Interpretation der Entwicklungsübersicht bei Handelsunternehmen

Es ist immer wieder sehr spannend, meine sehr verehrten Damen und Herren, wie leicht sich Daten aus der Summen- und Saldenliste mit Daten Ihres Unternehmen vergleichen bzw. verproben  lassen.

Im letzten Beitrag haben wir Ihnen Tipps gegeben, wie Sie in großen Blöcken die Umsatzerlöse Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung mit der Erlösselektion aus der Warenwirtschaft, nach Kunden- und Produktgruppen abstimmen können bzw. sollten. 

Heute möchten wir uns dem Thema Handelsmarge bzw. Rohertragsquote widmen.

Ich weiß natürlich nicht, wie Sie das Ganze sehen, aber: Umsatz interessiert mich für meine Mandanten nur am Rande. Die Qualität des Umsatzes, d. h. die Höhe der Handelsspanne, ist entscheidend. 

Wie oft haben wir es erlebt, dass der Umsatz um jeden Preis erzielt wurde, mit steigendem Umsatz ging aber die Ertragslage zurück. Dies darf natürlich so nicht sein.

Ich erlaube mir einmal mehr, Ihnen eine offene Frage zu stellen. 

Kennen Sie als Unternehmerinnen oder Unternehmer Ihre durchschnittlichen Handelsspannen, die Sie über sämtliche Produkte erzielen? Nehmen Sie sich ruhig ein paar Minuten Bedenkzeit. 

Ist die Bedenkzeit schon um? Prima. 

Ich habe in den vielen Jahren noch kein Unternehmen erlebt, was nicht – auch losgelöst von den Zahlen aus der Buchhaltung – kein Gefühl für die erzielten Handelsspannen hat. 

Es wäre auch schlimm, wenn eine Händlerin oder ein Händler die Spanne nun gar nicht kennen würde. Oder sehen Sie das anders? 

Fangen wir einmal mit einer einfachen Verprobung an. Hierzu benötigen Sie die Entwicklungsübersicht der DATEV

Auch wenn auch in Ihrem Haus nicht über das DATEV-System gebucht wird, solche Übersichten finden Sie praktisch in jedem Softwaresystem. Lediglich die Bezeichnung differiert zwischen den Anbietern.

Bei der Entwicklungsübersicht handelt es sich eigentlich nur um eine komprimierte Übersicht sämtlicher betriebswirtschaftlichen Auswertungen einer frei zu definierenden Periode auf einer Seite

Sinnvoll ist es in aller Regel, jeweils einen Wirtschaftsjahresperiode zu wählen. 

Im Folgenden haben wir Ihnen einmal exemplarisch die Entwicklungsübersicht eines Jahres der Musterhandel GmbH dargestellt. Genauer: Es sind nur Auszüge des Systems, da uns in diesem Beitrag primär die Handelsspanne interessiert.

Lassen Sie uns einmal unter Handelsspanne den Quotienten aus Rohertrag (Umsatzerlöse minus Materialaufwand gleich Rohertrag) und Umsatzerlösen fixieren. Diese haben wir wie folgt abgeleitet.

Sicherlich fällt Ihnen direkt ins Auge, dass die Handelsspannen in den einzelnen Monaten deutlichen Schwankungen unterliegen. 

Nehmen wir im Folgenden einmal des Weiteren an, dass sich das Sortiment unseres Beispielkunden im Zeitablauf nicht wesentlich verändert hat.

Sicherlich hat auch die Mustermann GmbH einen (überschaubaren) Saisonverlauf, aber: Kann dies der Grund für die starke Margenschwankung im Zeitablauf sein?

Bitte lassen Sie sich durch die Frage nicht irritieren. 

Natürlich kann dies nicht der Grund sein. Im Gegenteil: die Schwankungen der Handelsspanne sind so groß, dass dies nur einen Rückschluss zulässt: 

Die betriebswirtschaftliche Auswertung und damit auch die ausgewiesenen Ergebnisse sind falsch

Die Gründe hierfür sind vielfältig. 

In aller Regel sind buchhalterische Unzulänglichkeiten im Bereich der Materialaufwendungen ursächlich für die starken Schwankungen. 

Zwar werden die neuen Materialeinkäufe, d. h. die Eingangsrechnungen korrekt erfasst. Wenn die periodengerechte Einbuchung des Warenbestandes allerdings nicht jeweils am Monatsende erfolgt, dann zeigt Ihnen die betriebswirtschaftliche Auswertung nicht den echten Warenverbrauch, sondern primär den erfolgten Einkauf bzw. große Teile hiervon. 

Die Dimension des Problems wird insbesondere bei einem saisonalen Einkauf deutlich. 

