Möglichkeiten zur Optimierung des Forderungsmanagements im Mittelstand – Teil 2

In vielen Unternehmen wird „Forderungsmanagement“ oftmals gleichgesetzt mit Aspekten wie Mahnwesen, Verzugszinsen oder Inkasso.

Wir führten in einem der letzten Beiträge aus, dass ein gutes Forderungsmanagement nicht allein ein gutes Mahnwesen bedeutet. Es gehört viel mehr dazu. Es sind vor allem die unternehmensinternen Abläufe, die stimmen müssen. Aber genau hieran hakt es oft…

Lassen Sie uns noch einmal kurz zusammenfassen. Durch

  1. Auswahl des „richtigen“ Auftragsgebers,
  2. die Vereinbarung von (realistischen) Zahlungszielen,
  3. eine zeitnahe Fakturierung sowie
  4. die Generierung / Stellung von Abschlagsrechnungen / Vorkassen

kann bereits viel positives für Ihr Unternehmen bewirkt werden.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen weitere Möglichkeiten für ein optimiertes Forderungsmanagement vorstellen:

  1. Enge Überwachung der Zahlungsziele

Die mit dem Auftraggeber vereinbarten Zahlungsziele gilt es eng zu überwachen. Bereits geringe Zielüberschreitungen sollten konsequent angezeigt werden, wobei die „Reaktionsheftigkeit“ fallweise abzustimmen ist. Ein freundlicher Anruf bzw. Hinweis, dass der Zahlungstermin überschritten wurde, wirkt manchmal „Wunder“. Es gilt, von Anfang an klare Signale zu setzen, dass das Forderungsmanagement funktioniert.

  1. Enge Abstimmung der Buchhaltung mit dem Vertrieb

Buchhaltung und Vertrieb sollten beim Auftraggeber als eine Einheit auftreten. Spätestens bei verspäteten Zahlungseingängen empfiehlt sich der persönliche Kontakt des Vertriebsmitarbeiters zum Auftraggeber. Selbstverständlich sind dennoch formale juristische Aspekte weiterhin zu beachten. Fehlentwicklungen z.B. Annahme weiterer Aufträge bei rückständigen Altforderungen gilt es zu vermeiden

  1. Konsequente Aufgabe von problematischen Geschäftsbeziehungen

Sollten diese und andere Maßnahmen nicht fruchten, bleibt als Ultima Ratio perspektivisch nur, sich konsequent von dieser Kundenverbindung zu trennen bzw. nur auf Basis von Vorkasse zu leisten.  Dem Generalargument vieler Unternehmen (Umsatzverlust) stehen handfeste betriebs­wirtschaftliche Argumentationen gegenüber. Neben hohen administrativen Kosten beim Auftragnehmer in Kombination mit einer spürbaren Liquiditäts­einengung aufgrund der säumigen Zahlungen führt eine angemessene kaufmännische Berücksichtigung der in den Debitoren vorhandenen Risiken (Wertberichtigung) dazu, dass sich die vermeintlich mit dieser Kundenverbindung erzielten Erträge eigentlich als Verlust herausstellen.

  1. Ordnungsgemäße Dokumentation / frühzeitige Einbindung juristischer Kompetenz

Um dann für den Fall des Falles optimal gewappnet zu sein, sollte bereits während der Leistungserstellung eine ordnungsgemäße Dokumentation erfolgen, auch oder gerade bei (branchenbedingten) Leistungsstörungen (z.B. Baubranche). Vom Kunden gewünschte Mehrleistungen sollten nur nach einer schriftlichen Ausweitung des Auftragsumfanges ausgeführt werden. Externes Knowhow ist frühzeitig einzubinden, um auf eine mögliche juristische Auseinandersetzung optimal vorbereitet zu sein.

Fazit:  Abschließend gilt es festzuhalten, dass ein aktives und betriebswirtschaftlich wirkungsvolles „Debitorenmanagement“ nicht erst ab der Entstehung der Forderung beginnt. Durch eine Fülle von bereits im Vorfeld ansetzenden Präventivmaßnahmen kann die Zeitspanne bis zum Geldeingang verkürzt und das potenzielle Delkredere-Risiko spürbar reduziert werden.

