In den letzten beiden Folgen haben wir über die Thematik Wechsel der Steuerberaterin/des Steuerberaters“ gesprochen. Wir führten aus, dass ein Wechsel dann geboten ist, wenn Ihrer Ansicht nach eine aktive, über die reine steuerliche Begleitung hinausgehende, Unterstützung Ihres Unternehmens unterbleibt. Zudem gaben wir Ihnen Tipps, wie Sie die richtige Kanzlei für sich finden können.
Wie der Wechsel konkret ablaufen kann, darüber möchten wir heute berichten.
Einige grundsätzliche Dinge zum Wechsel der steuerlichen Begleitung
Lassen Sie uns zunächst einmal einige grundsätzliche Dinge erläutern.
- Wenn Sie mit Ihrer steuerlichen Begleitung einen Beratungsvertrag geschlossen haben, sind dort entsprechende Kündigungsfristen hinterlegt.
- Wenn alle Stricke reißen, hilft noch die Exit Klausel, die Ihnen ein Sonderkündigungsrecht zusichert, sofern das Vertrauensverhältnis gestört ist. Ob Sie sich auf diesen Passus berufen wollen, steht auf einem anderen Blatt.
- Grundsätzlich ist das Steuerbüro verpflichtet, Ihnen sämtliche Daten der Buchführung auszuhändigen. Im Rahmen des DATEV-Systems werden die Daten auf neun Steuerberater übertragen bzw. die Zugriffsberechtigungen entsprechend geändert.
- Ausgenommen von Ihrem Herausgaberecht der Daten sind geistige Leistungen der bisherigen Kanzlei, die beispielsweise den Jahresabschluss betreffen.
- Ein Herausgabeanspruch der Daten besteht allerdings nur dann, wenn sämtliche Honorarforderungen beglichen wurden. Dies kann dazu führen, dass bei einem Wechsel alte, bestimmte Rechnungen fällig gestellt werden und zudem restliche Honorarleistungen gegebenenfalls im ordentlichen Umfang noch fakturiert werden. Darauf sollten Sie sich auch entsprechend einstellen.
Was unbedingt vermieden werden sollte, sind Streitigkeiten bei der Auflösung eines Mandantenverhältnisses. Rechtsanspruch hin, Rechtsanspruch her. Wenn die alten Daten zunächst nicht freigegeben werden, dann kann das spürbar negative Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben, selbst wenn Sie einen Rechtstreit im Zeitablauf gewinnen.
Tipps zum Wechsel der steuerlichen Begleitung
Unsere Tipps für einen erfolgreichen Wechsel der steuerlichen Begleitung:
- Gespräche mit mindestens zwei Kanzleien führen
Führen Sie Gespräche mit mindestens zwei, Ihnen empfohlenen Kanzleien und verschaffen Sie sich einen persönlichen Eindruck von der steuerlichen Führungskraft, die später ihr Mandat federführend betreuen wird. Wenn die Chemie nicht stimmt und sich in dem Gespräch kein Wohlfühleffekt einstellt, dann sind Sie hier falsch.
- „Fixieren“ Sie „Ihre“ persönliche steuerliche Begleitung
Stehen Sie vor einem Wechsel und die Unterzeichnung des neu Mandatsverhältnisses? dann stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass diejenige Person, mit der sie das Gespräch geführt haben, auch Ihre steuerliche Begleitung wird. Unsere Erfahrung ist: Die Kanzlei ist praktisch „egal“, die jeweilige Person ist entscheidend.
Genau diese Person sollte Sie auch in den nächsten Jahren als Führungskraft begleiten.
- Lernen Sie auch die „Arbeitsebene“ kennen
Natürlich wird es, gerade bei großen Kanzleien, auch eine Arbeitsebene geben. Auch diese sollten Sie zeitnah vor dem Mandatswechsel einmal persönlich kennenlernen.
- Stimmen Sie die Abfolge des Wechsels genau ab
Sprechen Sie mit Ihrer potenziellen neuen Begleitung jeden Schritt ab, wie Sie die Umstellung auf die neue Kanzlei umsetzen möchten. Sichten Sie in diesem Zusammenhang auch den alten Beratungsvertrag hinsichtlich der dort angeführten Kündigungsfristen.
- Suchen Sie ein persönliches Gespräch mit der „noch“ steuerlichen Begleitung
- Führen Sie auf jeden Fall zunächst ein persönliches Gespräch mit Ihrer alten steuerlichen Begleitung. Ein Dankeschön, wenn auch gegebenenfalls mit der berühmten Faust in der Tasche, für die bisherige Arbeit hilft Wunder.
- Dass sich die Wege im Privat- wie im Geschäftsleben trennen, ist völlig normal. In diesem Tenor der Normalität sollte das Gespräch auch geführt werden.
- Sprechen Sie aktiv auch mögliche Rest-Honorarforderungen und stimmen Sie die Honorarhöhe nach Möglichkeit ab. Wo ein Wille ist, da ist auch ein Weg. Wenn Sie ich mit Ihrem „alten“ Steuerbüro einigen wollen (und umgekehrt), dann ist dies auch möglich.
- Signalisieren Sie in Ihrem Gespräch, dass die weiteren Details direkt mit der neuen Kanzlei abgestimmt werden.
- Wenn Sie den Besprechungsraum nach dem Termin verlassen und den Eindruck haben, nach wie vor ein „Kölsch“ mit Ihrer / Ihrem „Ex“ trinken zu können, dann ist alles optimal gelaufen.
Unser Fazit: Natürlich sollte es Ziel sein, Partnerschaften für einen langen Zeitraum abzuschließen. Wenn beide gegenseitig an dieser Beziehung arbeiten, kann dies für beide Seiten sehr auch sehr fruchtbar sein.
Es gibt aber auch genug Situationen, wo ein Neustart geboten ist. Dann sollten Sie nicht scheuen, diese auch aktiv anzugehen.
Natürlich gibt es keine Garantien, dass die neue Beziehung besser wird, aber ein schlichtes Weitermachen, so wie bisher, dass meine sehr verehrten Damen und Herren, dass kann es nicht sein.