In den Monaten vor der Saison, in dem der eigentliche Wareneinkauf erfolgt, würde die BWA entsprechend hohe Materialaufwendungen und vermutlich einen großen Verlust ausweisen. 

In den umsatzstarken Monaten wird viel verkauft. Erfolgt dann nicht synchron zum Verkauf buchhalterisch ein periodengerechter Abbau der Vorräte (die Buchung erfolgt gegen den Materialaufwand), dann werden in diesen Monaten folglich sehr hohe Erträge ausgewiesen. Auch diese Aussage ist betriebswirtschaftlich falsch.

Mit einem Lächeln könnte man jetzt argumentieren: In der Summe stimmt es ja. 

Sie und ich sind uns hoffentlich einig: Dies kann und darf es nicht sein. Das Ziel jeder Gewinn- und Verlustrechnung und damit auch jeder BWA, einen periodengerechten Erfolg auszuweisen, würde damit ad absurdum geführt.

Wie Sie das verhindern können?  Ganz einfach. Tipps hierzu erhalten Sie in unserem nächsten Beitrag.

Seminare

Praxisnah, effektiv, nachhaltig
– Wie wir trainieren

PETER SCHAAF

GESCHÄFTSFÜHRER

Ein Sprichwort sagt: Nur wenn das Feuer in dir brennt, kannst du es bei anderen entfachen. Nach diesem Prinzip gestalte ich meine Seminare. Abwarten und reagieren – das ist nicht meine Sache; aktives und zeitnahes Handeln zeichnet mich aus. Dieses Feedback erhalte ich auch immer wieder von Kunden und Teilnehmern. Denn den gewünschten Effekt kann man nur dann erzielen, wenn die vorgeschlagenen Handlungsmaßnahmen bzw. Seminarinhalte auch umgesetzt werden. Auf dieser Überzeugung baue ich meine Arbeit auf.

Beruflicher Werdegang

  • Berufsausbildung zum Bankkaufmann bei der Sparkasse Bonn
  • Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Universität zu Köln mit den Schwerpunkten Bankbetriebslehre, Wirtschaftsprüfung und Steuerrecht
  • Dreijährige Tätigkeit im gewerblichen Aktivgeschäft der Sparkasse Bonn in den Bereichen Marktfolge und Markt
  • Langjährige Managementerfahrung als „Sparringspartner“ für mittelständische Unternehmen in betriebswirtschaftlichen Themenstellungen wie Finanzierung, Controlling oder Sanierung bei renommierten Beratungsgesellschaften
  • Zudem umfangreiche Erfahrung als Dozent aus mittlerweile mehr als über 2.000 Seminartagen
  • Erfolgreicher Abschluss der Lehrgänge zum „Zertifizierten Unternehmensberater CMC/BDU“ sowie „Zertifizierten Restrukturierungs- und Sanierungsexperte RWS“

Neben dem beruflichen Werdegang zieht sich die Thematik des „Troubleshooting“ seit vielen Jahren über die private Seite des Unternehmensberaters Peter Schaaf.

So trat er 1985 in die Freiwillige Feuerwehr Bonn ein und durchlief eine „klassische Feuerwehrkarriere“ von der Grundausbildung, dem Truppführer Lehrgang bis hin zum Abschluss des Gruppenführerlehrgangs im Jahr 1997. 2010 erhielt er vom Innenminister des Landes NRW das Feuerwehrehrenzeichen in Silber. Im Jahr 2020 absolvierte er erfolgreich die Ausbildung zum Zugführer am Institut der Feuerwehr in Münster und erlangte damit die Qualifikation, einen kompletten Feuerwehrzug (rund 24 Einsatzkräfte) im Einsatzgeschehen führen zu können.

Auch heute noch ist der Brandinspektor Peter Schaaf unter anderem als stellvertretender Einheitsführer, Vorsitzender des Fördervereins und, und, und … aktiv in seiner Einheit tätig.

Feuerwehr Ehrenzeichen Gold_Peter Schaaf

Ausbildung und Qualifikationen bei der Feuerwehr

  • 1988 Grundausbildung
  • 1990 Ausbildung zum Atemschutzgeräteträger
  • 1991 Führerschein für LKWs und Feuerwehrfahrzeuge
  • 1992 Ausbildung zum Maschinisten
  • 1996 Ausbildung zum Truppführer
  • 1997 Ausbildung zum Gruppenführer
  • 2020 Ausbildung zum Zugführer

Beförderungen:

  • 1989 Feuerwehrmann
  • 1993 Oberfeuerwehrmann
  • 1997 Unterbrandmeister
  • 1999 Brandmeister
  • 2002 Oberbrandmeister
  • 2010 Hauptbrandmeister
  • 2020 Brandinspektor