Die Qualität des Rechnungswesens ist immer wieder ein großes Thema. Eine unzureichende betriebswirtschaftliche Aussagekraft hat in aller Regel mehrere Ursachen.
Regelmäßige Kommunikation mit der Buchhaltung
Ein wesentlicher Faktor liegt, meine sehr verehrten Damen und Herren, immer wieder darin, dass das Unternehmen nicht aktiv mit der Buchhaltung oder aber der steuerlichen Begleitung betriebswirtschaftlich relevante Themen kommuniziert. Zu dieser regelmäßigen Kommunikation gehört es auch, wesentliche Aspekte gegenseitig zu kontrollieren, um auf diese Weise Fehler frühzeitig zu erkennen oder sogar gänzlich ausschalten zu können.
Im vorletzten Blog haben wir beispielsweise die Notwendigkeit thematisiert, die Umsatzerlöse aus dem internen Rechnungswesen bzw. der Warenwirtschaft des Unternehmens mit den in der Summen- und Saldenliste verbuchten Erlösen abzustimmen. Diese Ausführungen haben wir primär auf Handelsunternehmen bezogen.
Aber egal, ob Sie Händler, Dienstleister oder Produzent sind. Die Grundidee ist auf alle Unternehmen übertragbar.
Im heutigen Beitrag möchten wir uns primär an Leserinnen und Leser wenden, die ein Handelsunternehmen führen bzw. diesen Unternehmenstyp betriebswirtschaftlich beurteilen.
Materialeinkauf versus Materialeinsatz
In unseren bisherigen Beiträgen haben wir bereits ausgeführt, dass der reine Materialeinkauf von dem Materialverbrauch bzw. Materialeinsatz zu unterscheiden ist.
Die Höhe des Einkaufs ist allein für die Ertragslage Ihres Unternehmens und damit auch für die betriebswirtschaftliche Auswertung irrelevant. Entscheidend ist vielmehr die Frage, wie viel Material zur Erzielung der Gesamtleistung in der jeweiligen Periode tatsächlich benötigt worden ist. Dies wird als Materialaufwand oder Materialeinsatz bezeichnet.
Für betriebswirtschaftliche Auswertungen bedeutet dies, dass dort nicht nur die laufenden Materialeingangsrechnungen verbucht werden müssen. Vielmehr gilt es am Ende eines jeden Monats auch die jeweilige Erhöhung oder Reduzierung des Warenbestandes im Vergleich zu dem Vormonat zu erfassen.
Da eine monatliche körperliche Inventuraufnahme nicht möglich ist, bleibt hier nur ein EDV-gestütztes System (Warenwirtschaft), aus dem die jeweiligen Bestände hinsichtlich der Stückzahl aber auch wertmäßig exportiert werden können.
Wichtig: Die rechnerisch sich ergebende Handelsspanne aus der BWA bzw. Gewinn- und Verlustrechnung sollte betriebswirtschaftlich eine hohe Aussagekraft besitzen.
Sie fragen sich, wie Sie das erreichen können? Hierzu folgende pragmatischen Tipps:
- Exportieren Sie am Monatsende jeweils die Bestände aus Ihrer Warenwirtschaft und archivieren Sie diese. So können Sie jederzeit auch rückwirkend die Höhe des Bestandes reproduzieren.
- Exportieren und archivieren Sie auch die Handelsmargen bzw. den rechnerischen Materialverbrauch, der sich aus der Warenwirtschaft bei einer Selektion nach Kunden, aber auch einer Selektion nach Produktgruppen ergibt.
- Leiten Sie den rechnerischen Warenbestand an Ihre Buchhaltung weiter und veranlassen Sie dort die monatliche Gegenbuchung des jeweiligen Aufbaus bzw. Abbaus des Warenlagers.
- Klären Sie im Vorfeld mit Ihrer Buchhaltung ab, welche einzelnen Konten in der Summen- und Saldenliste den reinen Warenverbrauch bestimmen.
Weitere Faktoren, die ertragswirksam im Materialaufwand verbucht werden, sollten in eigenen Konten separiert werden. Zu nennen sind hier insbesondere Boni, Rabatte, Gratifikationen, aber auch Retouren. Diese sind zwar in ihrer Gesamtheit ergebniswirksam, verfälschen aber später die Brutto-Handelsmargen.
- Vergleichen Sie den Bruttomaterialverbrauch aus der Summen- und Saldenliste (ohne die skizzierten Faktoren) mit dem rechnerischen Materialeinsatz der Periode, der über die Produktgruppen bzw. Kunden selektiert wurde. Diese Werte sollten (weitestgehend) identisch sein.
- Leiten Sie ergänzend hierzu eine Bruttohandelsspanne aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung ab, indem Sie den betriebswirtschaftlich relevanten Rohertrag durch die relevanten Umsatzerlöse dividieren. Achten Sie hierbei darauf, dass Sie Faktoren, die die Bruttohandelsspanne verfälschen (wie Erlösschmälerungen, Jahresboni etc.) zunächst nicht berücksichtigen.
- Vergleichen Sie nun die sich auf diese Weise ergebende Bruttohandelsspanne aus Ihrem externen Rechnungswesen mit den Handelsspannen, die bei sämtlichen Kunden, aber auch Produkten im Durchschnitt angezeigt wird.
Zwar wird es bei diesen Quoten zu Abweichungen kommen. Die Höhe der Abweichung müsste sich aber in einem überschaubaren Korridor bewegen.
- Vergleichen Sie in einem weiteren Schritt die auf diese Weise ermittelten Handelsspannen mit der betriebswirtschaftlichen Rohertragsquote des Vorjahres oder der Vorjahre aus Ihren Jahresabschlüssen.
Wenn Sie hier die richtigen Konten aus dem Kontennachweis selektieren und auf diese Weise die Rohertragsquote berechnen, dann müssten sich interpretierbarer Zusammenhänge ergeben.
Sollte sich Ihr Produktsortiment beispielsweise wenig geändert haben oder Sie Preisveränderungen am Einkaufsmarkt direkt auch an Ihre Kunden weitergegeben haben, dürften sich nur sehr minimale Quotenveränderungen ergeben.
Haben Sie dagegen, was wir Ihnen sehr wünschen, die Preise im aktuellen Jahr spürbar nach oben angepasst, obwohl die Einkaufskonditionen unverändert waren, dann müsste Ihre aktuelle Handelsspanne über der Handelsspanne des Vorjahres liegen.
Alles klar? Wenn nein: Kein Problem. Wir unterstützen Sie gerne. Kontaktieren Sie uns einfach unter Info@Schaaf-Office.de oder 02208 921655
