Unsere Beiträge, sehr geehrte Hörerinnen und sehr geehrte Hörer, werden von einer gelebten Praxis gespeist. Kurz nach Abschluss der letzten Folge, in der wir Ihnen bereits Tipps für eine professionelle Kommunikation, insbesondere bei unbequemen (Bank)-Gesprächen gegeben haben, möchten wir von einer weiteren Situation berichten, die das Thema erneut in den Mittelpunkt rückt.
So soll es nicht sein
Einer unserer Mandanten erhielt einen neuen Auftrag.
In den Auftragsbedingungen wurde vereinbart, dass bei Vertragsabschluss 20 % der Auftragssumme direkt fällig werden. Dies wurde auch dem Auftraggeber entsprechend kommuniziert.
Das Angebot wurde zeitnah erstellt und auch vom Auftraggeber angenommen.
Da unser Mandant über ein erstklassiges Rechnungswesen verfügt (ja, so etwas gibt es tatsächlich!), wurde am gleichen Tag die entsprechende Abschlagsrechnung in vereinbarter Höhe gestellt und elektronisch versandt.
Obwohl die Vertragsbedingungen Zahlungen bei Rechnungseingang vorsahen, erfolgte kein Geldeingang.
Hieraus resultierte bereits das erste Dilemma für unseren Mandanten. Natürlich war vertraglich fixiert, dass mit dem Auftrag erst nach Geldeingang begonnen wird – die Realität sieht oftmals aber anders aus.
Insbesondere wenn es gilt, Materialpositionen mit langen Lieferzeiten zu disponieren, Arbeitsprozesse intern zu organisieren und/oder Fremdleistungen einzubinden, nützen solche Klauseln dem Auftragnehmer nur bedingt.
Formaljuristisch muss dieser keinen Handschlag veranlassen.
Die Realität zeigt aber, dass dann eine zeitgerechte und workflow-orientierte Bearbeitung immer schwieriger wird. Vor dem Hintergrund hatte sich unser MandaEt unternehmensintern entschlossen, mit den Arbeiten bereits zu beginnen, obwohl extern weiterhin die Botschaft „Wir beginnen erst nach Geldeingang der Abschlagsrechnung“ aufrechtgehalten wurde.
Folglich baute sich zwangsläufig eine Risikoposition für unseren Mandanten auf.
Nach rd. 3 Wochen erhielt unser Mandant dann ein Mail des Auftraggebers mit folgendem Inhalt:
„Sehr geehrter Herr Mustermann, Ihre Abschlagsrechnung vom …, Rechnungsnr. xy, haben wir erhalten. Wir mussten feststellen, dass der Rechnungsadressat von Ihnen nicht korrekt angegeben wurde. Wir bitten Sie daher, eine neue Rechnung auszustellen.“
Das, meine sehr geehrten Damen und Herren, sind so Dinge, die bereits zu Beginn des Auftrags erste, eher negative Indikatoren auf den Auftraggeber zulassen.
Das eine ist die Tatsache, dass die Rechnung nicht korrekt ausgestellt war. Sowas kann im Wirtschaftsleben immer wieder einmal passieren, übrigens auch Unternehmensberatungsgesellschaften!
Das Zweite ist aber, wie seitens des Rechnungsempfängers damit umgegangen wurde.
- Wie kann es sein, dass die falsche Firmierung erst 3 Wochen später nach Rechnungseingang bemerkt wird?
- Oder: Wurde dies zwar bemerkt, aber bewusst ignoriert, um damit ein weiteres Zahlungsziel zu erhalten?
Bitte nehmen Sie den Begriff Zahlungsziel nicht zu wörtlich. Im konkreten Fall wurde zudem eine Zahlung bei Sicht vereinbart. Ein identischer Fall kann auch bei einer „normalen“ Schlussrechnung auftreten, die dann den Passus „zahlbar nach 30 Tagen“ enthält.
Vermeiden Sie negative Signale in einer Geschäftsbeziehung
Zudem stellt sich die Frage, welche negativen Signale auf den Auftragnehmer bereits zu Beginn des Auftrags damit ausgesendet werden?
Wie sieht nun eine professionelle Reaktion auf eine falsche Rechnung aus? Dies erfahren Sie im nächsten Beitrag.
