Ich bleibe dabei. Es kann so einfach sein. Im letzten Beitrag schilderten wir einen Praxisfall. Dort hatte ein Unternehmen eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt. So etwas kann immer einmal passieren. Der Aufragnehmer brauchte aber eine unangemessen lange Zeitspanne, um darauf zu reagieren. Und als dann die Reaktion kam, war dies alles andere als professionell. In der heutigen Folge erfahren Sie, wie denn eine professionelle Reaktion aussehen könnte.
Hierzu folgende betriebswirtschaftliche Tipps:
- Zeitnahe (Formal-)Prüfung der Rechnung bei Rechnungseingang
Prüfen Sie Eingangsrechnungen unmittelbar bei Rechnungserhalt, auf eine formal korrekte Rechnungsstellung.
- Zeitnahe Reaktion bei offensichtlichen Unrichtigkeiten
Reagieren Sie unmittelbar nach Rechnungseingang, wenn Sie direkt formale Fehler feststellen, beispielsweise mit folgender Formulierung:
„Besten Dank für Ihre Rechnung xxx, die wir am yy erhalten haben. Eine erste Durchsicht zeigte, dass der Rechnungsadressat nicht korrekt angegeben wurde. Bitte lassen Sie uns eine erneute Rechnung an die folgende Firmierung zukommen: Max Mustermann KG, Musterstr. 12, 4711 Entenhausen.
Selbstverständlich werden wir Ihre Faktura unmittelbar nach Erhalt begleichen.“
- Zwischeninfo bei einer längeren inhaltlichen Rechnungsprüfung
Geben Sie eine Zwischeninfo, wenn Sie einen längeren Zeitraum für die inhaltliche Rechnungsprüfung benötigen.
Sollte es sich um komplexere Abrechnungen handeln, die noch inhaltlich geprüft werden müssen, empfiehlt sich auch hier eine professionelle Rückmeldung. Hier könnte eine Antwort wie folgt lauten:
„Ihre Rechnung vom xx, Rechnungsnr. xy, haben wir erhalten. Wir werden die von Ihnen in Rechnung gestellten Positionen mit unseren internen Aufzeichnungen verifizieren.
Wir gehen davon aus, dass wir diesen Prozess innerhalb der nächsten 14 Tage abgeschlossen haben. Hierfür bitten wir um Verständnis.“
Auch wenn solche internen Validierungsprozesse die Regel und nicht die Ausnahme im Wirtschaftsleben darstellen, so unterbleibt aber sehr häufig eine professionelle Rückmeldung.
Zwischen den Zeilen steht auch, dass der Rechnungsaussteller vermutlich mit einem etwas verspäteten Geldeingang rechnen muss, da der Prüfungsprozess Zeit beansprucht.
Unabhängig davon dürfte aber eines klar vom potenziellen Geldempfänger honoriert werden:
Sie haben Ihre Prozesse im Griff und allein dies gibt wertvolle Pluspunkte.
Fazit: Es kann einmal mehr so einfach sein, professionell aufzutreten. Und doch hapert es so oft in der gelebten Praxis …