseln“ im Unternehmen nach wie vor analog auf Papierbasis arbeiten. Dies mag zwar zunächst zu einem Mehraufwand führen, es hilft aber, den neuen Prozess zu überprüfen, Fehler zu vermeiden und gegebenenfalls Kurskorrekturen vorzunehmen.
- Perspektivisch soll es selbstverständlich das Ziel sein, einen Bereich komplett papierlos zu gestalten.
- Überprüfen Sie sämtliche Arbeitsabläufe vor der Digitalisierung. Macht es Sinn, diese so identisch digital abzubilden oder sind nicht Änderungen notwendig?
- Ein Beispiel hierfür: In der Buchhaltung wurden bzw. werden die vielen Belege oftmals nicht nur einmal erfasst, gebucht und archiviert, sondern je nach Verwendungszweck auch x Mal kopiert.
- So finden sich Kopien der Eingangsrechnungen beispielsweise nicht nur in den Buchungsunterlagen, sondern im Auftragsordner (wenn für einen konkreten Auftrag Material benötigt wird), im Ordner des Lieferanten (um schneller das bestellte Material überprüfen zu können), im Bereich der Materialwirtschaft (um beispielsweise bestellte Ware mit der Rechnung abgleichen zu können) sowie in der Liquiditätsdisposition (um die Bezahlung der Ware vorzunehmen).
- Digitalisierung sollte jetzt nicht bedeuten, dass die Rechnung künftig zwar in digitaler Form vorhanden ist, aber nun in identischer Vorgehensweise in fünf Ordnern auf dem Server abgespeichert wird. Idealerweise ist das Dokument ein Mal zu erfassen und dabei mittels entsprechender Software so zu kennzeichnen, dass die Informationen unter den vielfältigen Gesichtspunkten abgerufen werden können.
- Aber: Die korrekte Kennzeichnung des Dokumentes bzw. des Datensatzes ist wesentlich, damit ein System verlässlich funktioniert.
- Vermeiden Sie Insellösungen bei Mitarbeitern
- Von einer Übergangszeit einmal abgesehen sollte künftig ein Bereich nach den einheitlichen Richtlinien arbeiten. Es zeigt sich aber immer wieder, dass einige Mitarbeiter ihre alte Systematik haben und diese konsequent beibehalten.
- Dies kann im Rahmen einer Gesamtprozesssteuerung auf Dauer nicht zielführend sein.
- Achten Sie auf eine hohe Anwenderfreundlichkeit der Software und der Hardware
- Manchmal sind Papier und Bleistift immer noch schneller als sämtliche Tastaturen. Achten Sie folglich darauf, dass z.B. über Tablets oder Smartphones auch sehr einfache elektronische Notizen oder Bilder angefertigt und direkt archiviert werden können.
- Auch die Benutzerfreundlichkeit der Software hat eine sehr hohe Bedeutung in der Praxis, sonst wird die Anwendung durch den Nutzer schnell „verweigert“. Hierzu zählen auch ausreichend groß dimensionierte Bildschirme. Dies gilt insbesondere dann, wenn vom Nutzer mehrere Programme parallel bedient oder Dokumente bearbeitet werden müssen.
Weitere Informationen zum Thema Digitalisierung werden wir in einem unserer nächsten Blogs veröffentlichen.
