Verpobung der Materialaufwendungen bei Handelsunternehmen

Die Qualität des Rechnungswesens ist immer wieder ein großes Thema. Eine unzureichende betriebswirtschaftliche Aussagekraft hat in aller Regel mehrere Ursachen. 

Regelmäßige Kommunikation mit der Buchhaltung

Ein wesentlicher Faktor liegt, meine sehr verehrten Damen und Herren, immer wieder darin, dass das Unternehmen nicht aktiv mit der Buchhaltung oder aber der steuerlichen Begleitung betriebswirtschaftlich relevante Themen kommuniziert. Zu dieser regelmäßigen Kommunikation gehört es auch, wesentliche Aspekte gegenseitig zu kontrollieren, um auf diese Weise Fehler frühzeitig zu erkennen oder sogar gänzlich ausschalten zu können.

Im vorletzten Blog haben wir beispielsweise die Notwendigkeit thematisiert, die Umsatzerlöse aus dem internen Rechnungswesen bzw. der Warenwirtschaft des Unternehmens mit den in der Summen- und Saldenliste verbuchten Erlösen abzustimmen. Diese Ausführungen haben wir primär auf Handelsunternehmen bezogen.

Aber egal, ob Sie Händler, Dienstleister oder Produzent sind. Die Grundidee ist auf alle Unternehmen übertragbar.

Im heutigen Beitrag möchten wir uns primär an Leserinnen und Leser wenden, die ein Handelsunternehmen führen bzw. diesen Unternehmenstyp betriebswirtschaftlich beurteilen.

Materialeinkauf versus Materialeinsatz

In unseren bisherigen Beiträgen haben wir bereits ausgeführt, dass der reine Materialeinkauf von dem Materialverbrauch bzw. Materialeinsatz zu unterscheiden ist. 

Die Höhe des Einkaufs ist allein für die Ertragslage Ihres Unternehmens und damit auch für die betriebswirtschaftliche Auswertung irrelevant. Entscheidend ist vielmehr die Frage, wie viel Material zur Erzielung der Gesamtleistung in der jeweiligen Periode tatsächlich benötigt worden ist. Dies wird als Materialaufwand oder Materialeinsatz bezeichnet.

Für betriebswirtschaftliche Auswertungen bedeutet dies, dass dort nicht nur die laufenden Materialeingangsrechnungen verbucht werden müssen. Vielmehr gilt es am Ende eines jeden Monats auch die jeweilige Erhöhung oder Reduzierung des Warenbestandes im Vergleich zu dem Vormonat zu erfassen. 

Da eine monatliche körperliche Inventuraufnahme nicht möglich ist, bleibt hier nur ein EDV-gestütztes System (Warenwirtschaft), aus dem die jeweiligen Bestände hinsichtlich der Stückzahl aber auch wertmäßig exportiert werden können.

Wichtig: Die rechnerisch sich ergebende Handelsspanne aus der BWA bzw. Gewinn- und Verlustrechnung sollte betriebswirtschaftlich eine hohe Aussagekraft besitzen.

Sie fragen sich, wie Sie das erreichen können? Hierzu folgende pragmatischen Tipps:

  1. Exportieren Sie am Monatsende jeweils die Bestände aus Ihrer Warenwirtschaft und archivieren Sie diese. So können Sie jederzeit auch rückwirkend die Höhe des Bestandes reproduzieren.
  2. Exportieren und archivieren Sie auch die Handelsmargen bzw. den rechnerischen Materialverbrauch, der sich aus der Warenwirtschaft bei einer Selektion nach Kunden, aber auch einer Selektion nach Produktgruppen ergibt.
  3. Leiten Sie den rechnerischen Warenbestand an Ihre Buchhaltung weiter und veranlassen Sie dort die monatliche Gegenbuchung des jeweiligen Aufbaus bzw. Abbaus des Warenlagers.
  4. Klären Sie im Vorfeld mit Ihrer Buchhaltung ab, welche einzelnen Konten in der Summen- und Saldenliste den reinen Warenverbrauch bestimmen. 

Weitere Faktoren, die ertragswirksam im Materialaufwand verbucht werden, sollten in eigenen Konten separiert werden. Zu nennen sind hier insbesondere Boni, Rabatte, Gratifikationen, aber auch Retouren. Diese sind zwar in ihrer Gesamtheit ergebniswirksam, verfälschen aber später die Brutto-Handelsmargen.

  1. Vergleichen Sie den Bruttomaterialverbrauch aus der Summen- und  Saldenliste (ohne die skizzierten Faktoren) mit dem rechnerischen Materialeinsatz der Periode, der über die Produktgruppen bzw. Kunden selektiert wurde. Diese Werte sollten (weitestgehend) identisch sein.
  2. Leiten Sie ergänzend hierzu eine Bruttohandelsspanne aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung ab, indem Sie den betriebswirtschaftlich relevanten Rohertrag durch die relevanten Umsatzerlöse dividieren. Achten Sie hierbei darauf, dass Sie Faktoren, die die Bruttohandelsspanne verfälschen (wie Erlösschmälerungen, Jahresboni etc.) zunächst nicht berücksichtigen.
  3. Vergleichen Sie nun die sich auf diese Weise ergebende Bruttohandelsspanne aus Ihrem externen Rechnungswesen mit den Handelsspannen, die bei sämtlichen Kunden, aber auch Produkten im Durchschnitt angezeigt wird. 

