Im ersten Teil unseres aktuellen Beitrages haben wir bereits erste Antworten auf die Frage „Was ist Umsatz?“ geliefert. Wir endeten mit einer betriebswirtschaftlichen Definition des Begriffes „Schlussrechnung“.
Lassen Sie uns nun differenziert hiervon den Begriff der Teilschlussrechnung einmal näher betrachten.
Teilschlussrechnung:
- In Abwandlung des oben gesagten sind Teilschlussrechnungen zu sehen. Wenn Sie den Begriff in seine beiden Bestandteile „Teil“ und „Schlussrechnung“ zerlegen, dann dürfte auch die betriebswirtschaftliche Bedeutung klar werden.
- Ein großer Auftrag wird in Teile, d. h. Gewerke parzelliert. Wenn dann ein Teilbereich abgearbeitet wurde, kann hierfür eine Rechnung gestellt werden.
- Vereinfacht würde dies für ein Bauunternehmen bedeuten, dass beispielsweise eine Teilschlussrechnung gestellt werden kann, wenn der komplette Keller gegossen ist.
- Auch diese Teilschlussrechnung wäre dann in den Erlösen zu verbuchen.
- Das Volumen der Schlussrechnung bei Projektfertigstellung würde dann zwangsläufig kleiner ausfallen, da ein Großteil der Gewerke bereits einzeln abgerechnet worden ist.
Abschlagsrechnungen
- Abschlagsrechnungen oder auch Akontorechnungen bzw. Pro-forma-Rechnungen genannt, dienen ausschließlich dazu, Liquidität zu generieren.
- So kann beispielsweise zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer frei vereinbart werden, ob die gesamte oder auch nur ein Teil der Rechnungssumme bereits bei Auftragsbeginn in Teilen während der Auftragsabwicklung oder erst kurz vor Auftragsende gestellt werden kann. Gerade bei größeren Aufträgen dienen solche Abschlagsrechnungen dem Auftragnehmer dazu, dass Projekt auch entsprechend finanzieren zu können. Zu welchem Zeitpunkt allerdings eine Abschlagsrechnung gestellt werden kann, ist oftmals eine Verhandlungssache zwischen den beiden Vertragsparteien.
- In den meisten Fällen werden diese Abschlagsrechnungen erst dann buchhalterisch erfasst, wenn der Geldeingang bereits vorliegt. Auf diese Weise entfällt die Vorfinanzierung der Umsatzsteuer für den Auftragnehmer. Der Buchungssatz lautet dann per Bank an erhaltene Anzahlungen (und an Umsatzsteuer).
- Wichtig ist hierbei vor allem, dass diese Abschläge nicht erlös-, sondern lediglich bilanzwirksam verbucht werden. Ob und wann Sie Abschlagsrechnungen stellen, ist damit für die Ertragslage und folglich auch für Ihr Unternehmensergebnis irrelevant. Dies bedeutet konsequenterweise auch, dass Sie – auch wenn Sie mehrere Abschlagsrechnungen stellen dürfen-Umsatzerlöse erst dann in Ihren Zahlen ausweisen werden, wenn die Schlussrechnung verbucht wird.
- Doch Vorsicht: Ziel der Gewinn- und Verlustrechnung ist es, ein periodengerechtes Ergebnis auszuweisen. Bei der Anwendung des Gesamtkostenverfahrens bedeutet dies, dass jeden Monat auch die Wertschöpfung Ihres Unternehmens in der betriebswirtschaftlichen Auswertung erfasst werden sollte. Diese Wertschöpfung ist aber unabhängig davon zu sehen, ob Sie Ihre Leistung abrechnen können oder nicht. Sie ahnen sicherlich, auf was das hinausläuft.
- Wenn Sie nicht an jedem Monatsende (teil-)schlussrechnen können, dann ist die von Ihrem Unternehmen erbrachte Wertschöpfung trotzdem zu bewerten und ertragswirksam zu verbuchen. Das Zauberwort heißt nun Bestandsveränderungen der unfertigen und fertigen Arbeiten.
- Halten wir fest: In den Monaten, in denen Sie eine Wertschöpfung erbringen, die Sie aber nicht abrechnen können, ist ein Bestandsaufbau in Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung zu erfassen. Der entsprechende Buchungssatz hierzu lautet (per unfertige und fertige Arbeiten an Bestandsveränderungen).
- Wenn Sie Ihren Auftrag später dann abrechnen (genauer: schlussrechnen) können, dann ist die Schlussrechnung in die Umsatzerlöse zu buchen. (per Debitoren an Umsatzerlöse / an Umsatzsteuer).
- Im Gegenzug ist nun der Teil der Wertschöpfung wieder zu korrigieren, der in den Vormonaten als (kalkulatorischer Erlös d. h. als Bestandsaufbau erfasst wurde. (Per Bestandsveränderungen unfertige und fertige Arbeiten).
- Sollten Sie im Vorfeld bereits Abschläge von Ihren Auftraggebern erhalten haben, dann sind diese selbstverständlich auch liquiditätsseitig mit der Schlussrechnung zu saldieren (per erhaltene Anzahlungen/per Umsatzsteuer an Debitoren).
Ein Fazit
Ziel dieses Beitrags war es, Ihnen eine kompetente Antwort auf die Frage „was sind Umsatzerlöse?“ zu liefern.
Wir haben aufgezeigt, dass zwischen den Begrifflichkeiten Schlussrechnung, Teilschlussrechnung und Abschlagsrechnung zu differenzieren ist.
Diese unterschiedlichen Rechnungen sind auch unterschiedlich in der Buchhaltung zu erfassen.
Unser Tipp: Sprechen Sie die Begrifflichkeiten einmal mit Ihrer steuerlichen Begleitung durch. Unternehmen und externe Buchhaltung müssen sich diesbezüglich blind verstehen und auch unter den Begriffen identische Sachverhalte subsumieren.
Wenn Sie hier aneinander vorbeireden, dann ist das Chaos in der Buchhaltung vorprogrammiert.
Und Chaos, meine sehr verehrten Damen und Herren, Chaos möchte doch keiner, oder liegen wir hier falsch!
Sollte es doch einmal zum Chaos kommen -Ihre Hotline: 02208 9216555