Ermittlung der Anwesenheitsstunden pro Mitarbeiter
Das Schlagwort Effizienzerhöhung dominiert mittlerweile die Wirtschaft. Einige Unternehmen haben dies mittlerweile auf die Spitze getrieben und damit fast jeglichen persönlichen Handlungsfreiraum der Mitarbeitenden eingeschränkt. Wir können aber oftmals auch das Gegenteil betrachten. Eines der oft zitierten Generalargumente ist: Unsere Ertragslage ist sehr gut, wir brauchen so etwas nicht.
Solche Argumente sind eher kurz gesprungen.
So werden in guten Jahren oftmals wertvolle Erträge und damit auch Liquiditätspotenziale verschenkt, die in schwachen Jahren händeringend benötigt werden. Aus dem großen Spektrum der Ansätze zur Effizienzverbesserung möchten wir heute einmal das Thema Anwesenheitsstunden pro Mitarbeiter in den Mittelpunkt unserer Betrachtung rücken.
Lassen Sie uns zunächst die beiden Welten, d. h. die Arbeitgeber- und Arbeitnehmersicht, aufzeigen. Aus Sicht eines jeden Arbeitgebers wäre es wünschenswert, dass der Mitarbeitende 365 Tage im Jahr 24 Stunden dem Unternehmen bei gleichen Gehaltskosten zur Verfügung steht. Die Perspektive des Mitarbeitenden wünscht eine Reduktion der Arbeitszeit bei gleichzeitiger Erhöhung der Urlaubstage. Dieses Spannungsfeld zwischen beiden Positionen wird in Tarifverträgen global bzw. Arbeitsverträgen geregelt.
Für Kalkulationszwecke aus Unternehmenssicht ist es wichtig, zwischen den bezahlten Stunden sowie den Anwesenheitsstunden des Mitarbeitenden zu differenzieren.
Die bezahlten Stunden sind all diejenigen Arbeitsstunden, die der Mitarbeitende vom Unternehmen tatsächlich bezahlt bekommt. Hierzu zählen beispielsweise auch bezahlte Feiertage, Urlaubstage, Krankheitstage, Fortbildungstage usw. Je nachdem wann die Stunden anfallen, sind zudem auch erhöhte Sätze zu vergüten. Exemplarisch seien Stunden, die am Wochenende geleistet werden, oder Überstunden genannt.
Unter Anwesenheitsstunden wird nur das Stundenpotenzial betriebswirtschaftlich verstanden, in welchem der Mitarbeitende für das Unternehmen erreichbar, d. h. anwesend ist. Anwesend soll bedeuten, dass der Mitarbeitende auch (theoretisch) eine Arbeitsleistung für das Unternehmen erbringen kann. Sonderfälle in Form einer Rufbereitschaft (z. B. 24 Stunden Notdienst) sollen im Folgenden nicht berücksichtigt werden.
Nehmen wir im folgenden Fall einmal vereinfacht an, dass die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit morgens um 08:00 Uhr beginnt und nachmittags um 17:00 Uhr aufhört. Da die Pausenzeiten zur Regeneration des Arbeitsnehmenden dienen und folglich dort auch keine Wertschöpfung für das Unternehmen erbracht werden kann, zählen diese nicht zu den betriebswirtschaftlich relevanten Anwesenheitsstunden. Gehen wir davon aus, dass den Mitarbeitenden ein Gesamtpausenbudget pro Arbeitstag von 1 Stunde zur Verfügung steht.
ergibt sich im einfachen Fall folgende betriebswirtschaftliche Anwesenheitszeit: 17:00 Uhr abzgl. 08:00 Uhr = 9 Stunden abzgl. 1 Stunde Pausenzeit = 8 Stunden Anwesenheit.
Größere Unternehmen verfügen meist über eine dezidierte Stundenerfassung, aus der die Anwesenheitsstunden pro Mitarbeitenden und Monat automatisch ausgelesen werden können. Für die Unternehmen, die über so etwas nicht verfügen oder aber der Buchhaltung lediglich die zu bezahlenden Stunden, aber nicht die Anwesenheitsstunden übermitteln, kann vereinfacht folgende Betrachtung angestellt werden.
Die simple Lösung: Wir zäumen das Pferd einfach von hinten auf.
Ausgehend von einem normalen Kalenderjahr, d. h. 365 Tage im Jahr werden nun diejenigen Stunden subtrahiert, in denen der Mitarbeitende dem Unternehmen nicht zur Verfügung steht. Dies betrifft insbesondere folgende Positionen: Urlaubstage, Krankheitsstage, bezahlte Feiertage, bezahlte (regelmäßige) Fortbildungen usw.
Je genauer Sie die notwendigen Abzüge an die tatsächlichen Verhältnisse in Ihrem Unternehmen anpassen, desto genauer lassen sich die Anwesenheitsstunden ermitteln. Wenn wir einmal von durchschnittlich 30 Urlaubstagen, 10 Feiertagen, 10 Krankheitstagen und keinen regelmäßigen Fortbildungstagen ausgehen, so ergibt sich zunächst ein Anwesenheitspotenzial an Tagen pro Mitarbeiter und Jahr von 365 ./. 50 Tage = 305 Tage.
Merken Sie etwas? Vermutlich haben Sie jetzt den Kopf geschüttelt. Richtig: Wenn wir noch davon ausgehen, dass samstags und sonntags nicht gearbeitet wird, dann sind weitere 104 Tage für die Wochenenden abzuziehen. Insgesamt verbleiben dann etwa 211 Tage pro Mitarbeitender und Jahr als reine Anwesenheitszeit. Natürlich schwankt dieses Tagesbudget zum Teil gewaltig, alleine schon aufgrund des wechselnden Krankenstandes, aber auch der unterschiedlichen Verteilung der Feiertage. Auch regionale Besonderheiten gilt es zu berücksichtigen. Die Grundlogik bleibt aber bestehen.
Wenn wir jetzt noch eine durchschnittliche Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag (ohne Pausenzeiten) annehmen, so ergeben sich 211 Tage x 8 Stunden pro Tag = 1.688 Anwesenheitsstunden pro Jahr und Mitarbeitender.
Klar: Sollten permanent mehr Überstunden geleistet werden oder aber pro Jahr im Schnitt x Tage wegen Witterung oder Ähnliches nicht gearbeitet werden können, so ist die Berechnung selbstverständlich zu modifizieren.
Sicherlich wird die ein oder andere Leserin bzw. der ein oder andere Leser bereits eine Idee haben, worin die Betrachtung letztendlich münden soll.
Es geht darum, für ein Gesamtunternehmen Antworten auf folgende Fragen zu finden:
Welche Wertschöpfung kann pro Mitarbeitender/Produktivkraft pro Jahr in Ihrem Unternehmen max. erzielt werden?
Welcher Stundensatz muss veranschlagt werden, damit nicht nur ein kostendeckendes, sondern auch ein gewinnerbringendes Ergebnis erzielt werden kann? Die Auslastung ist dabei eine der zentralen Stellschrauben, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern. Dieses Thema werden wir in einem weiteren Beitrag nochmals aufgreifen.
