Wir haben, sehr geehrte Damen und Herren, bereits eine Vielzahl von Beiträgen zum Thema ‚Richtige Interpretation der Betriebswirtschaftlichen Auswertung/BWA sowie des unterjährigen (DATEV-)Satzes‘ veröffentlicht.
In dieser und in einigen weiteren Folgen möchten wir nochmals einige Aspekte isoliert aufgreifen, die die Summen- und Saldenliste (SuSa) betreffen.
Generell gilt: Einen in sich abgestimmten, gut aufbereiteten und zudem noch mit aussagekräftigen Kommentierungen versehenen Jahresabschluss zu interpretieren, ist manchmal dennoch eine Herausforderung.
Die gleichen Informationen aber aus dem unterjährigen Zahlenwerk zu erhalten, ist ungleich schwieriger. Ursächlich hierfür ist zum einen die Tatsache, dass bei den unterjährigen BWA-Daten aussagekräftige Kommentierungen in aller Regel fehlen. Zudem müssen auch Unzulänglichkeiten in der unterjährigen Buchführung erkannt und bei der Interpretation entsprechend richtig berücksichtigt werden.
In diesen und weiteren Folgen möchten wir uns tückischen Fehlerquellen widmen, die zu Interpretationsfallen bei der Summen- und Saldenliste führen können.
- Achten Sie auf das Datum der Auswertung und interpretieren Sie dies richtig
Vielleicht ist es Ihnen schon einmal aufgefallen: Sowohl auf der BWA, der Summen- und Saldenliste, aber auch in allen weiteren Auswertungen befindet sich ein Datum. Im DATEV-System steht dieses rechts oben jeweils auf den Auswertungen. Was genau bedeutet dieses Datum?
Immer wieder ist zu hören bzw. zu lesen, dass es sich hierbei um den Buchungsstand der Auswertung handelt. Dies kann, muss aber nicht sein.
Im Gegenteil: Das Datum ist als reines Exportdatum/Druckdatum zu verstehen. Es sagt lediglich aus, wann die Daten aus dem System exportiert worden sind. Natürlich kann es sein, dass bei einem angenommenen Datum 15. Mai die Auswertung auch den Buchungsstand 15. Mai beinhaltet.
Denkbar wäre aber auch, dass die Auswertung den Buchungsstand 12.01. beinhaltet und lediglich am 15. Mai exportiert wird.
- Vergleichen Sie das Exportdatum auf sämtlichen Auswertungen
Es mag zwar banal klingen, kann aber eine spürbare Fehlerquelle beinhalten. Vergleichen Sie bei einem kompletten Auswertungssatz immer das Exportdatum. Dies sollte auf allen Unterlagen identisch sein.
Nur so können Sie sicherstellen, dass der komplette Satz an einem einheitlichen Termin exportiert wurde und damit (hoffentlich) auch buchhalterisch zusammengehört.
Sollten aber am gleichen Tag Nachbuchungen vorgenommen werden und im Anschluss daran lediglich ausgewählte Positionen -wie beispielsweise nur die BWA -exportiert werden, so haben Sie, sofern Sie nicht selbst die Buchhaltung erstellen, zunächst keine Möglichkeit, dies zu erkennen.
- Vergleichen Sie das Exportdatum mit der jeweiligen Periode der Auswertung.
Es gilt folgende Faustformel: Je näher das Exportdatum am Ende der Periode liegt, desto aktueller ist zwar die Auswertung. Die Wahrscheinlichkeit aber, dass die Auswertung noch buchhalterische Unzulänglichkeiten beinhaltet, ist auch entsprechend hoch.
Wenn Sie beispielsweise den Auswertungssatz per Dezember eines Jahres mit Exportdatum 15.01. des Folgejahres erhalten, dann spricht das zum einen für eine hohe Aktualität des Datenmaterials.
Das Exportdatum dürfte aber auch ein Indiz dafür sein, dass voraussichtlich wesentliche Abgrenzungs- sowie Korrekturbuchungen in der Summen- und Saldenliste noch nicht enthalten sind.
Vor diesem Hintergrund kann es sinnvoll sein, das Auswertungspaket beispielsweise vom Dezember des Vorjahres, obwohl Sie dies bereits erhalten haben, im laufenden Folgejahr nochmals zu einem späteren Zeitpunkt anzufordern. Wenn jetzt das Auswertungspaket beispielsweise das Exportdatum 17. Mai ausweist, dann liegen zwischen Periodenende und Exportdatum gut 4,5 Monate. In aller Regel dürfte sich die Buchungsqualität (bezogen auf die abgelaufene Periode) verbessert haben.
Na, ahnen Sie etwas? Eine SuSa „fehlerfrei“ zu interpretieren ist nicht einfach, insbesondere dann nicht, wenn sich einige Unzulänglichkeiten eingeschlichen haben. Natürlich haben wir auch Mandate übernommen, die über eine erstklassige Buchführung verfügten und bei denen die von uns dargestellten „Tücken“ nicht vorkamen. Dies war aber (leider) die Ausnahme und nicht die Regel.
Weitere „Tücken“ der Susa erfahren Sie im nächsten Beitrag.
