Eine Zeiterfassung ist mittlerweile in vielen Betrieben implementiert. Oftmals wird dies allerdings sehr „hemdsärmelich“ betrieben. Letztendlich dienen die Stunden nur dazu, die Vergütung der Mitarbeiter am Monatsende zu fixieren.
Betriebswirtschaftlich ist dies eindeutig zu wenig. Bereits im ersten Teil haben wir Ihnen fünf Tipps gegeben, wie Sie durch eine optimierte Erfassung der Arbeitsstunden Ihrer Belegschaft wertvolle Erkenntnisse für die Steuerung Ihres Unternehmens sammeln können. Im folgenden Beitrag möchten wir diese Tipps gerne fortsetzen.
Tipp 6: Passen Sie die Zeiterfassung den Anforderungen Ihres Unternehmens laufend an
- Kein Unternehmen bleibt statisch. Allein schon das wechselnde Umfeld erfordert einen permanenten Anpassungsprozess. Dies gilt auch für die Stundenerfassung.
- Wenn Sie beispielsweise bisher lediglich im regionalen Bereich tätig waren, dann waren Fahrzeiten vermutlich von untergeordneter Bedeutung. Je stärker Sie aber Ihr Leistungsspektrum in den überörtlichen Bereich erweitert haben, um so wichtiger wird die Erfassung solcher Positionen. Sie können sich sicherlich leicht vorstellen, dass eine optimale Routenplanung, aber auch Zeitausfälle durch verkehrsbedingte Unwägbarkeiten (Ausfall von Zügen, Staus auf Autobahnen) dann eine immer höhere Bedeutung für Sie und den Erfolg Ihres Unternehmens bekommen.
- So sind solche unproduktive Zeiten selbstverständlich in der Auftragskalkulation mit zu berücksichtigen. Lassen Sie es mich einmal überzogen wie folgt formulieren: Wenn Ihre Kunden bereit sind, aufgrund der überragenden Qualität und des hervorragenden Services Ihres Hauses für eine Monteurstunde auch die Anfahrts- und Abfahrtszeiten adäquat zu vergüten, dann kann es Ihnen fast egal sein. Es ist aber zu vermuten, dass dies eher die Ausnahme als der Standardfall sein dürfte.
Tipp 7: Werten Sie die (kumulierten) Stundenübersichten regelmäßig aus
- Die tägliche Erfassung der Arbeitsstunden bringt wenig, wenn diese nicht in engen Zeitabständen (wöchentlich) sinnvoll ausgewertet werden.
- Diese Auswertung kann bzw. sollte nach verschiedenen Kriterien erfolgen:
- Welche Stunden sind auf den einzelnen Projekten bzw. Arbeitsaufträgen verbucht worden?
- Aus welchen Bereichen resultieren diese Stunden (z. B. Konstruktion, Montage, Service)?
- In welchen Gewerken eines (größeren) Auftrages sind die Stunden aufgelaufen?
Je größer die Aufträge werden, desto detaillierter muss die Stundenerfassung sein. Es nützt nichts, wenn Sie die Stunden pauschal auf einen Auftrag buchen. Ziel sollte es sein, eine weitere Unterteilung, z. B. nach Gewerken, vorzunehmen. Welcher Teil der aufgelaufenen Stunden ist Ihrer Ansicht nach tatsächlich abrechenbar?
- Liegen die Ist-Stunden in etwa auf dem seinerzeit kalkulierten Stundenbudget?
- Sind Nachträge bzw. Zusatzaufträge von Ihren Kunden auch schriftlich dokumentiert, so dass später diese Mehrleistung auch in Rechnung gestellt werden kann?
- Wie hat sich die Wertschöpfung des jeweiligen Mitarbeiters im Zeitablauf entwickelt? Sind die Kalkulationssätze entsprechend anzupassen?
Ein Fazit
Die o. a. Fragen sollen nur Beispiele sein, um Ihnen eine betriebswirtschaftliche Orientierung zu geben.
Sie werden überrascht sein, welche Informationen sich aus gut aufbereiteten Stundenübersichten ableiten lassen.
Schwachstellen können sehr schnell erkannt werden. Beispiele hierzu sind:
- Ist die Produktivität einzelner Mitarbeiter zu schlecht?
- Wurde ein Projekt falsch konstruiert, was zu deutlichen Mehraufwendungen bei der Montage führte?
- Können die erfolgreichen oder defizitären Aufträge primär einzelnen Führungskräften, einzelnen Kunden oder einer speziellen Auftragsart zugerechnet werden?
- Welche Rückschlüsse können insgesamt für die künftige Ausrichtung, Prozesssteuerung, aber auch Personalauswahl/Fortbildung gezogen werden?
- Wie entwickelt sich der Anteil an nicht abrechenbaren Stunden in den einzelnen Jahren?
Auch wenn es Ihnen zunächst vielleicht kleinkariert vorkommen mag: Es geht nicht darum Mitarbeiter zu überwachen oder als „Arbeitssklaven“ zu behandeln. Ziel sollte es sein, die Effizienz zu steigern, um damit bei einem unveränderten Input mehr abrechenbare Leistung zu erzielen. Genau an diesem Punkt trennt sich die Spreu vom Weizen. Gerade in den Zeiten eines schärfer werdenden Wettbewerbs und eines zunehmenden Kostendrucks steht das Stichwort Arbeitseffizienz sehr weit oben. Der Hebel, den Sie mit einer betriebswirtschaftlich sinnvollen Stundenerfassung Ihrer Mitarbeiter und den daraus resultierenden richtigen Rückschlüsse, um unternehmerische Entscheidungen für die Zukunft ableiten zu können, ist groß. Wenn Sie dann noch ggf. einen Teil dieses Mehrwertes durch Prämien oder Bonuszahlungen an die Belegschaft zurückgeben, dann haben alle etwas von dem Kuchen. Das dann auch noch der Arbeitsplatz dauerhaft gesichert wird, ist ein nicht unerheblicher Nebeneffekt. Was will man mehr!
