Schön, meine sehr geehrten Damen und Herren, dass Sie heute wieder dabei sind. Die richtige Interpretation der SuSa ist schon ein „Kraftakt“, vor allem dann, wenn die Qualität der Buchhaltung und der Exportform der SuSa einmal mehr zu wünschen übriglässt. In der letzten Folge haben wir bereits auf drei „Fallstricke“ hingewiesen. Im heutigen Beitrag geht es mit weiteren potenziellen Interpretationsfallen weiter.
- Achten Sie auf die richtige Exportform
Viele Buchungssysteme bieten Möglichkeiten an, die Summen- und Saldenliste in einer verschlankten Version zu exportieren. Der Grundgedanke hierbei: Die SuSa soll schlank gehalten werden, um unnötigen Speicherplatz zu sparen und Druckkosten zu vermeiden. Dieser Grundgedanke ist nachvollziehbar, kann aber Interpretationstücken beinhalten.
Sehr gebräuchlich ist die Exportform „Konten ohne Null-Saldo“. Diesen oder einen ähnlichen Wortlaut finden Sie in der Kopfzeile der Summen- und Saldenliste angedruckt.
Dieser Schlagtext bedeutet zunächst lediglich, dass nur diejenigen Konten in der SuSa angedruckt werden, die zum Zeitpunkt des Periodenendes nicht einen Saldo von Null haben. Anders ausgedrückt: Sollte sich der Schlussbilanzwert (SBW) zum Periodenende auf Null belaufen, dann wird die gesamte Zeile nicht in der SuSa exportiert bzw. ausgedruckt.
Dies mag zunächst einmal nach einem „ist doch egal“ klingen. Dies kann aber zu gravierenden Fehlinterpretationen führen.
Dies gilt insbesondere dann, wenn es um die richtige Entwicklung der Liquidität in der letzten Periode eines Unternehmens geht.
Unterstellen wir einmal im Folgenden, dass ein Unternehmen ein neues Darlehen in Höhe von 700 T€ von einem Finanzpartner valutiert bekommen hat (Finanzpartner A). Dieses Darlehen wurde nun verwendet, um eine Restdarlehensschuld bei Finanzpartner B in gleicher Höhe abzulösen. Da sich der Darlehenssaldo bei Finanzpartner B nach Ablösung der Restverbindlichkeiten auf null beläuft, würde die gesamte Zeile Darlehen Finanzpartner B nicht mehr in der Summen- und Saldenliste erscheinen.
Sie können zwar dann aus der SuSa entnehmen, dass ein neues Darlehen bei Finanzpartner A valutiert wurde.
Wofür diese Mittel dann allerdings verwendet wurden, wäre aus der SuSa ohne weitere Hintergrundinformationen nicht ableitbar. Es geht dann das Rätselraten los, wofür das Unternehmen die neu valutierten Mittel verwendet hat.
- Sind sämtliche Bestands-/Bilanzkonten vollständig?
Unabhängig von der gewählten Exportform stellen wir immer wieder fest, dass nicht sämtliche Konten der Bilanz auf der SuSa auch ersichtlich sind.
Wenn beispielsweise am Jahresende (d.h. zum 31.12.) das Konto Grundstücke einen Schlussbilanzsaldo von 100 T€ im Soll ausweist, dann müssten exakt diese 100 T€ als Eröffnungsbilanzwert im neuen Wirtschaftsjahr, d. h. in der linken Spalte, auch erscheinen.
Bei einer perfekt abgestimmten Buchführung, bei der die Schlussbilanzwerte automatisch als Eröffnungsbilanzwerte ins neue Jahr übernommen werden, ist das auch der Fall.
Doch wie sieht es in der gelebten Praxis aus?
Im Rahmen des Bilanzerstellungsprozesses werden sämtliche Schlussbilanzwerte auch mit den korrespondierenden Buchungsunterlagen/Kontoauszügen abgestimmt. Dies kann aber dauern.
Um nun zu vermeiden, dass nicht korrekte Schlusssalden und damit Buchungsfehler in das neue Wirtschaftsjahr übernommen werden, wird der in fast allen Systemen mögliche automatische Saldenvortrag oftmals deaktiviert.
Wenn jetzt in der laufenden Periode auch dieses Konto buchhalterisch nicht benötigt wird, dann dürfte dies wiederum dazu führen, dass Sie aus der Summen- und Saldenliste nicht entnehmen können, ob in unserem Fall Grundstücke im Vermögen des Unternehmens vorhanden sind.
Lassen Sie uns festhalten:
Das Thema der fehlenden (Bestands-)Konten in der Summen- und Saldenliste ist vor allem dann relevant, wenn die Schlussbilanzwerte des Vorjahres nicht automatisch in die neue Periode übertragen werden und das entsprechende Konto im laufenden Wirtschaftsjahr buchhalterisch nicht angesprochen wird.
