Hallo, meine sehr verehrten Damen und Herren. Die Tatsache, dass Sie heute wieder dabei sind, zeigt uns: mit dem Thema „Professionelle Kommunikation“ haben wir einmal mehr den „Nerv der Zeit“ getroffen. Die gilt insbesondere dann, wenn es um die Kommunikation von negativen Botschaften geht.
In unserem letzten Blogbeitrag haben wir die Schlagworte „Agieren ist besser als reagieren“ und die richtige Gesprächsvorbereitung behandelt. Heute erhalten Sie weitere wertvolle Tipp, die aus unserer Sicht eine professionelle Kommunikation auszeichnen.
Denken Sie lösungsorientiert.
Welche (negativen) Botschaften möchten Sie Ihrem Geschäftspartner vermitteln?
Denken Sie dabei stets lösungsorientiert.
Insbesondere bei terminlichen Verfehlungen gilt es sehr frühzeitig darauf hinzuweisen, dass die Termine nicht eingehalten werden können. Ein klassisches „Kampfgebiet“ mit Ihrer Hausbank stellt die zeitgerechte Erstellung und Einreichung belastbarer betriebswirtschaftlicher Auswertungen oder Jahresabschlüsse dar.
Eine mögliche Argumentationskette bei einer terminlichen Verfehlung Ihrerseits könnte sein:
„Wir haben zugesagt, die BWA-Oktober bis zum 15. November einzureichen. Aufgrund krankheitsbedingter Ausfälle in unserer Buchhaltung werden wir den Termin nicht halten können.
Aus dem internen Rechnungswesen unseres Unternehmens können wir aber die Erlöse sowie die Materialaufwendungen abgreifen. Demnach haben wir im letzten Monat ein Umsatzvolumen von Y bei einem durchschnittlichen Materialaufwand von X erzielt.
Da sich die Personal- und Sachaufwendungen in etwa auf dem Niveau des Vormonats bewegen müssten, dürften wir ein Ergebnis der Größenordnung von X bis Y erzielt haben.“
Sie werden feststellen, dass diese Lösungsorientierung hilft, die „böse Botschaft“ am Anfang des Satzes besser zu verdauen.
Der Turbo – Zeigen Sie Verbesserungspotenziale für die Zukunft auf.
Wenn Sie dann noch Argumente anfügen können, wie Sie mit ähnlichen Problemen künftig umgehen, dann haben Sie fast schon gewonnen. Ein Beispiel hierzu könnte lauten:
„Da wir krankheitsbedingte Ausfälle nie ausschließen können, haben wir mit unserer steuerlichen Begleitung vereinbart, dass künftig wöchentliche Abstimmungsgespräche zwischen der Steuerkanzlei und unserer Buchhaltung stattfinden.
Zudem wurde uns zugesichert, dass wir partiell auch auf Buchhaltungskräfte unseres / unserer Steuerberater*in zurückgreifen können, wenn es wieder einmal Engpässe geben sollte.“
Dieser Satz signalisiert: Sie haben zwar aktuell eine „Unpässlichkeit“, haben hieraus aber direkt strukturelle Änderungen für die Zukunft veranlasst. Die Botschaft lautet: „Ich setzte alles daran, dass ich auf eine ähnliche Situation optimal vorbereitet bin.“
Auch hier steht die Lösungsorientierung im Vordergrund.
Eine Agenda hilft.
Erstellen Sie dann eine Agenda, damit Ihr Gesprächspartner und Sie eine klare Struktur haben, welche Punkte Sie in welcher Reihenfolge im Gespräch ansprechen möchten. Für eine externe Kommunikation reicht es völlig aus, dass Sie nur die wesentlichen Aspekte (big points) in der richtigen Reihenfolge kommunizieren.
Für die interne Gesprächsvorbereitung können Sie diese Agenda nutzen, indem Sie unter die Überschriften entsprechende Stichpunkte setzen, die Sie unbedingt im Termin thematisieren möchten.
Kommunizieren Sie die Agenda rechtzeitig.
Kommunizieren Sie diese Agenda rechtzeitig vor dem Gesprächstermin an sämtliche Gesprächsteilnehmer. Ihre Partner sollten aus reichlich Zeit haben, sich mit der Agenda zu beschäftigen.
Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie auch relevante Unterlagen vor dem Gesprächstermin versenden möchten. Berücksichtigen Sie hier eine angemessene Arbeitszeit Ihres Gegenübers.
Sie möchten weitere Tipp erhalten? Sehr gerne. Bleiben Sie einfach am Ball. In der nächsten Folge geht es weiter – versprochen!
