Die falschen Kosten einzusparen, mag zwar kurzfristig ihr Budget schonen. Langfristig wachsen die unternehmerischen Risiken aber beträchtlich. Bereits im ersten Beitrag haben wir folgende Praxisbeispiele genannt:
- Fehler 1: Unzureichende Qualifikation/Fortbildung der Mitarbeitenden.
- Fehler 2: (Zu) Schlanke Digitalisierung
- Fehler 3: Zu geringe Sachausstattung
Am letzten Punkt möchten wir heute mit dem zweiten Teil anknüpfen.
Beispiel 2: Der Etagendrucker
- Sicherlich möchten viele Prozessverantwortliche gerne alles digital im Hause abbilden. Gerade in der Verwaltung gilt aber, dass manche Dinge doch aber noch körperlich ausgedruckt werden müssen.
- Wenn dann nur ein Etagendrucker vorhanden ist, der auch noch oftmals Papierstau produziert, dann galoppieren die Arbeitszeiten förmlich weg.
- Das fatale hierbei: Gerade bei Gehaltsempfängern ändert sich der Personalaufwand dadurch nicht, die EDV-Kosten können aber aufgrund des reduzierten Druckvolumens und der geringeren Anzahl an Druckern reduziert werden.
- Also waren die Kosteneinsparungsmaßnahmen erfolgreich. Ein Trugschluss – Da sind wir uns hoffentlich einig.
Fehler 4: Verzicht auf Back-up Lösungen.
- „Menschenleben in Gefahr“ – Das ist im Feuerwehrwesen die allarmierende Botschaft, aber auch alles zu versuchen, um die Personen sofort aus dem Gefahrenbereich zu retten.
- Wenn Rettungsweg A oder Maßnahme A nicht funktioniert, dann muss ein erneuter Angriff zur Menschenrettung über Rettungsweg B erfolgen usw. Eine gute Führungskraft sollte praktisch schon Plan B in der Schublade liegen haben, um sehr schnell agieren zu können, wenn Plan A nicht funktioniert.
- Diese bekannte Feuerwehrweisheit gilt für Unternehmen gleichermaßen.
- Die Mitarbeitenden, Werkzeuge, EDV-Ausstattung oder was auch immer, die elementar wichtig für Ihre Wertschöpfungsprozess sind, sollten „gedoubelt“ werden, wie im Flugzeug, bei dem alle sicherheitskritischen Aggregate zweifach ja zum Teil dreifach vorhanden sind.
- Dies bedingt zwar höhere Kostenbudgets dient aber dazu, strategische Risiken zu vermeiden.
- So kann beispielsweise bei Ersatzbeschaffungen überlegt werden, die alte Maschine oder den alten PC doch noch zu beizubehalten. Ein einfach in die Ecke legen, reicht aber nicht aus. Die Gerätschaften müssen regelmäßig gewartet werden, damit die Funktionsfähigkeit auch erhalten wird. Gerade bei IT zeigt sich ein sehr schneller Alterungsprozess sowohl hinsichtlich der Hardware, aber auch Hinsicht der Software.
- Wie oft haben wir es auch bei Mitarbeitenden erlebt, die plötzlich unpässlich geworden sind. Im Unternehmen gab es aber keinen zweiten, der den Arbeitsplatz beherrschte, in die laufenden Aufgabe involviert war und die Mails des kranken Mitarbeiters abrufen konnte.
- Natürlich gilt auch hier: Eine zweite Kraft muss ständig mit geschult und in die wesentlichen Dinge des Arbeitsplatzes eingearbeitet und laufend informiert werden. Dies erfordert zunächst Zeit- und Geldressourcen. Da beides oft sowieso nicht vorhanden sind, wird es komplett unterlassen. Ist doch logisch, oder?
Ein Fazit:
- Die Personal- und Sachaufwendungen eines Unternehmens permanent nach unnützen Ausgaben zu durchforsten, ist zielführend und sinnhaft.
- Aber Kosten um jeden Preis einzusparen mag kurzfristig vielleicht zur Verbesserung der Ertragslage führen. Die strategischen Risiken steigen aber ungemein. Manchmal können sogar kleinere, zusätzliche Ausgaben zu Effizienzverbesserung und damit Ertragssteigerung führen. Der Akkuschrauber war hierfür ein leuchtendes Beispiel.
