Alle Beiträge, meine sehr geehrten Damen und Herren, stammen aus unseren langjährigen Beratungserfahrungen.
Je komplexer Sachverhalte sich darstellen, umso wichtiger ist eine absolut präzise Arbeit, um Aufgaben mit dem entsprechenden Erfolg abschließen zu können. Insbesondere diejenigen Leserinnen und Leser, die mit komplexen Projekten betraut sind, werden dies bestätigen können.
In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden oder Geschäftspartnern über E-Mail professionalisieren können.
Die folgenden Tipps sollen Ihnen, aber auch Ihrem Gesprächspartner helfen, Zeit zu sparen, Missverständnisse zu vermeiden und sehr zügig in den historischen Daten jederzeit das richtige Mail wiederzufinden.
Klar: Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist es überlegenswert, entsprechende Kommunikationssoftware zu verwenden, die einige der unten angeführten Aspekte automatisch aufgreift. Aber auch hier gilt, dass die Software nicht alle relevanten „Knackpunkte“ lösen kann.
Unsere Tipps hierzu:
- Nutzen Sie die Betreff-Zeile richtig.- Die Bedeutung der ersten Zeile im Mail-Verkehr wird oft unterschätzt. Sie sollte so genutzt werden, dass mit wenigen Stichworten bzw. Nummern etc. der Inhalt des Mails direkt ersichtlich ist.
- Nummerieren Sie die Mails durch, so dass Sie jederzeit sich auf ein konkretes Mail beziehen können.
- Verwenden Sie für eine Kundenverbindung in der Betreffzeile ein Kürzel oder eine Stammdatennummer, mit der Sie den Kunden bzw. das Team Ihres Ansprechpartners identifizieren können. Sollte Ihr Kunde beispielsweise die Stammdatennummer 4711 erhalten haben, so beginnen Sie jeden Betreff an diesen Kunden mit 4711.
- Setzen Sie danach in gleicher Art und Weise ein weiteres Stichwort, welches Sie für einen Themenkomplex kontinuierlich erneut verwenden. Nehmen wir einmal an, dass Sie mit diesem Kunden den Auftrag Bodo bearbeiten, dann sollte sämtliche Korrespondenz, die diesen Auftrag betrifft, mit der Stammdatennummer 4711_Bodo_ beginnen.
- Nach dieser Struktur können Sie dann weitere Stichworte vergeben, die auf den konkreten Inhalt des Projektes Bodo schließen lassen. Eine professionelle Kopfzeile könnte dann beispielsweise lauten: „4711_Bodo_hier_Bearbeitung_der_Blume_Ihr_Mail_vom_XXX“.
- Klicken Sie nicht blind auf Antworten. – Wenn Sie von Ihren Kunden angeschrieben werden und hierauf antworten möchten, klicken Sie nicht immer blind auf die Funktion antworten.
Überlegen Sie hierzu folgende Aspekte:
- Definieren Sie den Betreff selbstständig neu, damit Sie auf diese Weise die Kommunikation besser lenken können.
- Überlegen Sie, ob der gesamte Text der Antwort wieder mitversendet werden soll oder Sie nicht besser ein leeres E-Mail eröffnen, die Betreffzeile neu definieren und dieses Mail dann beginnen mit den Worten: „Besten Dank für Ihr Mail vom XXX – Betreff XXX“ – beginnen.
- Je nach Relevanz der Antwort kann es sinnvoll sein, diese als Anlage zu Ihrer Korrespondenz mit in Ihre Antwort beizufügen. Dies hat den Vorteil, dass zwar die Nachricht selbst entschlackt wird. Die wesentlichen Aspekte Ihres Kunden aber immer in Ihrer Korrespondenz automatisch mitarchiviert sind. Dies hilft Zeitressourcen – beispielsweise bei Rückfragen – zu ersparen.
- Überlegen Sie, welche Kommunikationspartner Sie konkret ansprechen möchten und welche Damen- und Herren sinnvollerweise auch mit CC- in den Verteiler aufzunehmen sind (oder auch nicht).
Hier gilt die Devise: Weniger ist manchmal mehr. Die „Unsitte“, alle immer auf CC zu setzen, führt eher zu einer Informationsüberflutung. Damit wird genau das Gegenteil von dem erreicht, was eigentlich beabsichtigt war.
Weitere Tipps erhalten Sie der nächsten Folge.
