Es ist nicht einfach und bedarf einer langjährigen Erfahrung, professionell – vor allem unangenehme – Gespräche zu führen und professionell vor- und nachzubereiten. Was viele Unternehmen unterschätzen. Hier liegt unter anderem ein Schlüssel zum Erfolg. Ihr Gesprächspartner nimmt dann Ihnen, meine sehr verehrten Damen und Herren, schlicht ab, dass Sie auch in der Lage sind, schwierige Situationen zu meistern – ein nicht zu unterschätzender Vorteil.
Lassen Sie uns in der heutigen, dritten Folge weitere Tipps formulieren:
- Geführt wird von vorne – führen Sie das Gespräch.
Versuchen Sie, die Gesprächsführung im Termin aktiv zu übernehmen.
Zielführend ist es zudem, dass Sie bereits während des Gesprächs Notizen zu den wesentlichen Kernaussagen beider Seiten anzufertigen.
- Fassen Sie das Gespräch zusammen – optimal mit einer konkreten Vereinbarung
Versuchen Sie nach Möglichkeit, das Gespräch mit einer konkreten Vereinbarung am Ende kurz verbal zusammenzufassen. So hat Ihr Gegenüber direkt die Möglichkeit, konstruktive Ergänzungen oder Korrekturen anzubringen.
- Wer schreibt der bleibt
Das Protokollieren wird zwar oftmals als lästiger Kram angesehen. Es rundet aber entscheidend eine professionelle Kommunikation ab.
Die Vorteile hierfür liegen auf der Hand:
- Ihr persönliches Ziel sollte es sein, dass, wenn Sie nach X Jahren wieder einmal den Vorgang bzw. das Gespräch in Ihren Unterlagen aufrufen, Sie direkt wieder im Thema sind.
- Zudem hilft ein Protokoll, potenziellen Missverständnissen aus dem Wege zu gehen.
- Sie ermöglichen Ihrer Vertreter*in, sich jederzeit in eine Sachlage einzuarbeiten. Der Tenor sollte sein: „Wenn Du mein Protokoll von a und b liest, dann bist Du im Thema.“
Ob Sie diese Gesprächszusammenfassung nun formal „Protokoll“ nennen, oder aber Ihrem Gegenüber ein freundliches Mail zustellen, obliegt Ihrem Feingefühl.
- Schaffen Sie eine freundliche Grundstimmung, insbesondere bei der Einleitung zu Ihrem Schriftsatz.
Auch hier gilt es, bereits zu Beginn des Schriftsatzes für eine sehr positive Grundstimmung zu sorgen. Ein professioneller Einstieg könnte lauten:
„Sehr geehrter Herr XY, sehr geehrte Frau XY,
zunächst einmal vielen Dank für unser Gespräch vom xy, welches wir in Ihren Räumen geführt haben. Mein Eindruck war, dass wir sehr offen und konstruktiv über die bestehende Thematik diskutiert und gemeinsam versucht haben, Lösungsansätze zu entwickeln. Hierfür möchte ich Ihnen mein Dankeschön aussprechen.
Lassen Sie mich die wesentlichen folgenden Aspekte kurz skizzieren:“
- „Gefahr im Verzug“ – Seien Sie flott, sonst werden Sie überholt.
Gefahr im Verzug bedeutet im Feuerwehrwesen. „Jetzt musst Du 1000% geben.“ Vollgas ist die Devise der Stunde.
Die Erfahrung zeigt: Je länger Sie mit dieser Protokollierung warten, desto mehr Informationen gehen Ihnen verloren. Und: Wenn Sie „Pech“ haben, dann war Ihr Gegenüber schneller. Damit verlieren Sie wertvolle Punkte.
Wir empfehlen Ihnen daher, diese Gesprächszusammenfassung unmittelbar nach dem Termin anzufertigen.
Planen Sie daher von vorneherein ein ausreichendes Zeitfenster dafür mit ein. Setzen Sie zudem alles daran, dass diese Gesprächszusammenfassung sehr zeitnah Ihrem Gesprächspartner zur Verfügung stellen. Auch dies drückt eine hohe Professionalität und damit Verbindlichkeit aus.
Sollte Ihr Gegenüber Einwände oder Korrekturbedarf haben, so kann es diese dann direkt auch äußern. Das unterbleibt aber oftmals, da Ihr Gesprächspartner zeitlich überlastet ist. Damit haben Sie insoweit gewonnen, als dass Sie sich später immer wieder auf Ihr Protokoll berufen können, denn: „Du hättest ja meckern können….“
- Ein knackiger „Betreff“ – Das Sahnehäubchen.
Wenn Sie dann noch die Mail mit einem „knackigen Betreff“ kennzeichnen, dann ist es fast perfekt.
- Mail oder Mail mit Anlage? Die „Gretchenfrage“
Ein abschließender Tipp: Aufgrund der Fülle des elektronischen Mail-Verkehrs passiert es oft, dass wichtige Informationen untergehen. Hinzu kommt, dass ein archiviertes Mail oder ein Ausdruck hiervon niemals die Verbindlichkeit haben wird, wie ein formaler Brief mit Briefkopf.
Manchmal kann es daher durchaus sinnvoll sein, dass Mail locker und „fluffig“ zu formulieren und die verbindlichen Aussagen eher in den Anhang zu verweisen.
Der Inhalt könnte beispielsweise ausschließlich aus einem freundlichen Dankeschön für das Gespräch mit folgendem Zusatz bestehenden.
„Alles weitere finden Sie in der Anlage zu dieser Mail.“
Wenn Sie diese Anlage bzw. den Dateinamen dann auch noch professionell benennen, kann gar nichts mehr schief gehen.
Sie werden feststellen: Eine solche Anlage geht deutlich weniger verloren und:
Sie signalisieren mit der oben skizzierten Vorgehensweise, dass Sie auch in Problemsituationen sehr strukturiert vorgehen können. Allein hierdurch dürften Sie „kostenlose“ Pluspunkte bei Ihrem Gegenüber erhalten.
Unser Fazit: Eine professionelle Kommunikation hilft Ihnen nicht nur, bei Ihrem „Gegenüber“ einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Sie haben zudem auch eine perfekte Dokumentation in Ihren Unterlagen, die Ihnen hilft, auch nach X-Jahren jederzeit sich in die jeweiligen Sachverhalte ohne Probleme einfinden zu können. Allein dies ist fast schon den ganzen Aufwand wert, versprochen!
