Sie erlauben uns, kurz mit wenigen Worten auf den letzten Beitrag kurz zu verweisen.
Wir beschrieben dort unsere grundsätzlichen Gedanken, wie Sie komplexe Prozesse mit Unterstützung einer To-do-Liste gut nachvollziehbar strukturieren können.
Bei dieser Liste handelt es sich um eine Art permanente Wiedervorlage, in der
- sämtliche für die Unternehmenszukunft wichtigen Themen aufgelistet,
- verbindliche Kalenderwochen für den Beginn der Maßnahme,
- verbindliche Kalenderwochen für das Ende der Maßnahme,
- konkrete Verantwortlichkeiten sowie
- aussagekräftige Stichworte zur Selektion der vielen Einzelmaßnahmen definiert werden.
- Durch eine Kennung mit Ampelphasen ist es zudem sehr einfach möglich, sich einen schnellen Überblick über den Umsetzungsstand der Maßnahmen zu verschaffen.
Im heutigen Beitrag möchten wir Ihnen mit konkreten Bildschirmausschnitten zeigen, welche Bestandteile eine solche Liste enthalten sollte und wie Sie so etwas funktionell pragmatisch in einer Tabellenkalkulation, wie beispielsweise Microsoft Excel, umsetzen können.
Eine solche Liste könnte wie folgt aussehen:
Oben auf der Liste wird automatisch die aktuelle Kalenderwoche angezeigt. Diese Kalenderwoche ist wesentlich, da Sie für den Vergleich der angedachten Maßnahmen herangezogen wird.
Zur besseren Visualisierung ist die Liste so konzipiert, dass lediglich die blassgelben Felder als Eingabefelder dienen.
Die Liste ist zudem mit einem Auto-Filter versehen, so dass sämtliche Maßnahmen beispielsweise nach einzelnen Stichworten, nach Zuständigkeiten nach dem Stand der Erledigung oder auch nach Nummern bzw. Bereichen selektiert werden können. Dies empfiehlt sich insbesondere bei sehr komplexen Umsetzungsthemen. Die Anzahl der notwendigen bzw. sinnvollen Stichworte sollte selbstverständlich auf die genauen Bedürfnisse Ihres Vorhabens angepasst werden.
Auch kann es zielführend sein, die Liste im rechten Bereich durch weitere Spalten zu erweitern, indem Maßnahmen näher beschrieben, Anmerkungen hinterlegt oder auch Budgeteffekte abgeschätzt werden können.
Wie Sie diese Liste nun als Controlling Tool nutzen können, dies können Sie im nächsten Beitrag erfahren.
