Im heutigen 3. und letzten Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie eine sinnvoll und in sich logisch aufgebaute To-do-Liste als Controlling Tool für Ihr Unternehmen einsetzen können.
Die To-do-Liste als Controlling-Tool
Kommen wir nun zum eigentlichen Controllingaspekt der Liste.
- In den Spalten N und O können Sie den jeweiligen Projektverantwortlichen bestimmen, der diese Maßnahme federführend umsetzen soll. Die angegebenen Werte sind reine Beispielwerte. Es empfiehlt sich, für jede Maßnahme nur einen Verantwortlichen sowie eine Vertretung zu definieren.
- In Spalte Q sollte mit einer jeweiligen Kalenderwoche erfasst werden, wann Sie die konkrete Aufgabe erstmalig definiert haben.
- In Spalte R wäre anzugeben, bis wann diese Einzelmaßnahme abgeschlossen werden soll.
- In Spalte S können Sie durch Eingabe eines X ankreuzen, dass die Maßnahme bereits bearbeitet wird.
- In der Spalte X Status erfolgt dann automatisch eine orangefarbene Kennung. Es ist somit auf einen Blick ersichtlich, welche Maßnahmen bereits begonnen worden sind.
- Ähnlich verhält es sich mit Spalte T. Wenn Sie hier ein X eingeben, ändert sich der Status auf die Farbe Grün. Auf diese Weise können sämtliche Maßnahmen selektiert werden, die bereits von Ihnen abgearbeitet wurden. Je mehr Einzelmaßnahmen folglich von Ihnen bereits erledigt worden sind, desto stärker ist die „Durchschlagskraft“ dieser Liste beispielsweise im Rahmen einer Bankenkommunikation.
- Als weiteres Kontrollmedium finden Sie die Spalte V „Verzug“.
- Dort wird jeweils das aktuelle Datum bzw. die aktuelle KW verglichen mit der KW, die seinerzeit in Spalte R von Ihnen angegeben worden ist.
- Sollte hier noch keine Kalenderwoche stehen, aber bereits eine neue Aktivität angelegt worden sein, erhalten Sie gleichsam eine Fehlermeldung. Diese Fehlermeldung wird mit einer rosafarbenen 1 in Spalte V visualisiert.
- In unserer Liste (Beispiel) wären demnach 100 Maßnahmen überfällig. Dies signalisiert klaren Handlungsbedarf für die Geschäftsführung
- In Spalte V werden dann in Zeile sieben sämtliche Fehlermeldungen addiert, bei denen Maßnahmen entweder überfällig sind oder aber noch kein konkretes Datum erfasst wurde.
- Sie können die Liste nach unten beliebig erweitern. Mit der Funktion der Auto Filter können zudem sämtliche Maßnahmen selektiert werden, die ein bestimmtes Stichwort betreffen.
Na, wie war Ihr Eindruck?
Wir sind sicher, dass Sie mit einer solchen Vorgehensweise auch sehr komplexe Themengebiete gut steuern können.
Achten Sie nur darauf, dass Sie in sehr vielen kleinen Schritten vorgehen, die Sie später mit Stichworten, Verantwortlichen, aber auch nach Terminen filtern können.
Wenn Sie dann noch die Liste beispielsweise im wöchentlichen Rhythmus aktualisieren und mit neuen, sich ergebenden Herausforderungen bzw. Handlungsnotwendigkeiten ergänzen, haben Sie ohne großartigen Aufwand sehr wirkungsvolles Controlling-Tool in den Händen, welches Ihnen hilft, Prozesse zielgerichtet zu steuern.
Sollten Sie dann gegebenenfalls auch noch eine „Hausbank im Nacken“ haben oder ein Aufsichtsgremium, welche regelmäßige Reportings von Ihnen verlangen, können Sie diese Liste auch dafür verwenden.
Versuchen Sie es doch einmal.
Das Schöne dabei: allein schon dadurch, dass Sie sich mit dem Thema Controlling/Reporting aktiv auseinandersetzen, werden Sie viele wertvolle Erkenntnisse für Ihr Unternehmen gewinnen. Versprochen.
Ach ja: wenn Sie ein Rohgerüst dieser Liste von uns haben möchten, kontaktieren Sie uns einfach unter info@schaaf-office.de und beziehen sich kurz auf diesen Blogbeitrag. Wir senden Ihnen die Liste dann gerne als Excel-Dokument zu.
Bis zum nächsten Mal.
Ihr Peter Schaaf
