Geben Sie unternehmerischen Problemen und Wissenslücken keinen Zunder

Als Hauptbrandmeister bekämpfe ich bei der Feuerwehr bereits seit über 30 Jahren erfolgreich Brände, seit über 20 Jahren auch in Unternehmen in meiner Funktion als Unternehmensberater.

Hierbei haben meine Partner und ich bereits in zahlreichen Unternehmen brennende Probleme gelöst und unseren Kunden nachhaltig unterstützt.

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Ihr Peter Schaaf

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Möglichkeiten zur Optimierung des Forderungsmanagements im Mittelstand – Teil 2

In vielen Unternehmen wird „Forderungsmanagement“ oftmals gleichgesetzt mit Aspekten wie Mahnwesen, Verzugszinsen oder Inkasso.

Wir führten in einem der letzten Beiträge aus, dass ein gutes Forderungsmanagement nicht allein ein gutes Mahnwesen bedeutet. Es gehört viel mehr dazu. Es sind vor allem die unternehmensinternen Abläufe, die stimmen müssen. Aber genau hieran hakt es oft…

Lassen Sie uns noch einmal kurz zusammenfassen. Durch

  1. Auswahl des „richtigen“ Auftragsgebers,
  2. die Vereinbarung von (realistischen) Zahlungszielen,
  3. eine zeitnahe Fakturierung sowie
  4. die Generierung / Stellung von Abschlagsrechnungen / Vorkassen

kann bereits viel positives für Ihr Unternehmen bewirkt werden.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen weitere Möglichkeiten für ein optimiertes Forderungsmanagement vorstellen:

  1. Enge Überwachung der Zahlungsziele

Die mit dem Auftraggeber vereinbarten Zahlungsziele gilt es eng zu überwachen. Bereits geringe Zielüberschreitungen sollten konsequent angezeigt werden, wobei die „Reaktionsheftigkeit“ fallweise abzustimmen ist. Ein freundlicher Anruf bzw. Hinweis, dass der Zahlungstermin überschritten wurde, wirkt manchmal „Wunder“. Es gilt, von Anfang an klare Signale zu setzen, dass das Forderungsmanagement funktioniert.

  1. Enge Abstimmung der Buchhaltung mit dem Vertrieb

Buchhaltung und Vertrieb sollten beim Auftraggeber als eine Einheit auftreten. Spätestens bei verspäteten Zahlungseingängen empfiehlt sich der persönliche Kontakt des Vertriebsmitarbeiters zum Auftraggeber. Selbstverständlich sind dennoch formale juristische Aspekte weiterhin zu beachten. Fehlentwicklungen z.B. Annahme weiterer Aufträge bei rückständigen Altforderungen gilt es zu vermeiden

  1. Konsequente Aufgabe von problematischen Geschäftsbeziehungen

Sollten diese und andere Maßnahmen nicht fruchten, bleibt als Ultima Ratio perspektivisch nur, sich konsequent von dieser Kundenverbindung zu trennen bzw. nur auf Basis von Vorkasse zu leisten.  Dem Generalargument vieler Unternehmen (Umsatzverlust) stehen handfeste betriebs­wirtschaftliche Argumentationen gegenüber. Neben hohen administrativen Kosten beim Auftragnehmer in Kombination mit einer spürbaren Liquiditäts­einengung aufgrund der säumigen Zahlungen führt eine angemessene kaufmännische Berücksichtigung der in den Debitoren vorhandenen Risiken (Wertberichtigung) dazu, dass sich die vermeintlich mit dieser Kundenverbindung erzielten Erträge eigentlich als Verlust herausstellen.

  1. Ordnungsgemäße Dokumentation / frühzeitige Einbindung juristischer Kompetenz

Um dann für den Fall des Falles optimal gewappnet zu sein, sollte bereits während der Leistungserstellung eine ordnungsgemäße Dokumentation erfolgen, auch oder gerade bei (branchenbedingten) Leistungsstörungen (z.B. Baubranche). Vom Kunden gewünschte Mehrleistungen sollten nur nach einer schriftlichen Ausweitung des Auftragsumfanges ausgeführt werden. Externes Knowhow ist frühzeitig einzubinden, um auf eine mögliche juristische Auseinandersetzung optimal vorbereitet zu sein.

Fazit:  Abschließend gilt es festzuhalten, dass ein aktives und betriebswirtschaftlich wirkungsvolles „Debitorenmanagement“ nicht erst ab der Entstehung der Forderung beginnt. Durch eine Fülle von bereits im Vorfeld ansetzenden Präventivmaßnahmen kann die Zeitspanne bis zum Geldeingang verkürzt und das potenzielle Delkredere-Risiko spürbar reduziert werden.

Dies setzt eine konsequente kaufmännische Ausrichtung und Führung des Unternehmens voraus.

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