Zwar wird es bei diesen Quoten zu Abweichungen kommen. Die Höhe der Abweichung müsste sich aber in einem überschaubaren Korridor bewegen.

  1. Vergleichen Sie in einem weiteren Schritt die auf diese Weise ermittelten Handelsspannen mit der betriebswirtschaftlichen Rohertragsquote des Vorjahres oder der Vorjahre aus Ihren Jahresabschlüssen. 

Wenn Sie hier die richtigen Konten aus dem Kontennachweis selektieren und auf diese Weise die Rohertragsquote berechnen, dann müssten sich interpretierbarer Zusammenhänge ergeben. 

Sollte sich Ihr Produktsortiment beispielsweise wenig geändert haben oder Sie Preisveränderungen am Einkaufsmarkt direkt auch an Ihre Kunden weitergegeben haben, dürften sich nur sehr minimale Quotenveränderungen ergeben. 

Haben Sie dagegen, was wir Ihnen sehr wünschen, die Preise im aktuellen Jahr spürbar nach oben angepasst, obwohl die Einkaufskonditionen unverändert waren, dann müsste Ihre aktuelle Handelsspanne über der Handelsspanne des Vorjahres liegen.

Alles klar? Wenn nein: Kein Problem. Wir unterstützen Sie gerne. Kontaktieren Sie uns einfach unter Info@Schaaf-Office.de oder 02208 921655

Seminare

Praxisnah, effektiv, nachhaltig
– Wie wir trainieren

PETER SCHAAF

GESCHÄFTSFÜHRER

Ein Sprichwort sagt: Nur wenn das Feuer in dir brennt, kannst du es bei anderen entfachen. Nach diesem Prinzip gestalte ich meine Seminare. Abwarten und reagieren – das ist nicht meine Sache; aktives und zeitnahes Handeln zeichnet mich aus. Dieses Feedback erhalte ich auch immer wieder von Kunden und Teilnehmern. Denn den gewünschten Effekt kann man nur dann erzielen, wenn die vorgeschlagenen Handlungsmaßnahmen bzw. Seminarinhalte auch umgesetzt werden. Auf dieser Überzeugung baue ich meine Arbeit auf.

Beruflicher Werdegang

  • Berufsausbildung zum Bankkaufmann bei der Sparkasse Bonn
  • Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Universität zu Köln mit den Schwerpunkten Bankbetriebslehre, Wirtschaftsprüfung und Steuerrecht
  • Dreijährige Tätigkeit im gewerblichen Aktivgeschäft der Sparkasse Bonn in den Bereichen Marktfolge und Markt
  • Langjährige Managementerfahrung als „Sparringspartner“ für mittelständische Unternehmen in betriebswirtschaftlichen Themenstellungen wie Finanzierung, Controlling oder Sanierung bei renommierten Beratungsgesellschaften
  • Zudem umfangreiche Erfahrung als Dozent aus mittlerweile mehr als über 2.000 Seminartagen
  • Erfolgreicher Abschluss der Lehrgänge zum „Zertifizierten Unternehmensberater CMC/BDU“ sowie „Zertifizierten Restrukturierungs- und Sanierungsexperte RWS“

Neben dem beruflichen Werdegang zieht sich die Thematik des „Troubleshooting“ seit vielen Jahren über die private Seite des Unternehmensberaters Peter Schaaf.

So trat er 1985 in die Freiwillige Feuerwehr Bonn ein und durchlief eine „klassische Feuerwehrkarriere“ von der Grundausbildung, dem Truppführer Lehrgang bis hin zum Abschluss des Gruppenführerlehrgangs im Jahr 1997. 2010 erhielt er vom Innenminister des Landes NRW das Feuerwehrehrenzeichen in Silber. Im Jahr 2020 absolvierte er erfolgreich die Ausbildung zum Zugführer am Institut der Feuerwehr in Münster und erlangte damit die Qualifikation, einen kompletten Feuerwehrzug (rund 24 Einsatzkräfte) im Einsatzgeschehen führen zu können.

Auch heute noch ist der Brandinspektor Peter Schaaf unter anderem als stellvertretender Einheitsführer, Vorsitzender des Fördervereins und, und, und … aktiv in seiner Einheit tätig.

Feuerwehr Ehrenzeichen Gold_Peter Schaaf

Ausbildung und Qualifikationen bei der Feuerwehr

  • 1988 Grundausbildung
  • 1990 Ausbildung zum Atemschutzgeräteträger
  • 1991 Führerschein für LKWs und Feuerwehrfahrzeuge
  • 1992 Ausbildung zum Maschinisten
  • 1996 Ausbildung zum Truppführer
  • 1997 Ausbildung zum Gruppenführer
  • 2020 Ausbildung zum Zugführer

Beförderungen:

  • 1989 Feuerwehrmann
  • 1993 Oberfeuerwehrmann
  • 1997 Unterbrandmeister
  • 1999 Brandmeister
  • 2002 Oberbrandmeister
  • 2010 Hauptbrandmeister
  • 2020 Brandinspektor