10 Stepps zur Optimierung des betriebswirtschaftlichen Forderungsmanagements

1. Die richtige Vorbereitung

„Forderungsmanagement“ wird von vielen Unternehmen oftmals gleichgesetzt mit Aspekten wie Mahnwesen, Verzugszinsen oder Inkasso. Ein betriebswirtschaftlich effizientes Forderungsmanagement greift bereits zu einem Zeitpunkt ein, bei dem eine Kundenforderung im juristischen Sinne noch gar nicht entstanden ist. Die richtige „Vorbereitung“ ist entscheidend!

 2. Auswahl des „richtigen“ Auftraggebers

Eine der entscheidenden Präventivmaßnahmen dürfte die Auswahl des „richtigen“ Auftraggebers sein. Dies setzt eine gute wirtschaftliche Konstitution des potentiellen Auftragnehmers sowie eine gute Marktlage voraus. Eingehende Bonitätsprüfungen des Auftraggebers vor Auftragsannahme, „Begrenzung“ des Auftragsvolumens auf ein vertretbares Maß sowie eine Kundendiversifizierung sind hierzu geeignete Maßnahmen.

3. Vereinbarung von (realistischen) Zahlungszielen

Mit den Auftraggebern sollte explizit über die Zahlungsziele gesprochen und diese dann schriftlich fixiert werden. Dazu gehört auch die aktive Kommunikation, dass die vereinbarten Zahlungsziele einzuhalten sind. So ist beispielsweise ein vereinbartes und eingehaltenes Zahlungsziel von 45 Tagen betriebswirtschaftlich einer formalen Vereinbarung von sieben Tagen vorzuziehen, die dann vom ersten Tag an nie eingehalten wird. Dies gilt auch im Hinblick auf mögliche negative Folgeauswirkungen wie z.B. einer schlechteren Bonitätseinstufung bei den Kreditversicherern.

4. Zeitnahe Rechnungsstellung

Die Zeitspanne von der Leistungserbringung bis zur Rechnungsstellung sollte sehr gering gehalten werden. Hierzu sind idealerweise die für die Fakturierung notwendigen Leistungsparameter, wie beispielsweise der Materialeinsatz oder die geleisteten Stunden der eigenen Mitarbeiter bei Produktionsunternehmen täglich abgreifbar. Eine konsequente kaufmännische Unternehmensführung stellt damit letztendlich die Basis für ein aktives Forderungsmanagement dar.

5. Vereinbarung von Abschlagsrechnungen/Teilschlussrechnungen.

Ab einer gewissen Auftragshöhe sind Abschlagsrechnungen bzw. Teilschlussrechnungen gute Möglichkeiten, künftige Forderungsausfälle zu minimieren. Alternativ hierzu bietet es sich bei größeren Aufträgen an, diese in kleinere Teilaufträge zu teilen, um diese schneller, d.h. kurzfristiger, abrechnen zu können (Teilschlussrechnung).

6. Enge Überwachung der Zahlungsziele

Die mit dem Auftraggeber vereinbarten Zahlungsziele gilt es eng zu überwachen. Bereits geringe Zielüberschreitungen sollten konsequent angezeigt werden, wobei die „Reaktionsheftigkeit“ fallweise abzustimmen ist.
Ein freundlicher Anruf bzw. Hinweis, dass der Zahlungstermin überschritten wurde, wirkt manchmal „Wunder“. Es gilt, von Anfang an klare Signale zu setzen, dass das Forderungsmanagement funktioniert.

7. Enge Abstimmung der Buchhaltung mit dem Vertrieb

Buchhaltung und Vertrieb sollten beim Auftraggeber als eine Einheit auftreten. Spätestens bei verspäteten Zahlungseingängen empfiehlt sich der persönliche Kontakt des Vertriebsmitarbeiters zum Auftraggeber. Selbstverständlich sind dennoch formale juristische Aspekte weiterhin zu beachten. Fehlentwicklungen z.B. Annahme weiterer Aufträge bei rückständigen Altforderungen gilt es zu vermeiden.

8. Konsequente Aufgabe von problematischen Geschäftsbeziehungen

Sollten diese und andere Maßnahmen nicht fruchten, bleibt als Ultima Ratio perspektivisch nur, sich konsequent von dieser Kundenverbindung zu trennen bzw. nur auf Basis von Vorkasse zu leisten. Dem Generalargument vieler Unternehmen (Umsatzverlust) stehen handfeste betriebswirtschaftliche Argumentationen gegenüber. Neben hohen administrativen Kosten beim Auftragnehmer in Kombination mit einer spürbaren Liquiditätseinengung aufgrund der säumigen Zahlungen führt eine angemessene kaufmännische Berücksichtigung der in den Debitoren vorhandenen Risiken (Wertberichtigung) dazu, dass sich die vermeintlich mit dieser Kundenverbindung erzielten Erträge eigentlich als Verlust herausstellen.

9. Ordnungsgemäße Dokumentation der Leistung und der Forderung

Um dann für den Fall des Falles optimal gewappnet zu sein, sollte bereits während der Leistungserstellung eine ordnungsgemäße Dokumentation erfolgen, auch oder gerade bei (branchenbedingten) Leistungsstörungen (z.B. Baubranche). Vom Kunden gewünschte Mehrleistungen sollten nur nach einer schriftlichen Ausweitung des Auftragsumfanges ausgeführt werden.

10. Frühzeitige Einbindung juristischer Kompetenz

Und sollte es doch einmal problematisch werden: Externes Knowhow ist frühzeitig einzubinden, um auf eine mögliche juristische Auseinandersetzung optimal vorbereitet zu sein.