Digitalisierung? Ja, aber mit moderaten Schritten – Teil 1

Aktuell sind sämtliche Medien voll von einem Thema: Digitalisierung. Zwischen den Zeilen steht oftmals: Je schneller sich ein Unternehmen digital aufstellt, desto besser ist es. Geschwindigkeit ist Trumpf. Aber ist das wirklich so?

Unsere Mandanten sind typische mittelständische Unternehmen mit einer Unternehmensgröße von 5 bis 300 Mitarbeitern. Hieraus ergeben sich vielfältige Anforderungen, die so mit Großkonzernen nicht vergleichbar sind. Dies gilt auch für die Thematik „Digitalisierung“. Wir möchten Ihnen im Folgenden ein paar praxisorientierte Tipps geben, die Ihnen helfen, typische Schwachstellen im Digitalisierungsprozess zu verhindern.

  1. Was genau soll digitalisiert werden?
  • Eine pauschale Aussage, wie „Mein Unternehmen wird ab…digital“ hilft recht wenig. Unser Tipp: Gehen Sie die wesentlichen Prozess-Wertschöpfungsketten oder aber Bereiche durch, die digitalisiert werden sollen.
  • Definieren Sie danach eine Prioritätenfolge, mit welchem Bereich Sie beginnen möchten.
  • Fixieren Sie zudem klare Schnittstellen, welche Daten an welchen Wertschöpfungspunkten bis wann digital an andere Bereiche übergeben werden sollen.
  • So kann es auch durchaus sein, dass für einen definierten Übergangszeitraum auch „Inseln“ im Unternehmen nach wie vor analog auf Papierbasis arbeiten. Dies mag zwar zunächst zu einem Mehraufwand führen, es hilft aber, den neuen Prozess zu überprüfen, Fehler zu vermeiden und gegebenenfalls Kurskorrekturen vorzunehmen.
  • Perspektivisch soll es selbstverständlich das Ziel sein, einen Bereich komplett papierlos zu gestalten.
  1. Überprüfen Sie sämtliche Arbeitsabläufe vor der Digitalisierung. Macht es Sinn, diese so identisch digital abzubilden oder sind nicht Änderungen notwendig?
  • Ein Beispiel hierfür: In der Buchhaltung wurden bzw. werden die vielen Belege oftmals nicht nur einmal erfasst, gebucht und archiviert, sondern je nach Verwendungszweck auch x Mal kopiert.
  • So finden sich Kopien der Eingangsrechnungen beispielsweise nicht nur in den Buchungsunterlagen, sondern im Auftragsordner (wenn für einen konkreten Auftrag Material benötigt wird), im Ordner des Lieferanten (um schneller das bestellte Material überprüfen zu können), im Bereich der Materialwirtschaft (um beispielsweise bestellte Ware mit der Rechnung abgleichen zu können) sowie in der Liquiditätsdisposition (um die Bezahlung der Ware vorzunehmen).
  • Digitalisierung sollte jetzt nicht bedeuten, dass die Rechnung künftig zwar in digitaler Form vorhanden ist, aber nun in identischer Vorgehensweise in fünf Ordnern auf dem Server abgespeichert wird. Idealerweise ist das Dokument ein Mal zu erfassen und dabei mittels entsprechender Software so zu kennzeichnen, dass die Informationen unter den vielfältigen Gesichtspunkten abgerufen werden können.
  • Aber: Die korrekte Kennzeichnung des Dokumentes bzw. des Datensatzes ist wesentlich, damit ein System verlässlich funktioniert.
  1. Vermeiden Sie Insellösungen bei Mitarbeitern
  • Von einer Übergangszeit einmal abgesehen sollte künftig ein Bereich nach den einheitlichen Richtlinien arbeiten. Es zeigt sich aber immer wieder, dass einige Mitarbeiter ihre alte Systematik haben und diese konsequent beibehalten.
  • Dies kann im Rahmen einer Gesamtprozesssteuerung auf Dauer nicht zielführend sein.
  1. Achten Sie auf eine hohe Anwenderfreundlichkeit der Software und der Hardware
  • Manchmal sind Papier und Bleistift immer noch schneller als sämtliche Tastaturen. Achten Sie folglich darauf, dass z.B. über Tablets oder Smartphones auch sehr einfache elektronische Notizen oder Bilder angefertigt und direkt archiviert werden können.
  • Auch die Benutzerfreundlichkeit der Software hat eine sehr hohe Bedeutung in der Praxis, sonst wird die Anwendung durch den Nutzer schnell „verweigert“. Hierzu zählen auch ausreichend groß dimensionierte Bildschirme. Dies gilt insbesondere dann, wenn vom Nutzer mehrere Programme parallel bedient oder Dokumente bearbeitet werden müssen.

