„Forderungsmanagement“ wird von vielen Unternehmen oftmals gleichgesetzt mit Aspekten wie Mahnwesen, Verzugszinsen oder Inkasso.
Ein betriebswirtschaftlich effizientes Forderungsmanagement greift bereits zu einem Zeitpunkt ein, bei dem eine Kundenforderung im juristischen Sinne noch gar nicht entstanden ist.
Doch welche Maßnahmen sind das im Einzelnen? Eine kleine Auswahl
- Auswahl des „richtigen“ Auftraggebers
Eine der entscheidenden Präventivmaßnahmen dürfte die Auswahl des „richtigen“ Auftraggebers sein. Dies setzt eine gute wirtschaftliche Konstitution des potentiellen Auftragnehmers sowie eine gute Marktlage voraus. Eingehende Bonitätsprüfungen des Auftraggebers vor Auftragsannahme, „Begrenzung“ des Auftragsvolumens auf ein vertretbares Maß sowie eine Kundendiversifizierung sind hierzu geeignete Maßnahmen.
- Vereinbarung von (realistischen) Zahlungszielen
Mit den Auftraggebern sollte explizit über die Zahlungsziele gesprochen und diese dann schriftlich fixiert werden. Dazu gehört auch die aktive Kommunikation, dass die vereinbarten Zahlungsziele einzuhalten sind. So ist beispielsweise ein vereinbartes und eingehaltenes Zahlungsziel von 45 Tagen betriebswirtschaftlich einer formalen Vereinbarung von sieben Tagen vorzuziehen, die dann vom ersten Tag an nie eingehalten wird. Dies gilt auch im Hinblick auf mögliche negative Folgeauswirkungen wie z.B. einer schlechteren Bonitätseinstufung bei den Kreditversicherern.
- Zeitnahe Rechnungsstellung
Die Zeitspanne von der Leistungserbringung bis zur Rechnungsstellung sollte sehr gering gehalten werden. Hierzu sind idealerweise die für die Fakturierung notwendigen Leistungsparameter, wie beispielsweise der Materialeinsatz oder die geleisteten Stunden der eigenen Mitarbeiter bei Produktionsunternehmen täglich abgreifbar. Eine konsequente kaufmännische Unternehmensführung stellt damit letztendlich die Basis für ein aktives Forderungsmanagement dar.
- Abschlagsrechnungen/Teilschlussrechnungen.
Ab einer gewissen Auftragshöhe sind Abschlagsrechnungen bzw. Teilschlussrechnungen gute Möglichkeiten, künftige Forderungsausfälle zu minimieren. Alternativ hierzu bietet es sich bei größeren Aufträgen an, diese in kleinere Teilaufträge zu teilen, um diese schneller, d.h. kurzfristiger, abrechnen zu können (Teilschlussrechnung).
Ist Ihnen bei der Auflistung etwas aufgefallen? Nein? Nun: Sämtliche der o.a. Punkte sind letztendlich Themen, die vom Unternehmen aktiv beeinflusst werden können und zwar noch bevor eine Rechnung geschrieben wird.
Wir stellen bei unseren Mandanten immer wieder fest: Wenn die Rechtsanwältin bzw. der Rechtsanwalt eingeschaltet wird, dann ist es (fast) zu spät.
Welche weiteren Möglichkeiten zu einem optimalen Forderungsmanagement noch bestehen, das erfahren Sie in einem weiteren Beitrag.
