Es ist, wie so oft, meine sehr geehrten Damen und Herren, schon verblüffend: Einfache Dinge können in der heutigen Zeit viel bewegen. Auch wenn es banal klingen mag, aber: Wenn Sie einen Termin für 08:00 Uhr vereinbaren, dann soll dieser Termin auch um 08:00 Uhr stattfinden. Einfach, oder?
Immer wieder können wir feststellen, dass solche einfachen Dinge in der heutigen Zeit oftmals abhandengekommen. Dies ist umso erstaunlicher, als dass es eine Fülle von elektrischen Helfern gibt, die an die Termine erinnern. Denkbar ist aber auch, dass gerade die heutige Smartphone-Welt gerade dazu einlädt, unpünktlich zu sein. „Ich kann ja eine Nachricht schicken, wenn es später wird“ oder „dann sage ich den Termin einfach ab“ – solche Aussagen haben wir des Öfteren schon vernommen.
Diese Tendenz zur Unpünktlichkeit bereitet auch einigen Unternehmen große Sorgen. Als Beispiel möchte ich die Gastronomie nennen. Dort wird ein Tisch reserviert und der Gast kommt nicht. In gut frequentierten Restaurants kann das bedeuten, dass ein Teil des Umsatzes für diesen Abend schlicht „futsch“ ist. Eine Sanktionsmöglichkeit aus solchen Tendenzen ist, eine Stornogebühr von den Gästen zu verlangen. Diese aber konsequent durchzusetzen und vor allem nicht künftige Gäste von vorneherein zu vergraulen, das steht auf einem anderen Blatt.
Pünktlichkeit drückt auch Verbindlichkeit aus. „Du bist mir wichtig und deswegen nehme ich den Termin sehr ernst.“
Wir konnten die Erfahrung sammeln, dass personenbezogen manche Terminpartner über viele Jahre praktisch nie unpünktlich waren. Leider gilt diese Aussage auch spiegelverkehrt.
Wenn Ihr Gesprächspartner, Ihr Kunde oder wer auch immer Ihre Pünktlichkeit „merkt“, dann können Sie hiermit wertvolle Pluspunkte sammeln. Wie frustrierend ist es, wenn Sie sich extra einen Vormittag freinehmen und dann der Ihnen zugesagte Kundendienst für die Waschmaschine doch nicht kommt?
Sie möchten Ihr Pünktlichkeitsmanagement erhöhen? Achten Sie doch einmal auf folgende Punkte:
- Setzen Sie sich rechtzeitig vor dem Termin eine Terminerinnerung, die ausreichend Fahrzeiten oder sonstige Zeitpuffer zur Vorbereitung des Termins beinhaltet.
- Bereiten Sie den Termin im Vorfeld so vor, dass Sie nicht kurz vor Beginn noch in unnötige Hektik verfallen.
Online-Termine
- Checken Sie bei elektronischen Online-Konferenzen lange vor dem Termin die Technik. Beachten Sie hierbei auch, dass manchmal lästige Software-Updates Ihren PC lahmlegen können.
- Schauen Sie, dass Sie bei sehr wichtigen Terminen nach Möglichkeit immer einen technischen „Plan-B“ zur Verfügung haben. Dies betrifft primär die Peripherie-Geräte, wie Kamera, aber auch Headset. (Anmerkung: Ein Kabel ist durch nichts zu ersetzen – auch wenn es manchmal lästig ist.)
- Prüfen Sie den Akku-Stand Ihrer elektronischen Geräte vor dem Termin.
- Nehmen Sie kurz vor dem Termin keine Telefonate mehr an, da deren Länge oftmals zeitlich schwer“ einzuordnen ist.
Präsenz-Termine
- Legen Sie Präsenztermine nach Möglichkeit in Zeitfenster, die in verkehrsgünstigen Zeiträumen liegen.
- Seien Sie rechtzeitig vor Beginn des Gespräches am vereinbarten Ort.
- Planen Sie Aspekte, wie Verspätungen der öffentlichen Verkehrsmittel und Parkplatzsuche mit ein. (Anmerkung: Teilweise können schon kleine Dinge, wie: – Wo genau ist der Eingang? In welcher Etage befindet sich der Konferenzraum? – wertvolle Zeitressourcen schlucken.)
- Informieren Sie Gegenüber rechtzeitig über potenzielle Verspätungen. Checken Sie im Vorfeld daher ab, unter welchen Kommunikationskanälen Sie Gegenüber dann erreichen können bzw. wo Sie eine Nachricht hinterlassen können.
Beginn des Termins
- Beginnen Sie Telefonkonferenzen exakt zur vereinbarten Uhrzeit.
- Sollten Sie der Veranstalter von Online-Meetings sein, so eröffnen Sie diese max. 5 Minuten vor Konferenzbeginn.
- Kalkulieren Sie Präsenztermine zeitlich so ein, dass Sie max. 5 Minuten vor dem Termin am Konferenzraum sind.
- Nutzen Sie die Wartezeit vor dem Termin mit produktiven Tätigkeiten. Idealerweise eignen sich hierzu Rückzugsmöglichkeiten, wie beispielsweise Cafés oder ähnliches unmittelbar am Veranstaltungsort. Auch der PKW kann zu einem gut funktionalen Arbeitsplatz umgebaut werden.
Fazit:
Lassen Sie uns – wie so oft – ein kleines Fazit ziehen. Auch kleine Dinge können viel bewegen. Auch diesen Beitrag haben wir aus unserer gelebten Beraterpraxis entwickelt.
Ein verbindlicher Auftritt kommt bei Ihren Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kunden an – versprochen. Sie können damit wertvolle Pluspunkte sammeln, die Ihnen eine bessere Ausgangsbasis für Ihr eigentliches Anliegen liefert, egal, ob Sie ein Angebot abgeben, ein wichtiges Gespräch mit Ihrer Hausbank führen oder aber in Gehaltverhandlungen treten.
Versprochen. Versuchen Sie es einfach einmal.