Geht es Ihnen oftmals auch so, dass Sie, meine sehr verehrten Damen und Herren, vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen?
Anlass für diesen Beitrag ist ein aktuelles Mandat, bei dem wir unter anderem beauftragt worden sind, eine Stärken- und Schwächenanalyse durchzuführen. Ergänzend hierzu sollten konkrete Vorschläge ausgearbeitet werden, wie die Effizienz des Unternehmens und damit auch die Ertrags- und Finanzlage optimiert werden können.
Wir haben einen umfangreichen Beratungsbericht erstellt und zu den jeweils von uns fokussierten Themenbereichen konkrete Optimierungsvorschläge unterbreitet.
Bei der Besprechung des Berichtes wurde deutlich, dass es unseren Mandanten schwerfiel, die vielen Vorschläge in eine einfache Übersicht zu kleiden, die nach Prioritäten geordnet werden kann und auf deren Basis künftig auch ein Controlling der Maßnahmen möglich ist.
Selbstverständlich haben wir dies für unseren Mandanten übernommen und eine solche Liste entwickelt bzw. zu vorbereitet.
Dies war aber die Initialzündung, um Ihn in diesem Beitrag nochmals ein altbewährtes Mittel vorzustellen. Die To-do-Liste.
Inhalt der To-do-Liste
Bei dieser Liste handelt es sich um eine Art permanente Wiedervorlage, in der
- sämtliche für die Unternehmenszukunft wichtigen Themen aufgelistet,
- verbindliche Kalenderwochen für den Beginn der Maßnahme,
- verbindliche Kalenderwochen für das Ende der Maßnahme,
- konkrete Verantwortlichkeiten sowie
- aussagekräftige Stichworte zur Selektion der vielen Einzelmaßnahmen definiert werden.
- Durch eine Kennung mit Ampelphasen ist es zudem sehr einfach möglich, sich einen schnellen Überblick über den Umsetzungsstand der Maßnahmen zu verschaffen.
Ergänzende Tipps für eine To-do-Liste
Bei größeren Aufgabenbereichen oder größeren Unternehmen empfiehlt es sich, für jedes Segment, welches Veränderungsprozessen unterliegen soll, eine jeweils eigenständige Liste zu führen.
Grundsätzlich gilt: Je kleinteiliger die einzelnen Schritte aufgelistet sind, desto besser können diese umgesetzt, aber auch später kontrolliert werden.
Wenn dann noch konkrete Termine sowie Zuständigkeiten vergeben werden, ist das Controlling-Tool fast perfekt.
Richtig optimal wird es dann, wenn Sie auch eine oder mehrere Stichworte in die Liste in jeweils eigene Spalten einfügen, die Sie dann mit entsprechenden Autofiltern später selektieren können.
Im Folgenden möchten wir Ihnen ein Praxisbeispiel einer To-do-Liste vorstellen, wie sieht, wie Sie von uns über Excel programmiert wurde. Letztendlich funktioniert das System mit Ampelphasen, sodass eine Orientierung sehr einfach ist.
Diese soll Ihnen eine gute Möglichkeit geben, sämtliche von Ihnen angedachten Veränderungsnotwendigkeiten sowie deren Bearbeitungsstand in eine zentrale Übersicht zu kleiden.
Eine solche Übersicht dient Ihnen später nicht nur als „Controlling-Tool“. Sie können diese Übersicht auch für ein professionelles Banken-Reporting einsetzen.
Wie die Liste nun genau aussieht, das erfahren Sie im nächsten Beitrag.
