Heute, meine sehr geehrten Damen und Herren, möchten wir erneut auf das Thema „professionelle E-Mail-Kommunikation“ zurückkommen. Bereits in der letzten Folge haben wir einige Hinweise hierzu gegeben.
Insbesondere haben wir ausgeführt, welch hoher Stellenwert der „Betreff-Zeile“ beizumessen ist.
Im Folgenden erhalten Sie weitere, wertvolle Tipps hierzu:
- Formulieren Sie eine Eingangsbestätigung bzw. eine Zwischeninfo – Unabhängig davon, ob Ihr System dem Absender automatisch eine Eingangsbestätigung versendet, hat es sich bei komplexen oder sensiblen Sachverhalten bewährt, dieses auch nochmal manuell zu tun.
1.1 Zudem können Sie dann Ihrem Gegenüber auch vermitteln, dass Sie sein Mail zur Kenntnis genommen haben und ggf. bereits eine erste Zwischeninfo vermitteln können. Sinngemäß: „Sehr geehrter Herr XY, besten Dank für Ihre Nachricht vom XXX, deren Eingang wir heute bestätigen. Wir werden Ihr Anliegen durchsehen und uns zeitnah wieder mit Ihnen in Verbindung setzen.“
1.2. Sollten Sie absehen können, dass die Beantwortung oder Reaktion einen längeren Zeitraum beansprucht, so wäre das jetzt bereits zu kommunizieren. Wir sind zwischenzeitlich dazu übergegangen, den Eingang des Mails mit einem Screenshot zu bestätigen. Dies hat den Vorteil, dass Sie in dem Screenshot alle relevanten Daten automatisch bestätigen (Wer hat das E-Mail abgesendet, wer stand auf dem Verteiler, wie genau lautete der Betreff, um welche Uhrzeit ist das Mail eingegangen usw.).
- Gehen Sie danach in dem Text auf die konkreten Anliegen Ihres Gegenübers ein. „In Ihrer Mail baten Sie uns, den Sachverhalt XXX weiter zu konkretisieren sowie ein entsprechendes Angebot zu unterbreiten. Ihrem Anliegen kommen wir gerne wie folgt nach.“
- Unterschätzen Sie nicht die Wirkung einer guten Formatierung – Achten Sie auf eine professionelle Formatierung des Mailverkehrs.
Zwar bieten alle gängigen Kommunikationssoftware-Lösungen, wie MS-Outlook Formatierungsmöglichkeiten an, diese können aber oftmals nicht mit den Möglichkeiten einer guten Textverarbeitungssoftware, wie MS-Word mithalten.
Ein Optimierungsansatz kann darin bestehen, dass für Ihr Unternehmen eine Vorlage in einem Textverarbeitungsprogramm definiert wird, die bezüglich Schriftart, Zeilenformatierung, Absätze usw. mehr oder minder einheitlich auch vom Umfang gleiche Schriftsätze, PDF-Dokumente usw. verwendet.
Schreiben Sie Ihre Mails dann nicht im jeweiligen Kommunikationsprogramm, sondern in dieser Vorlage und speichern Sie sie damit mit einem aussagekräftigen Dateinamen in den jeweiligen Kundenordner ab. Professionelle Dokumentenmanagementsysteme sind zudem in der Lage, diesen Schriftsatz mit diversen anderen Informationen zu verketten, so dass Sie unter verschiedenen Aspekten oder Stichwörtern später darauf zurückgreifen können.
Kopieren Sie dann die in diesem Dokument vorbereiteten Inhalte unter Beibehaltung der Formatierung in ein geöffnetes E-Mail hinein. Diese Vorgehensweise mag Ihnen anfänglich etwas „umständlich“ erscheinen. Den Mehrwert hiervon werden Sie und Ihr Gegenüber aber sehr schnell feststellen.
- Archivieren Sie nun Ihre Mail-Korrespondenz so, dass Sie auch nach Jahren zielgerichtet darauf zugreifen können. Gerade dann, wenn Sie bei umfangreichem Schriftverkehr die Suchfunktion verwenden möchten, werden Sie feststellen, dass sich die harte Arbeit nach dem richtigen Betreff mehr als gelohnt hat.
Ein kurzes Fazit:
Einmal mehr gilt: Investieren Sie anfänglich einige Gedanken, wie Sie Ihre Geschäftskommunikation strukturieren möchten und zwingen Sie sich dann, im laufenden Geschäft diese verabschiedete Struktur und Vorgehensweise auch konsequent einzuhalten.
Sie werden sehen: Es lohnt sich und Ihr Gegenüber erkennt sehr schnell, ob Sie strukturiert Themen abarbeiten können oder nicht. Allein dies gibt bereits die ersten Pluspunkte – versprochen.
