Im letzten Teil unserer kleinen Ausflüge in die Welt der BWL haben wir Ihnen einige pragmatische Infos zum Thema Digitalisierung gegeben. Auch in diesem Blogbeitrag möchten wir Sie dabei unterstützen, typische Schwachstellen im Digitalisierungsprozess zu verhindern.
- Strukturieren Sie die Kommunikation
- Unsere Erfahrung ist, dass die Verbindlichkeit der Kommunikation über elektronische Medien nachgelassen hat. Warum sollte ich einen konkreten Termin vereinbaren, wenn ich nicht bis eine Minute vorher noch per Whatsapp die Uhrzeit mitteilen kann?
- Überlegen Sie im Vorfeld auch, ob Sie wirklich beispielsweise Ihren Kunden die Möglichkeit einräumen wollen, über sämtliche Kanäle wie Facebook, Xing, Instagram, E-Mail etc. mit Ihnen zu kommunizieren. Das, was anfänglich nach einer großen Kundenfreundlichkeit aussieht, kann am Ende in einem starken Chaos enden, wenn nicht sämtliche Informationen aller Kanäle zentral gebündelt werden.
- Muss jeder immer alles wissen? – Sicher nicht. Durchforsten Sie einmal das Kommunikationsverhalten in Ihrem Unternehmen. Werden Mails primär für dienstliche Kommunikation verwendet? Müssen bei jedem Mail alle im Verteiler stehen? Sind nicht viele Informationen, die verbreitet werden, eher verwirrend als hilfreich?
- Stolperstein Komplexität – weniger ist oftmals mehr!
- Immer wieder stellen wir fest, dass von Unternehmen Software-Systeme angeschafft werden, die zwar in der Theorie sehr leistungsfähig sind, die Komplexität der Software und damit die Anforderungen an die Ablauforganisation sowie die Mitarbeiter aber so hoch ist, dass die Software selbst oft der Kern des Übels ist.
- Viele „böse Erfahrungen“ mussten wir beispielsweise im Produktionsunternehmen mit Software zur Produktionsplanung sammeln. Wo früher Postkörbchen mit Produktlaufkarten einen relativ guten Überblick über den Produktionsstand gaben, führte die neue Software zu totalem Chaos.
- Die Führungskräfte waren nur damit beschäftigt, die Software mit notwendigen Daten zu füttern. Die Führungsfunktion selbst, d.h. die aktive Ansprache der Mitarbeiter, Überwachung der Maschinen, Klärung von Detail-Fragen etc. kam allerdings viel zu kurz. Die Mitarbeiter waren nicht in der Lage, die Software korrekt zu bedienen oder waren von der Komplexität der Menüführung erschlagen. Sie sahen schlicht „vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr“.
- Achten Sie auf ausreichend dimensionierte Schulungsmaßnahmen
- Einmal kurz ein neues EDV-Programm zeigen reicht nicht aus.
- Nur durch ein permanentes „training on the job“ kann durch den Anwender die entsprechende Sicherheit erlangt werden, Arbeitsprozesse routiniert über die Software abzubilden und mit dieser zu arbeiten.
- Kontrollschleifen sind unerlässlich
- Bloß weil die Software Dateninformationen liefert, müssen diese noch lange nicht stimmen.
- Bauen Sie also regelmäßige Kontrollschleifen ein, die auf Fehler hinweisen und durch die Sie permanente Erkenntnisse bekommen, wie die Arbeitsabläufe gegebenenfalls anzupassen sind.
- Wichtig: Diese Schleifen müssen als revolvierender Vorgang angelegt werden. Beispiele hierzu sind:
- Abgleiche der erfassten Sunden pro Mitarbeiter aus der Zeiterfassung mit den auf die einzelnen Kostenstellen/Projekte verbuchten Stunden.
- Verifizierung der Warenbestände durch eine körperliche Inventur, mit den Beständen laut Warenwirtschaftssystem
- Vergleich der Umsatzerlöse einer Periode sämtlicher Sparten mit den Umsatzerlösen der Buchhaltung
- Kontinuierliche Auswertung der offenen, noch nicht abgeschlossenen Aufträge
- Überwachung der Leistungsfähigkeit der Produktionsplanung sowie Termintreue
