Geben Sie unternehmerischen Problemen und Wissenslücken keinen Zunder

Als Hauptbrandmeister bekämpfe ich bei der Feuerwehr bereits seit über 30 Jahren erfolgreich Brände, seit über 20 Jahren auch in Unternehmen in meiner Funktion als Unternehmensberater.

Hierbei haben meine Partner und ich bereits in zahlreichen Unternehmen brennende Probleme gelöst und unseren Kunden nachhaltig unterstützt.

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Ihr Peter Schaaf

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Beurteilung der Qualität vorgelegter wirtschaftlicher Unterlagen

Kennen Sie das: Traue nie einer Statistik, die du nicht selbst gefälscht hast?

Mit einem ganz großen Lächeln: Dieser Beitrag soll keine aktive Hilfestellung dazu sein, wie Jahresabschlüsse, BWAs oder Planungsunterlagen gefälscht werden. Vielmehr geht es uns darum, Ihnen Tipps zu geben, anhand derer Sie Indikatoren für qualitativ hochwertiges Zahlenmaterial erkennen können. Achten Sie darauf, dass Sie stets aktuelle Daten für Analysezwecke heranziehen.

  1. Grundsätzlich gilt: Sofern Unterlagen stets sehr zeitnah vorliegen, so spricht das eher für ein qualitativ gutes Zahlenwerk.
  2. Schauen Sie auf den Vermerk des Steuerbüros, der in den Jahresabschlüssen angedruckt ist. Sofern der Abschluss nur auf Basis der vorgelegten Unterlagen und Informationen erstellt wurde, also keinerlei Plausibilisierungen seitens des Erstellers vorgenommen wurden, so sollten Sie den Unterlagen eher mit einer gesunden Skepsis gegenübertreten.

Sicherlich: Es kann dann nicht zwingend gesagt werden, dass die Zahlen pauschal qualitativ schlecht sind. Im Umkehrschluss gilt aber: Je stärker die steuerliche Begleitung Plausibilisierungshandlungen oder gar Verprobungen durchgeführt hat, desto besser ist in aller Regel die Qualität der Daten einzustufen.

  1. Schauen Sie auf die Qualität der Kommentierungen im Anhang, aber auch in den ergänzenden Unterlagen.
  • Qualitativ hochwertige Zahlen zeichnen sich dadurch aus, dass die Kommentierungen nur wenige Rückfragen, z.B. hinsichtlich der Bewertungen, erfordern. Je nichtssagender die Kommentierungen allerdings sind, desto stärker distanziert sich der Bilanzersteller von den Unterlagen.
  • Ausführungen wie „Die unfertigen Arbeiten wurden auf Basis der Herstellungskosten aktiviert.“ oder aber „Das Anlagevermögen wurde planmäßig entweder linear oder degressiv abgeschrieben.“ sind nichtssagend.
  • Wird dagegen vermerkt „Das Anlagevermögen wurde stets degressiv abgeschrieben, es sei denn dass sich eine höhere, lineare Abschreibung ergab.“, zeugen diese Aussagen von einer klaren Sprache bei guten Bonitäten.
  • Gleiches gilt auch für Formulierungen wie beispielsweise „Die Herstellungskosten der unfertigen Erzeugnisse wurden ohne Ausübung von Aktivierungswahlrechen bewertet.“
  1. Achten Sie auf den Detaillierungsgrad des Kontennachweises der Summen- und Saldenliste.
  • Je mehr Konten zu erkennen sind, je feinmaschiger der Kontennachweis ist, desto transparenter stellt sich die Buchführung dar.
  • Werden beispielsweise die gesamten Kfz-Kosten des Fuhrparks in wenige Konten (Kfz-Steuern, Kfz-Reparaturen, Leasing-Kfz sowie Kraftstoffkosten Kfz) verbucht, so können Sie letztendlich nur eine Aussage zu den gesamten Kfz-Kosten treffen. Optimalerweise werden für jedes Fahrzeug die Konten unter Angabe des Kennzeichens angelegt. Dies gibt dann eine klare Transparenz über die Kosten des Fuhrparks.
  1. Ein weiterer Qualitätsindex unsererseits ist die Reaktionsgeschwindigkeit, aber auch die Art der Reaktion des Zahlenerstellers auf Rückfragen.
  • Wenn Sie den Eindruck haben, dass die Frage bereits, selbst, wenn sie freundlich gestellt wurde, als Angriff gesehen wird, dann ist dies oftmals die Antwort. Gleiches gilt, wenn eine mögliche Antwort zwischen den potentiellen Antwortgebern hin und her geschoben wird.
  • So haben wir es oftmals erlebt, dass der Mandant auf das Steuerbüro verweist und Letzeres auf den Mandanten. Die Botschaft war eindeutig: Keiner möchte antworten.
  • Fragen Sie aktiv nach der Werthaltigkeit bzw. Bewertung von sensiblen Bilanzpositionen, wie beispielsweise des Warenbestandes bei Handelsunternehmen oder der unfertigen und fertigen Erzeugnisse bei Produktions­unternehmen.
  • Eine nicht korrekt durchgeführte Inventur und/oder ein geschätzter Vorratsbestand stellen sich immer wieder als die „Gretchenfragen“ im Zahlenmaterial heraus.
  1. Bei unterjährigen Daten (betriebswirtschaftlichen Auswertungen) zeigt sich eine gute Datenqualität unter anderem daran, dass notwendige Abgrenzungs- und Korrekturbuchungen laufend unterjährig erfasst werden.

Dies betrifft insbesondere die Bestandsveränderungen, die Verbuchung von Lagerveränderungen bei Handelsunternehmen sowie die korrekte Abgrenzung aperiodischer Aufwendungen.

  1. Schauen Sie bei den unterjährigen Bestandskonten in der Summen- und Saldenliste insbesondere darauf, ob sämtliche Eröffnungs­bilanz­werte nicht nur eingebucht, sondern auch mit den Schlussbilanzwerten des Vorjahres über­einstimmen. Hierbei haben wir oft unser „blaues Wunder“ erlebt.
  2. Bei Planzahlen für die Unternehmenszukunft steht folgende Frage im Vordergrund: Wurden die Ertragsplanungen von der Marktseite, d.h. den Absatzpotentialen über die Kosten hin zum Ergebnis geplant oder stand nicht vielmehr ein Zielergebnis im Vordergrund, was dann planerisch lediglich durch ein mathematisches Auffüllen des Umsatzes erreicht wurde?

Klar: In die berühmte „Glaskugel schauen“ kann niemand. Aber: Je ausführlicher die Kommentierungen zu den Zahlen sind, je klarer ein ausstehender Dritter die Argumentationsketten nachvollziehen kann, die zu den Planzahlen führen, desto qualitativ hochwertiger ist in aller Regel das Zahlenwerk.

Sicherlich: Eine abschließende Garantie wird es wohl nie geben. Unser Tipp: Checken Sie doch einmal Ihr Zahlenwerk anhand der oben angeführten Punkte. Je besser die Qualität der vorgelegten Unterlagen ist, desto belastbarer können Sie eine betriebswirtschaftlich fundierte Aussage über das Unternehmen treffen und entsprechende Handlungsempfehlungen für die Zukunft ableiten.

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