Strukturierte Kommunikation im digitalen Zeitalter – Teil 2

Im letzten Beitrag haben wir über die Herausforderungen einer professionellen Unternehmenskommunikation gesprochen. Wir führten aus, dass durch die Anzahl der mittlerweile angebotenen Kommunikationskanäle in Kombination mit der Tatsache, dass eine 24-stündige Erreichbarkeit praktisch vorausgesetzt wird, eine strukturierte Unternehmenskommunikation nicht einfach zu erzielen ist.

Einfluss der Kommunikation auf die Arbeitseffizienz

Auch wenn es vielleicht im ersten Moment etwas merkwürdig klingen mag: Die Effizienz der Arbeitsabläufe in einem Unternehmen wird maßgeblich durch eine strukturierte Kommunikationskultur geprägt. 

Wie oft schon ist es vorgekommen, dass beispielsweise Materialeinkäufe nicht, zu spät oder doppelt getätigt wurden, weil wichtige Informationen zwischen Kunde und Unternehmen oder aber den einzelnen Abteilungen am Ende auf der Strecke geblieben sind? 

Natürlich gilt auch hier. Fehlerfreiheit ist ein hohes Ziel, welches sich praktisch nicht erreichen lässt. Fehler kommen vor, sie sollten aber die Ausnahme und nicht die Regel bleiben. 

Ein praktisches Beispiel

Wie immer helfen Praxisberichte, Botschaften zu vermitteln. In unserem Fall handelt es sich um ein Familienunternehmen mit ca. 20 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, welches vor einigen Jahren von einem Konzern erworben wurde. 

Die strategischen Weisungen der Konzernzentrale werden primär per Mail und / oder einem internen Nachrichtensystem übermittelt, zu dem auch sämtliche Mitarbeiter mit unterschiedlichen Berechtigungen Zugang haben.

Die Geschäftsführung nutzt zur Kommunikation mit der Belegschaft 

  • primär den Nachrichtendienst Signal, 
  • die Kommunikation über das interne Netzwerk, 
  • selektiv den klassischen Mailverkehr und 
  • sporadisch den Austausch per SMS bzw. Telefon. 

Eine Struktur, wann welches Medium verwendet wird, ist nicht zu erkennen.

Ähnliches war auf der Seite der Belegschaft festzustellen. Je nach Vorliebe des einzelnen Mitarbeiters wird das eine oder andere Medium präferiert. 

Im Zeitablauf stellte sich heraus, dass der größte Kommunikationsanteil über die Plattform Signal abgewickelt wurde. Da es keinerlei Anweisung gab, welcher Inhalt über welche Plattform darzustellen ist, wurden im Zeitablauf auch vermehrt private Botschaften, Urlaubsfotos, Verabredungen usw. über Signal ausgetauscht. Der Daten Traffic stieg deutlich an. So gab es Tage, in denen über 200 Nachrichten über die Signalgruppe im Unternehmen ausgetauscht wurden – wie beschrieben: bei einer Belegschaft von 20 Personen.

Ihre Einschätzung 

Wie so oft, möchte ich mich mit diesem Beispiel mit einer direkten Frage an Sie, sehr verehrte Leserinnen und Leser, wenden. 

Bitte beurteilen Sie die Kommunikation im Unternehmen mit einer Skala von eins (sehr gut) bis sechs (sehr schlecht). 

Schätzen Sie zudem die Auswirkung auf die Effizienz des Unternehmens mit der Bandbreite von eins (Kommunikation führt zu einer Effizienzverbesserung) bis zur Skala sechs (Kommunikation führt zu einer Effizienzverschlechterung) ab. 

Ein Hinweis noch: Bitte lesen Sie sich das skizzierte Beispiel noch einmal in Ruhe durch.

Darf ich nach Ihrer Einschätzung Fragen? – Sehen Sie, ich dachte mir so etwas bereits. 

Unsere Einschätzung

Lassen Sie mich unsere Sicht der Dinge einmal mit dem arithmetischen Mittel beider Noten darstellen. Es ergibt sich eine glatte sechs – die Versetzung wäre damit gefährdet.

Zusammenstellung typischer Schwächen einer unprofessionellen Unternehmenskommunikation

Letztendlich sprechen die Kommunikationsstruktur und das Kommunikationsverhalten in einem Unternehmen für bzw. gegen die Unternehmensführung.

