Im letzten Beitrag haben wir über die Herausforderungen einer professionellen Unternehmenskommunikation gesprochen. Wir führten aus, dass durch die Anzahl der mittlerweile angebotenen Kommunikationskanäle in Kombination mit der Tatsache, dass eine 24-stündige Erreichbarkeit praktisch vorausgesetzt wird, eine strukturierte Unternehmenskommunikation nicht einfach zu erzielen ist.
Einfluss der Kommunikation auf die Arbeitseffizienz
Auch wenn es vielleicht im ersten Moment etwas merkwürdig klingen mag: Die Effizienz der Arbeitsabläufe in einem Unternehmen wird maßgeblich durch eine strukturierte Kommunikationskultur geprägt.
Wie oft schon ist es vorgekommen, dass beispielsweise Materialeinkäufe nicht, zu spät oder doppelt getätigt wurden, weil wichtige Informationen zwischen Kunde und Unternehmen oder aber den einzelnen Abteilungen am Ende auf der Strecke geblieben sind?
Natürlich gilt auch hier. Fehlerfreiheit ist ein hohes Ziel, welches sich praktisch nicht erreichen lässt. Fehler kommen vor, sie sollten aber die Ausnahme und nicht die Regel bleiben.
Ein praktisches Beispiel
Wie immer helfen Praxisberichte, Botschaften zu vermitteln. In unserem Fall handelt es sich um ein Familienunternehmen mit ca. 20 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, welches vor einigen Jahren von einem Konzern erworben wurde.
Die strategischen Weisungen der Konzernzentrale werden primär per Mail und / oder einem internen Nachrichtensystem übermittelt, zu dem auch sämtliche Mitarbeiter mit unterschiedlichen Berechtigungen Zugang haben.
Die Geschäftsführung nutzt zur Kommunikation mit der Belegschaft
- primär den Nachrichtendienst Signal,
- die Kommunikation über das interne Netzwerk,
- selektiv den klassischen Mailverkehr und
- sporadisch den Austausch per SMS bzw. Telefon.
Eine Struktur, wann welches Medium verwendet wird, ist nicht zu erkennen.
Ähnliches war auf der Seite der Belegschaft festzustellen. Je nach Vorliebe des einzelnen Mitarbeiters wird das eine oder andere Medium präferiert.
Im Zeitablauf stellte sich heraus, dass der größte Kommunikationsanteil über die Plattform Signal abgewickelt wurde. Da es keinerlei Anweisung gab, welcher Inhalt über welche Plattform darzustellen ist, wurden im Zeitablauf auch vermehrt private Botschaften, Urlaubsfotos, Verabredungen usw. über Signal ausgetauscht. Der Daten Traffic stieg deutlich an. So gab es Tage, in denen über 200 Nachrichten über die Signalgruppe im Unternehmen ausgetauscht wurden – wie beschrieben: bei einer Belegschaft von 20 Personen.
Ihre Einschätzung
Wie so oft, möchte ich mich mit diesem Beispiel mit einer direkten Frage an Sie, sehr verehrte Leserinnen und Leser, wenden.
Bitte beurteilen Sie die Kommunikation im Unternehmen mit einer Skala von eins (sehr gut) bis sechs (sehr schlecht).
Schätzen Sie zudem die Auswirkung auf die Effizienz des Unternehmens mit der Bandbreite von eins (Kommunikation führt zu einer Effizienzverbesserung) bis zur Skala sechs (Kommunikation führt zu einer Effizienzverschlechterung) ab.
Ein Hinweis noch: Bitte lesen Sie sich das skizzierte Beispiel noch einmal in Ruhe durch.
Darf ich nach Ihrer Einschätzung Fragen? – Sehen Sie, ich dachte mir so etwas bereits.
Unsere Einschätzung
Lassen Sie mich unsere Sicht der Dinge einmal mit dem arithmetischen Mittel beider Noten darstellen. Es ergibt sich eine glatte sechs – die Versetzung wäre damit gefährdet.
Zusammenstellung typischer Schwächen einer unprofessionellen Unternehmenskommunikation
Letztendlich sprechen die Kommunikationsstruktur und das Kommunikationsverhalten in einem Unternehmen für bzw. gegen die Unternehmensführung.
Lassen Sie uns anhand dieses Beispiels die typischen Schwächen einer unprofessionellen Unternehmenskommunikation aufzeigen:
- Es werden zu viele Kommunikationskanäle parallel genutzt.
- Es erfolgt keine zentrale Verdichtung sämtlicher Informationen aus den Kanälen.
- Klare Regelungen, wann welcher Kommunikationskanal wofür genutzt werden soll, fehlen.
- Es erfolgt keine Kategorisierung der Nachrichten anhand von Stichworten und oder Nummern. Private und dienstliche Kommunikationsinhalte werden nicht separiert.
Mit einem großen Lächeln im Gesicht: Wenn Sie sich jetzt an die eigene Nase fassen, dann lächeln Sie mit mir mit….
Konsequenzen und Tipps zur Professionalisierung der Kommunikation
Jede Organisationsstruktur lässt sich ändern. Gerne erhalten Sie hierzu unsere betriebswirtschaftlichen Tipps, aber erst im nächsten Beitrag.