Dies setzt eine konsequente kaufmännische Ausrichtung und Führung des Unternehmens voraus.

Seminare

Praxisnah, effektiv, nachhaltig
– Wie wir trainieren

PETER SCHAAF

GESCHÄFTSFÜHRER

 

Ein Sprichwort sagt: Nur wenn das Feuer in dir brennt, kannst du es bei anderen entfachen. Nach diesem Prinzip gestalte ich meine Seminare. Abwarten und reagieren – das ist nicht meine Sache; aktives und zeitnahes Handeln zeichnet mich aus. Dieses Feedback erhalte ich auch immer wieder von Kunden und Teilnehmern. Denn den gewünschten Effekt kann man nur dann erzielen, wenn die vorgeschlagenen Handlungsmaßnahmen bzw. Seminarinhalte auch umgesetzt werden. Auf dieser Überzeugung baue ich meine Arbeit auf.

Beruflicher Werdegang

  • Berufsausbildung zum Bankkaufmann bei der Sparkasse Bonn
  • Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Universität zu Köln mit den Schwerpunkten Bankbetriebslehre, Wirtschaftsprüfung und Steuerrecht
  • Dreijährige Tätigkeit im gewerblichen Aktivgeschäft der Sparkasse Bonn in den Bereichen Marktfolge und Markt
  • Langjährige Managementerfahrung als „Sparringspartner“ für mittelständische Unternehmen in betriebswirtschaftlichen Themenstellungen wie Finanzierung, Controlling oder Sanierung bei renommierten Beratungsgesellschaften
  • Zudem umfangreiche Erfahrung als Dozent aus mittlerweile mehr als über 2.000 Seminartagen
  • Erfolgreicher Abschluss der Lehrgänge zum „Zertifizierten Unternehmensberater CMC/BDU“ sowie „Zertifizierten Restrukturierungs- und Sanierungsexperte RWS“

 

Neben dem beruflichen Werdegang zieht sich die Thematik des „Troubleshooting“ seit vielen Jahren über die private Seite des Unternehmensberaters Peter Schaaf.

So trat er 1985 in die Freiwillige Feuerwehr Bonn ein und durchlief eine „klassische Feuerwehrkarriere“ von der Grundausbildung, dem Truppführer Lehrgang bis hin zum Abschluss des Gruppenführerlehrgangs im Jahr 1997. 2010 erhielt er vom Innenminister des Landes NRW das Feuerwehrehrenzeichen in Silber. Im Jahr 2020 absolvierte er erfolgreich die Ausbildung zum Zugführer am Institut der Feuerwehr in Münster und erlangte damit die Qualifikation, einen kompletten Feuerwehrzug (rund 24 Einsatzkräfte) im Einsatzgeschehen führen zu können.

Auch heute noch ist der Brandinspektor Peter Schaaf aktiv in seiner Einheit unter anderem als stellvertretender Einheitsführung, Vorsitzender des Fördervereins und, und, und … tätig.

 

Feuerwehr Ehrenzeichen Gold_Peter Schaaf

 

Ausbildung und Qualifikationen bei der Feuerwehr

  • 1988 Grundausbildung
  • 1990 Ausbildung zum Atemschutzgeräteträger
  • 1991 Führerschein für LKWs und Feuerwehrfahrzeuge
  • 1992 Ausbildung zum Maschinisten
  • 1996 Ausbildung zum Truppführer
  • 1997 Ausbildung zum Gruppenführer
  • 2020 Ausbildung zum Zugführer

Beförderungen:

  • 1989 Feuerwehrmann
  • 1993 Oberfeuerwehrmann
  • 1997 Unterbrandmeister
  • 1999 Brandmeister
  • 2002 Oberbrandmeister
  • 2010 Hauptbrandmeister
  • 2020 Brandinspektor