Lassen Sie uns anhand dieses Beispiels die typischen Schwächen einer unprofessionellen Unternehmenskommunikation aufzeigen:

  • Es werden zu viele Kommunikationskanäle parallel genutzt.
  • Es erfolgt keine zentrale Verdichtung sämtlicher Informationen aus den Kanälen.
  • Klare Regelungen, wann welcher Kommunikationskanal wofür genutzt werden soll, fehlen
  • Es erfolgt keine Kategorisierung der Nachrichten anhand von Stichworten und oder Nummern. Private und dienstliche Kommunikationsinhalte werden nicht separiert.

Mit einem großen Lächeln im Gesicht: Wenn Sie sich jetzt an die eigene Nase fassen, dann lächeln Sie mit mir mit….

Konsequenzen und Tipps zur Professionalisierung der Kommunikation

Jede Organisationsstruktur lässt sich ändern. Gerne erhalten Sie hierzu unsere betriebswirtschaftlichen Tipps, aber erst im nächsten Beitrag.

Seminare

Praxisnah, effektiv, nachhaltig
– Wie wir trainieren

PETER SCHAAF

GESCHÄFTSFÜHRER

Ein Sprichwort sagt: Nur wenn das Feuer in dir brennt, kannst du es bei anderen entfachen. Nach diesem Prinzip gestalte ich meine Seminare. Abwarten und reagieren – das ist nicht meine Sache; aktives und zeitnahes Handeln zeichnet mich aus. Dieses Feedback erhalte ich auch immer wieder von Kunden und Teilnehmern. Denn den gewünschten Effekt kann man nur dann erzielen, wenn die vorgeschlagenen Handlungsmaßnahmen bzw. Seminarinhalte auch umgesetzt werden. Auf dieser Überzeugung baue ich meine Arbeit auf.

Beruflicher Werdegang

  • Berufsausbildung zum Bankkaufmann bei der Sparkasse Bonn
  • Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Universität zu Köln mit den Schwerpunkten Bankbetriebslehre, Wirtschaftsprüfung und Steuerrecht
  • Dreijährige Tätigkeit im gewerblichen Aktivgeschäft der Sparkasse Bonn in den Bereichen Marktfolge und Markt
  • Langjährige Managementerfahrung als „Sparringspartner“ für mittelständische Unternehmen in betriebswirtschaftlichen Themenstellungen wie Finanzierung, Controlling oder Sanierung bei renommierten Beratungsgesellschaften
  • Zudem umfangreiche Erfahrung als Dozent aus mittlerweile mehr als über 2.000 Seminartagen
  • Erfolgreicher Abschluss der Lehrgänge zum „Zertifizierten Unternehmensberater CMC/BDU“ sowie „Zertifizierten Restrukturierungs- und Sanierungsexperte RWS“

Neben dem beruflichen Werdegang zieht sich die Thematik des „Troubleshooting“ seit vielen Jahren über die private Seite des Unternehmensberaters Peter Schaaf.

So trat er 1985 in die Freiwillige Feuerwehr Bonn ein und durchlief eine „klassische Feuerwehrkarriere“ von der Grundausbildung, dem Truppführer Lehrgang bis hin zum Abschluss des Gruppenführerlehrgangs im Jahr 1997. 2010 erhielt er vom Innenminister des Landes NRW das Feuerwehrehrenzeichen in Silber. Im Jahr 2020 absolvierte er erfolgreich die Ausbildung zum Zugführer am Institut der Feuerwehr in Münster und erlangte damit die Qualifikation, einen kompletten Feuerwehrzug (rund 24 Einsatzkräfte) im Einsatzgeschehen führen zu können.

Auch heute noch ist der Brandinspektor Peter Schaaf unter anderem als stellvertretender Einheitsführer, Vorsitzender des Fördervereins und, und, und … aktiv in seiner Einheit tätig.

Feuerwehr Ehrenzeichen Gold_Peter Schaaf

Ausbildung und Qualifikationen bei der Feuerwehr

  • 1988 Grundausbildung
  • 1990 Ausbildung zum Atemschutzgeräteträger
  • 1991 Führerschein für LKWs und Feuerwehrfahrzeuge
  • 1992 Ausbildung zum Maschinisten
  • 1996 Ausbildung zum Truppführer
  • 1997 Ausbildung zum Gruppenführer
  • 2020 Ausbildung zum Zugführer

Beförderungen:

  • 1989 Feuerwehrmann
  • 1993 Oberfeuerwehrmann
  • 1997 Unterbrandmeister
  • 1999 Brandmeister
  • 2002 Oberbrandmeister
  • 2010 Hauptbrandmeister
  • 2020 Brandinspektor