Weitere Informationen zum Thema Digitalisierung werden wir in einem unserer nächsten Blogs veröffentlichen.

Seminare

Praxisnah, effektiv, nachhaltig
– Wie wir trainieren

PETER SCHAAF

GESCHÄFTSFÜHRER

 

Ein Sprichwort sagt: Nur wenn das Feuer in dir brennt, kannst du es bei anderen entfachen. Nach diesem Prinzip gestalte ich meine Seminare. Abwarten und reagieren – das ist nicht meine Sache; aktives und zeitnahes Handeln zeichnet mich aus. Dieses Feedback erhalte ich auch immer wieder von Kunden und Teilnehmern. Denn den gewünschten Effekt kann man nur dann erzielen, wenn die vorgeschlagenen Handlungsmaßnahmen bzw. Seminarinhalte auch umgesetzt werden. Auf dieser Überzeugung baue ich meine Arbeit auf.

Beruflicher Werdegang

  • Berufsausbildung zum Bankkaufmann bei der Sparkasse Bonn
  • Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Universität zu Köln mit den Schwerpunkten Bankbetriebslehre, Wirtschaftsprüfung und Steuerrecht
  • Dreijährige Tätigkeit im gewerblichen Aktivgeschäft der Sparkasse Bonn in den Bereichen Marktfolge und Markt
  • Langjährige Managementerfahrung als „Sparringspartner“ für mittelständische Unternehmen in betriebswirtschaftlichen Themenstellungen wie Finanzierung, Controlling oder Sanierung bei renommierten Beratungsgesellschaften
  • Zudem umfangreiche Erfahrung als Dozent aus mittlerweile mehr als über 2.000 Seminartagen
  • Erfolgreicher Abschluss der Lehrgänge zum „Zertifizierten Unternehmensberater CMC/BDU“ sowie „Zertifizierten Restrukturierungs- und Sanierungsexperte RWS“

 

Neben dem beruflichen Werdegang zieht sich die Thematik des „Troubleshooting“ seit vielen Jahren über die private Seite des Unternehmensberaters Peter Schaaf.

So trat er 1985 in die Freiwillige Feuerwehr Bonn ein und durchlief eine „klassische Feuerwehrkarriere“ von der Grundausbildung, dem Truppführer Lehrgang bis hin zum Abschluss des Gruppenführerlehrgangs im Jahr 1997. 2010 erhielt er vom Innenminister des Landes NRW das Feuerwehrehrenzeichen in Silber. Im Jahr 2020 absolvierte er erfolgreich die Ausbildung zum Zugführer am Institut der Feuerwehr in Münster und erlangte damit die Qualifikation, einen kompletten Feuerwehrzug (rund 24 Einsatzkräfte) im Einsatzgeschehen führen zu können.

Auch heute noch ist der Brandinspektor Peter Schaaf aktiv in seiner Einheit unter anderem als stellvertretender Einheitsführung, Vorsitzender des Fördervereins und, und, und … tätig.

 

Feuerwehr Ehrenzeichen Gold_Peter Schaaf

 

Ausbildung und Qualifikationen bei der Feuerwehr

  • 1988 Grundausbildung
  • 1990 Ausbildung zum Atemschutzgeräteträger
  • 1991 Führerschein für LKWs und Feuerwehrfahrzeuge
  • 1992 Ausbildung zum Maschinisten
  • 1996 Ausbildung zum Truppführer
  • 1997 Ausbildung zum Gruppenführer
  • 2020 Ausbildung zum Zugführer

Beförderungen:

  • 1989 Feuerwehrmann
  • 1993 Oberfeuerwehrmann
  • 1997 Unterbrandmeister
  • 1999 Brandmeister
  • 2002 Oberbrandmeister
  • 2010 Hauptbrandmeister
  • 2020 Brandinspektor